Подходы и методы исследования систем управления организации

     Иначе говоря, обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно выявить оптимальные  варианты построения, организации и  функционирования реальной системы.

     Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в  конечном итоге созданию четких организационных  механизмов управления, используемых объектов.

     Необходимость создания таких механизмов обусловлена  внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации  управления, так и сокращения управленческих расходов.

     Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта таким объектом (моделью), исследование которого можно  провести эффективнее, т.е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т.д.

     Существует  много разновидностей моделей: графики  и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели.

     Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит  от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность  исполнителей за принимаемые решения  и какова степень регламентации  управления в обследуемой организации.

     В настоящее время разработано  и опробовано целый ряд различных  методик обследования и формализованного представления систем управления.

     Они, как правило, существенно отличаются одна от другой и соответствуют разной глубине исследования и поставленным целям.

     Ниже  рассмотрим некоторые из этих методов.

     Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели Для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

     Широкое распространение получили:

     o сетевые модели построения в  терминах событий (кружки), при  этом события определяют результаты  определенной выполненной работы, а дуги (стрелки) между ними  определяют взаимосвязи работ;

     o сетевые модели, построенные в  терминах работ и событий, при  этом стрелками изображаются  выполняемые работы, а кружками - события (результаты выполненных  работ);

     o сетевые модели, построенные в  терминах работ, при этом работа  изображается кружком, под работой  понимается процесс составления  одного документа.

     Указанные три разновидности сетевых моделей  по-разному отражают содержание управленческой деятельности.

     Если  сетевая модель построена только в терминах событий, естественно  в них фиксируются факты окончания  определенных работ, она может быть информативна и точно отражать содержание управленческой деятельности, но моделировать во времени такую деятельность затруднительно, хотя в этом также есть большая  необходимость.

     Наиболее  полной является сеть построения в  терминах работ и событий. Она  фиксирует состав управленческой деятельности, фиксирует определенные ее стадии, взаимосвязи между стадиями и  их результаты. В то же время такая  сеть не позволяет исследовать информационное содержание управления на уровне документов, поскольку каждая из работ, указанная  в сети, как правило, оформляется  многими документами. Тем не менее  недостаток сетевой модели во многом компенсируется возможностью качественного  анализа управленческой деятельности и ее моделированием во временном  масштабе вручную или с использованием ЭВМ.

     Значительные  возможности исследования информационного  обеспечения управления представляет сетевая модель, в которой под  работой понимается процесс разработки одного документа. Имеются некоторые  затруднения с расчетом таких  сетей, поскольку в них исходных событий столько, сколько условий  необходимо для начала всех работ. Идентификация  работы и документа позволяет  определить информационные потоки, выявить  документооборот и все его  проблемы, т.е. выявить многие дефекты  управления.

     Если  сетевая модель детализирована в  терминах работ (под работой понимается процесс заполнения одного документа), то она позволяет решать множество управленческих проблем: моделировать работу во времени, анализировать информационные потоки, приступить к распределению работ между исполнителями, т.е. полностью анализировать информационное обеспечение системы управления при решении конкретной управленческой проблемы.

     Следует также сказать и о некотором  специфическом использовании сетевой  модели для ознакомления управленцев  с определенной деятельностью и  для их обучения. Такая необходимость  возникает, когда содержание работ, заложенных в сетевой модели, постоянно  в некотором интервале времени, а исполнители меняются регулярно. Возможно ли такое?

     Проиллюстрируем сказанное на конкретном примере. Предположим, что мы построили сетевую модель на комплексе работ по проведению конференции, съезда и т.п. Такая  сеть имеет четкое исходное событие (например, утверждение приказа о  проведении мероприятия), четкое завершающее  событие (сдача отчета о проведении мероприятия), а если известны и конкретные организационные условия (время  и место проведения), то такая  сеть является типовой для проведения мероприятия определенного характера, а исполнители (сотрудники различных  организаций или подразделений) всегда меняются. Построить конкретную сетевую модель не составляет труда, она конкретна, информативна, знакомит новых исполнителей с содержанием  конкретной управленческой деятельности, обучает их.

     Опыт  построения таких сетей позволяет  утверждать, что они значительно  повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

     Модели  сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

     o системным подходом при создании  новых или модернизации уже  сложившихся систем управления. При таком подходе разработка  рассматривается как единый непрерывный  процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой  цели;

     " возможностью алгоритмизировать  расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);

     o большей по сравнению с другими  моделями унифицированностью и,  как следствием этого, значительно  меньшими затратами на разработку  и внедрение.

     Особенно  эффективно применение сетевых методов  при разработке сложных систем, когда  в разработке участвует большое  количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощью  сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

     Весь  процесс создания системы СПУ  можно условно 'разбить на три  стадии.

     1) стадия обследования: результаты  обследования оформляются в виде  сетевых графиков;

     2) расчет и анализ сетевых графиков;

     3) стадия оперативного управления.

     На  первой стадии выполняются следующие  работы:

     o составление структурных схем  подразделений, участвующих в  разработке;

     o определение состава исходных  документов, необходимых для выполнения  той или иной работы:

     o определение перечня работ, входящих  в данную разработку;

     o составление первичных сетевых  графиков по видам работ;

     o составление (сшивание) сводного  сетевого графика.

     Любая сложная система состоит, как  правило, из большого числа элементов. Система может быть представлена в виде иерархического дерева, называемого  еще структурной схемой процесса управления (или объекта). Составление  структурной схемы проводится с  целью получения сведений о степени  сложности всей системы и ее отдельных  подсистем.

     Расчленение работ, как правило, должно быть проведено  вплоть до отдельных работ и подразделений, отвечающих за их выполнение.

     Таким образом, в структурной схеме  должны быть отражены функциональные признаки системы (например, перечень работ, выполняемых в подразделении) и организационная структура  подразделений, участвующих в разработке, их взаимосвязь, т.е. должен быть составлен  перечень работ с закрепленными  за ними отечественными исполнителями.

     Каждый  ответственный исполнитель должен представить следующую информацию:

     1) в какие отделы и главки  направляются формы, по которым  он является ответственным исполнителем;

     2) какие документы для него являются  исходными и откуда они поступают;

     3) продолжительность и трудоемкость, затрачиваемую на составление  каждой формы вне зависимости  от того, является ли она итоговой  или промежуточной.

     В связи с тем что исполнение данных работ связано с многочисленными  перерасчетами, корректировками и  т.д., время, затрачиваемое на выполнение этих работ, является случайной величиной. Поэтому иногда применяется вероятностный  метод оценки показателя продолжительности работ. После сбора необходимой информации каждый ответственный исполнитель составляет свой первичный сетевой график.

     Сшивание  первичных сетевых графиков заключается  в соединении между собой выходных работ поставщиков и входных  работ потребителей результатов. Сшивание необходимо для того, чтобы объединить первичные сетевые графики, описывающие  процесс выполнения отдельных работ, в свободный сетевой график, который  отображает процесс всей разработки в целом. При сшивании необходимо согласовать граничные работы поставщика и потребителя. Сшивание сетевого графика заключается в присвоении этим граничным работам общего кода. Для этого в графике потребителя, граничном входному событию присваивается код соответствующего выходного события поставщика. После проверки происходит сшивание сводного сетевого графика путем объединения частных сетевых графиков всех подразделении. участвующих в разработке, в общую часть. На второй стадии производят расчет и анализ сетевой модели.

     Расчет  сетевой модели осуществляется графическим  или табличным методом. Наиболее наглядным является графический  метод, но он применяется при ограниченном количестве событий. Сетевой метод  прост и позволяет быстро рассчитывать сети, имеющие несколько coi событий.

     На  третьей (последней) стадии создания и  функционирования системы СПУ осуществляется оперативное управление объектом по сетевой модели.

     Использование сетевых моделей позволяет:

     равномерно  распределить работу во времени, а также  между подразделениями и исполнителями, более четко разграничить обязанности  и ответственность каждое ;п них  за выполнение отдельных этапов работ;

     перейти в дальнейшем к разработке типовых  сетей графиков по выполнению работ  на любом уровне управления рассматриваемой  системы и к созданию единой системы  сетевого планирования и управления (СПУ в целом по отрасли);

     использовать  сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности  подразделений и ответственных  исполнителей,