Материально-техническое обеспечение

Для успешной работы гостиничного предприятия, предоставления комплекса основных и дополнительных услуг гостиницы должны располагать необходимым для эксплуатации оборудованием и инвентарем (мебель, посуда, постельные принадлежности, ковровые изделия, моющие средства и т.д.), а также иметь в своем распоряжении такие средства эксплуатации, которые могут обеспечить определенный комплекс коммунальных услуг, обязательный для обслуживания проживающих в отеле (отопление, освещение, водоснабжение). Следовательно, в процессе своего функционирования гостинице требуется целый комплекс материальных и технических средств, а также такие ресурсы, как топливо, вода и электроэнергия.

Успешное решение этих вопросов призвана обеспечить служба материально-технического обеспечения  в гостинице, которая занимается расчетом потребностей гостиницы в  различных материалах, а также  определяет  источники их покрытия.

Для того чтобы обеспечить гостиницу необходимыми ей материалами  в соответствии с выявленными  потребностями, организуется материально-техническое снабжение гостиницы. Его задача заключается в определении потребности гостиницы в материальных и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии. Все эти функции выполняет отдел материально-технического обеспечения гостиницы.

План МТО гостиничного предприятия является его материальным балансом, в котором сведены все  расчеты потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения  производственного процесса (расходная  часть), наличие остатков на планируемый  период, а также определены источники  снабжения ( приходная часть). Основные показатели плана МТО, а также связь между ними можно отобразить следующим уравнением:

Р_пэн + З_нор = О_ож + Э +В

 

Р_пэн – потребность в материальных ресурсах на производственно эксплуатационные нужды;

З_нор – запасы нормированные;

О_ож – остатки ожидаемые, т.е. фактические запасы, которые существуют в гостинице на какой-то определенный период;

Э – экономия

В – план ввоза.

Планирование материально-технического обеспечения (снабжения) гостиниц на современном  этапе призвано решать следующие  задачи:

- оно должно обеспечить непрерывность работы гостиничного предприятия, что достигается путем правильной организации поставок материалов в  гостиницу в необходимом количестве и соответствующего качества;

- способствовать повышению технического уровня производства услуг, способствовать внедрению новых технологий, а также расширению ассортимента дополнительных услуг, которые, в свою очередь, являются важнейшим фактором увеличения прибыли гостиницы;

- МТО должно быть направлено на повышение качества обслуживания путем закупки товаров высокого качества для наиболее полного удовлетворения клиента;

- МТО должно быть направлено на повышение производительности труда;

- план МТО  должен быть направлен на экономию материальных ресурсов, а также план МТО должен быть направлен на выполнение плана прибыли;

План МТО гостиничного предприятия является его материальным балансом, в котором сведены все  расчеты потребности в материальных ресурсах, необходимых для обеспечения  производственного процесса (расходная  часть), наличие остатков на планируемый  период, а также определены источники  снабжения ( приходная часть).

Часть материальных ресурсов, используемых в эксплуатационной деятельности гостиницы, не поддается точному  нормированию из-за разнообразия их видов  и использования в незначительных количествах.

Общие потребности гостиницы  в материальных ресурсах на производственно-эксплуатационные нужды рассчитывается по следующей  формуле:

                       Р_пэн = Р_осн + Р_пц +Р_рэн+Р_кап._стр.

 

Р_осн – потребности основного производства гостиничного предприятия. Сюда входят: мебель, электроосветительные приборы, ковровые покрытия, постельные принадлежности, посуда, моющие средства, предметы гостеприимства и многое другое.

Р_пц – потребности подсобных цехов гостиницы. К ним относятся парикмахерская, косметический кабинет, бассейн, сауна, оранжерея и т.д.

Р_рэн – потребности в материальных ресурсах на ремонтно-эксплуатационные нужды. Включаются потребности в воде, строительных материалах, запасных частях и электроэнергии

Р_кап.ст  – потребность в материалах для осуществления капитального ремонта (если в этом есть необходимость).

Плановая  потребность  в материалах к расходу покрывается за счет  ожидаемых остатков на начало планового периода, внутренних резервов ( которые образуются за счет экономии материалов) и величины завоза со стороны. На этом этапе заключаются договора с поставщиками, которые

регламентируют условия  поставки: объем, качество, цену товара, форму расчетов, сроки доставки, ответственность за нарушение условий  договора.

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через  хозяйственные связи. Хозяйственные  связи представляют собой совокупность экономических, организационных и  правовых взаимоотношений, которые  возникают между поставщиками и  потребителями средств производства.

Экономия и рациональное использование материальных ресурсов является одним из существенных факторов повышения прибыльности гостиничного предприятия. Главными источниками  экономии, применение которых позволяет  уменьшить затраты таких дорогостоящих  материальных ресурсов, как вода и  электроэнергия, является применение новых технологий. Однако, стоит  заметить, что перед тем, как внедрять такие системы, необходимо сопоставить  затраты, которые понесет гостиница  в связи с этим и те выгоды, которые будут получены в дальнейшем. Но, почти всегда (особенно, если рассматриваются  крупные гостиницы) применение новых  ресурсосберегающих технологий окупается, то есть достигается значительная экономия ресурсов, покрывающая затраты.

Также в целях экономии различных видов ресурсов целесообразно заменять некоторые из них, использование которых дорого и нерационально, на новые виды материальных ресурсов. Например, кусковое мыло, можно заменить на жидкое мыло. Его хватает на большее время, и оно выглядит более эстетично.

Можно с уверенностью сказать, что процесс поиска новых возможностей и путей экономии материалов это  в некоторой степени процесс творческий, требующий от руководства гостиницы не только хорошего знания о новых технологиях и материалах, которые имеются на рынке, но также иногда и неординарных решений, ведущих к успеху.

Хотелось бы отметить, что  в настоящее время с развитием  технологий и формированием соответствующих  альянсов наблюдается определенный подъем в сфере электронных закупок  для снабжения гостиничных комплексов.

Рассмотрев основные вопросы данной темы, можно сделать вывод, что правильной организации материально- технического обеспечения работникам соответствующего отдела гостиницы необходимо в совершенстве владеть методикой расчета всех потребностей гостиницы в материалах, создавать запасы в необходимых для бесперебойной работы гостиницы размерах (но не свыше установленных норм), искать источники покрытия потребностей, заниматься поисками наиболее выгодных поставщиков и т.д.

Как видно из вышеизложенного, значение материально-технического  снабжения для гостиничного предприятия  очень велико. От его правильной организации во многом зависит положение дел на предприятии, качество обслуживания клиентов, это не только обеспечивает нормальную работу гостиницы, но в совокупности с другими качественными характеристиками ее деятельности  определяет ее положение на рынке гостиничных услуг. 

Пример. Необходимо рассчитать количество топлива для отопления  гостиницы.

Объем здания по наружному  обмеру равен 6000 м². Для этой местности норма расхода условного топлива на отопительный сезон для зданий составляет 4,02 кг на 1 м². Следовательно, потребуется топлива 6000 · 4,02 = 24,12 т.  Для перевода его в натуральное количество условного топлива делят на переводной коэффициент того вида топлива, который использует гостиница. Например, уголь, переводной коэффициент которого равен 0,84. Тогда количество необходимого для отопления гостиницы угля составит 24,12 : 0,84 = 28,7 т.

Средневзвешенный интервал поставки рассчитывается по формуле:

tср = 518490:17290 = 30 дней.

 Найдем потребность  в материалах на 1 месяц (30 дней) =  30:2=15 дн.

= 1460 шт. (потребность на 1 мес.) 1460:30=48,6 шт.(потребность на 1 день)

Зтек = ½ ·1460 = 730 шт.

Для определения потребности  гостиницы в топливе для горячего водоснабжения при норме 2,1 кг на 1 услугу и годовой программе по предоставлению услуг, условно составляющей 28000 место-дней необходимо это число умножить на норму расхода условного топлива на услугу: 28000· 2,1 =58,8 т. В переводе на уголь указанной марки потребуется топлива      58,8 : 0,84 = 70 т. Таким образом для всех нужд гостиницы необходимо угля 24,12 + 70 = 94,12 т.

Потребность и стоимость  воды рассчитывают так же, как и топлива. Нормы расхода воды в гостиницах установлены в зависимости от размещения умывальных установок (или кранов). Необходимое общее количество воды на планируемый период определяют умножением соответствующей удельной нормы расхода воды на запланированный объем место-дней. Пример. Гостиница на 300 мест имеет 250 номеров, из которых 240 оборудованы ванной. Программа по отпуску услуг на планируемый период составляет 150000 место-дней. В соответствии с действующими нормами расход воды на одну услугу по этой гостинице составляет 200-250 л. Приняв в среднем расход воды на услугу в количестве 220 л. или 0,22 м²., рассчитаем общий расход воды по гостинице на плановый период: 150 000 · 0,22 = 33 000 м².

Теперь найдем страховой  запас при помощи следующей формулы:

 

Для обеспечения непрерывности  производства страховой запас принимается в размере 2σ х ( 11,3 · 2 = 22,6); 22,6 · 48,6 = 1098,36 шт.

Электроэнергия в гостиницах используется для освещения, а также для работы электроприборов. Потребность ее рассчитывают раздельно по каждому виду. При расчете потребности в осветительной электроэнергии учитывают количество светоточек и их мощность (в ваттах), а также среднее число часов горения в планируемом периоде.

Пример. Для освещения помещений гостиницы используется 250 ламп, в том числе 70 ламп по 75 Вт,  110 ламп – по 100 Вт, и 70 – по 60 Вт. В среднем в сутки число часов горения их составляет: 45 ламп по 75 Вт – 10ч.; 25 по 75 Вт – 12 ч.; 50 ламп по 100 Вт – 14 ч., 60 по 100 – 16ч.; 70 по 60 Вт – 17ч. Таким образом, за сутки эти лампы потребляют (45·0,075·10)+ (25·0,075·12)+(50·0,1·14)+(60·0,1·16)+(70·0,06·17)=293,65кВт·ч электроэнергии. Умножив суточное потребление электроэнергии на число дней работы гостиницы, определяем ее потребность на весь планируемый период ( год, квартал, месяц).

Экономико-математический метод применяется для расчета оптимальной партии поставки. Под оптимальной партией поставки данного вида материального ресурса понимается такой размер партии, при которой транспортные расходы на единицу ресурсов, а также затраты по ее содержанию и хранению будут минимальными. Рассчитывается она по формуле:

2V – удвоенный годовой  объем потребления;

С₁ - транспортные расходы на единицу (тонна, кг);

С₂ – затраты по содержанию и хранению на единицу.

Величина ожидаемых остатков на начало планового периода определяется по формуле:

О_ож=Оф+В_ож-Р_ож

О_ож – ожидаемый остаток;                                                                                 

Оф –(отчетные данные);

В_ож – ожидаемое поступление на предприятие за период от даты, на которую взят фактический остаток, и до начала планового периода;

Р_ож – ожидаемый расход за тот же период.

Экономия и рациональное использование материальных ресурсов является одним из существенных факторов повышения прибыльности гостиничного предприятия. Главными источниками экономии, применение которых позволяет уменьшить затраты таких дорогостоящих материальных ресурсов, как вода и электроэнергия, является применение новых технологий. Однако, стоит заметить, что перед тем, как внедрять такие системы, необходимо сопоставить затраты, которые понесет гостиница в связи с этим и те выгоды, которые будут получены в дальнейшем. Но, почти всегда (особенно, если рассматриваются крупные гостиницы) применение новых ресурсосберегающих технологий окупается, то есть достигается значительная экономия ресурсов, покрывающая затраты. Можно с уверенностью сказать, что процесс поиска новых возможностей и путей экономии материалов это в некоторой степени процесс творческий, требующий от руководства гостиницы не только хорошего знания о новых технологиях и материалах, которые имеются на рынке, но также иногда и неординарных решений, ведущих к успеху.