Подходы и методы исследования систем управления организации

     В последнее время для решения  задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется  метод системной динамики (System Dynamics), основы которого разработаны профессором Дж, Фор-рестером (США) в 50-х годах. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей. Поэтому в ряде зарубежных работ в последние годы метод все чаще называют System Dynamics Simulation Modeling, и мы будем также называть его - имитационным динамическим моделированием.

     Учитывая, что в литературе описываются  в основном конкретные модели и результаты их исследования, целесообразно изложить в общих чертах методику построения и применения имитационных динамических моделей (ИДМ), а затем рассмотреть  их применение в управлении.

     Любую систему можно представить в  виде сложной структуры, элементы которой  тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи  между элементами Moiyr быть разомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда  первичное изменение в одном  элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы  обладают инерционностью, в их структуре  имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по кон-ТУРУ связи.

     Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции  системы на воздействия внешней  среды и траекторию ее поведения  в будущем: она может через  какое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже противоположной), так как с течением времени  поведение системы может измениться из-за внутренних причин, Именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с no-Da Ю Модели что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем и будущем.

     При имитационном динамическом моделировании  строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это  дает возможность исследовать поведение  как системы в целом, так и  ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический  аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы  и динамику изменений каждого  элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере. 
 
 
 
 
 
 

     3. Методы исследования информационных потоков 

     Проведение  исследования потоков информации пред проектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

     В программе указывается, что и  в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

     При изучении форм документации, техники  их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов;

     o назначение документа;

     o количество одновременно выписываемых  экземпляров;

     o наименование обязательных реквизитов  и показателей документов;

     o кем заполняются реквизиты и  их показатели;

     o правила формирования показателей;

     o значимость каждого показателя;

     o периодичность составления документов; частота разработки показателей.

     Одновременно  с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены  сведения документации.

     В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые  помогут выяснить функции, выполняемые  конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

     Объектами исследования являются документированные  и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной  деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

     При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей  осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

     Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

     Для обследования входящих и исходящих  документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод  типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие  сведения о п°токах информации. Однако в силу большой трудоемкости метод  инвентаризации применяется очень  редко.

     Для обследования систематизированных  массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

     Наиболее  распространенным является анализ потоков  информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

     Основные  элементы потока - документы. Отношение  между ними изображаются в виде графической  схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме  потока. Система координат графика  двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений  конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков  времени. Шкала может быть равномерной  или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под  документом даются краткие пояснения:

     o какие процедуры осуществляются  при обработке документа;

     o какая информация из документа  используется в данный момент  в данном месте;

     o как используется эта информация;

     o какая информация записывается  или изменяется в документе  и почему;

     o где можно найти подобные пояснения.

     Анализ  схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В  результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и  сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

     Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным  методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может  стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при  анализе потоков информации.

     Таким образом, данный метод целесообразно  использовать для анализа организации  и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро  уровне.

     Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями  предприятия и внешней средой.

     Основное  назначение информационной модели заключается  в том, что она характеризует  существующие потоки документированной  информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

     Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе  управления. 

 

      Краткие выводы 

     1. Эффективность исследования систем  управления определяется выбранными  методами исследования.

     2. Всю совокупность методов исследования  можно структурировать на методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления  систем, комплектированных методах  и методах исследования информационных  потоков.

     3. Методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов  включают методы типа "мозговой  атаки", методы типа "сценариев", методы экспертных оценок, методы  типа "Дельфи", методы структуризации  типа "дерева целей", методы "деловой  игры", морфологический подход.

     4. Методы формализованного представления  систем включают аналитические,  статистические, теоретико-множественные,  логические, лингвистические, семиотические,  графические, структурно-лингвистические  методы, имитационное динамическое  моделирование. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1. http://www.altrc.ru/

     2. http://www.inventech.ru/lib/analis/analis0026/

     3. http://www.lukoil.ru/

     4. Беляев А.А., Короткое Э.М. Системология. — М.: ИНФРА-М, 2006.

     5. Валуев С.А., Волкова В.Н., Игнатьева А.В. и др. Системный анализ в экономике и организации производства. - Л.: Политехника, 2007.

     6. Валуев С.А, Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. — М.: Машиностроение, 2003.

     7. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИД, 2005.

     8. Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. — М.: Экономика, 2008.

     9. Короткое Э.М. Исследование систем управления. — М.: «ДеКА», 2009.

     10. Короткое Э.М. Концепция менеджмента. — М.: «ДеКА, 2006.

     11. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент, М.: ЮНИТИ, 2008.

     12. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.