Организация хозяйственной деятельности предприятия

    оптимальная чистота представления;

    пригодность для анализа и оперативного контроля.

    Непосредственно в отчетных формах должна приводиться  первичная аналитическая информация. Отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

    Гибкая, но единообразная информация вытекает из самой сути управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую на изменяющиеся цели и потребности центрами ответственности.

    С другой стороны, необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

    Гибкость  и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что  на самом первичном уровне регистрации  накапливается необходимый объем  данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом  информационном контексте.

    Если  вы не сможете охватывать необходимые  данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную информацию.

    То  же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет  получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей.

    Система информации должна быть разработана  так, чтобы существовало единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению  стремится к единообразию, это  знает каждый бухгалтер.

    Потребность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, что необходима данному конкретному руководителю.

    Чрезмерная  детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными  показателями затрудняется понимание  отчетности, ведет к использованию  в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое  верное решение.

    По "закону персонала" число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

    Итак, чрезмерная детализация отчетности - враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

• размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб. или даже 10,9млн. руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
• отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонения в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие.

    Мелкие  отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации:

• статьи отчета детализируются по функциям "объем продаж" без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеет детализацию "наоборот";
• множество всесторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

    Оптимальная чистота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, то есть от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

    Внутренние  отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными  или представлены по мере возникновения  отклонений. Нет необходимости увеличивать  частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета.

    Если  премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной  информации выполнения условий премирования.

    Агрегирование информации и частота ее представления  коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетности представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

    Не  следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

2. Формы внутренних отчетов

 

    На  основе внутренней отчетности принимаются  решения на всех уровнях управления организацией.

    Важным  элементом в принятии решений  является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения  и претворения его в управляющие  действия.

    Существенное  значение при этом доступна форма  внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой.

    Внутренняя  отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Тем самым можно  выделить квалификационные признаки, характеризующие общие

    подходы к характеристике форм отчетности.

    По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

    Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов, использовании планов и использовании ресурсов за данный период.

    Представляются  регулярно и отражают доходы и  расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

    Тематические  отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные плановые показатели, подконтрольные центру ответственности.

    Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности.

    Например, причины, влияющие на перерасходы ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всестороннюю оценку причин изменения рентабельности, анализ рынка и использование производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

    По  уровням управления различают оперативные  отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на нижнем уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

    Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в  центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

    Сводные отчеты представляются для высшего  управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий  контроль и контроль управленческого  персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

    Оперативная информация, предназначенная для  низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высшем уровне управления.

    Нижний уровень - это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения.

    Данная  информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для  представления на средний уровень  управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

    Периодичность составления внутренней отчетности, ее точность, подробность и стоки  преставления индивидуальны для  каждого предприятия, зависят от объекта и целей управления. При  решении всех этих вопросов администрация предприятия руководствуется принципом экономичности, в соответствии с которым затраты на подготовку сегментарной отчетности не должны превышать экономический эффект от ее использования.

    По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

    Сводка - это краткие сведения об отдельных  показателях деятельности подразделения  за короткий период, иногда за день, за неделю.

    Итоговые  отчеты составляются за месяц или  другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности.

    Общие финансовые отчеты составляется по организации  в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для  целей внутреннего управления.

    По  формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической  или текстовой форме.

    Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

    Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, выбрать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное - постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

    Для пояснения к отчету может быть приложена записка с комментариями  и раскрытием основных показателей.

    Графическая форма наиболее наглядна, не нужно  только перегружать графики и  диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняется восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

    Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

 

2. Сегментарная отчетность как основа оценки деятельности центров ответственности

 

    Анализ  управленческой информации в полном объеме по большинству факторов с  применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает в себя и управленческий анализ, то есть информационную подготовку к принятию решений, к оценке и альтернатив.

    Во  внутренней сегментарной отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.

    Управляющие всех уровней стремятся затрачивать  минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Они не любят заниматься расчетами, подготовлять хотя бы для первичной оценки результатов работы.

    Хорошая управленческая отчетность должна содержать  информацию, представленную в такой  форме, которая поможет управленческому  персоналу работать с отчетами.

    Оценка  отклонений является непременным компонентом хорошо составленной внутренней управленческой отчетности.

    Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям  внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений.

    Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонения фактических данных в сравнении не только с планом, но и с прогнозом, и с фактическими данными предыдущего отчетного периода, а также в сравнении плановых данных с прогнозными, их сравнении с фактическими данными предыдущего периода.