Положение структурных подразделений

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Состав реквизитов Положения

 

Основными реквизитами  положения о структурном подразделении  как документа являются:

1)	наименование организации;
2)	наименование документа (в данном случае — Положение);
3)	регистрационный номер;
4)	заголовок к тексту (в  данном случае он формулируется как  ответ на вопрос, о каком структурном  подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);
5)	гриф утверждения. Как  правило, положения о структурных  подразделениях утверждаются руководителем  организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или  локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица;
6)	текст;
7)	отметки о согласовании (если Положение в соответствии с  принятыми в организации правилами  подлежит внешнему согласованию, то проставляется  гриф согласования, если только внутреннему — то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"Положение".

 

Проект Положения о  структурном подразделении подлежит согласованию:

	с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);
	с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;
	с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;
	с начальником юридического или правового подразделения  либо с юристом организации.

 

Во избежание неточностей  в формулировках взаимоотношений  подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций  в положениях о разных структурных  подразделениях, желательно, чтобы  проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1. «Общие положения».

2. «Цели и задачи».

3. «Функции».

4. «Права».

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным  разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная  численность»;

«Руководство (управление)»;

«Взаимодействие»;

«Ответственность».

Еще более сложной  является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные  условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Для того, чтобы показать, как проектируются положения  о структурных подразделениях возьмем  такое подразделение, как отдел кадров. Образец Положения по самой простой, но достаточной для технократической организации деятельности этого подразделения приводится в разделе «БУМАГИ» (стр. 91). Для разработки положений по этому образцу достаточно воспользоваться приводимыми ниже рекомендациями для первых четырех разделов. Что касается более сложных моделей положений о структурных подразделениях, то одна из них, подготовленная с учетом рекомендаций для всех разделов, будет опубликована в одном из следующих номеров журнала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. «Общие положения»

 

В данном разделе Положения  отражаются следующие вопросы:

1.1. Место подразделения в структуре  организации

Если в организации  существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение — самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).

1.2. Порядок создания и ликвидации  подразделения

Как правило, структурное  подразделение в коммерческой организации  создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как  под упразднением понимается прекращение  деятельности структурного подразделения  не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к иному подразделению).

1.3. Подчиненность структурного подразделения

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения — заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.

Если структурное подразделение  входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

1.4. Основополагающие документы, которыми  руководствуется подразделение  в своей деятельности

Помимо решений руководителя организации и общих локальных  нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии — Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров — Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии — Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации — Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

 

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: ______________________»

  (наименование документов)

или

«1.4. В своей деятельности отдел  руководствуется:

1.4.1. _________________________________________________________.

1.4.2. __________________________________________________________»

или

«1.4. При решении своих  задач и выполнении своих функций  отдел руководствуется:

1.4.1. ___________________________________________________________.

1.4.2. _________________________________________________________»

 

1.5. Иное

В Положении о структурном  подразделении могут приводиться  иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано  место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения  может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).

Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. «Структура и штатная численность подразделения»

 

Данным разделом Положения  о структурном подразделении  определяются:

2.1. Структура подразделения.

Если структурное подразделение  само разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Первоначальное предложение  о «дроблении» структурного подразделения  обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с  отделом организации и оплаты труда, отделом кадров, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, курирующему деятельность подразделения или осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» — напрямую от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может  изначально иметь сложную структуру, например, если оно было образовано путем слияния или объединения  отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структура подразделения  изображается различными способами. Прежде всего — это текстовой способ. Так, определить структуру отдела главного механика можно простым перечислением:

«2.1. В состав отдела главного механика входят следующие структурные единицы:

2.1.1. Ремонтно-механический  участок.

2.1.2. Участок по обслуживанию  и ремонту холодильных установок.

2.1.3. Участок по ремонту  и обслуживанию санитарно-технических  систем».

Структуру подразделения можно изобразить в виде схемы, которая сопровождается соответствующим введением, например:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Отдел кадров имеет  в своем составе структурные  единицы, согласно приведенной  схеме:

		Отдел кадров
		приема						увольнения
	(сектор, участок, группа)					(сектор, участок, группа)
		учета						консультирования
	(сектор, участок, группа)					(сектор, участок, группа)
			(сектор, участок, группа)
		контроля трудовой дисциплины