Информационное обеспечение процесса управления организацией

Хотя управляющие на  различных  уровнях  организации  имеют  различные потребности в информации (см. Таблица 1),  все они сталкиваются  с общим “требованием” самой ИУС.  Производя  больше  полезной  информации  на  более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя  выявление плохих  или  слабых  решений.  Следовательно  можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий  обучение  на  собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства  и  исполнения работы.

 

1.4 Источники информации

 

Среди наиболее важных видов  источников информации можно выделить:

• источники внутри самой компании:
• специализированные группы сотрудников,
• деятельность специализированных групп сотрудников,
• периодические отчеты,
• всевозможные информационные связи,
• публикуемые источники, такие, как: отчеты правительственных агентств,

отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и списки, общие публикации,

• другие компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой

информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты,

• информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в

области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба  газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

В  большинстве  компаний   львиную   долю   используемой   менеджерами информации  обеспечивают  внутренние  источники.  Специализированная  группа работников занята целиком  или  частично  информационным  обеспечением.  Она может  включать  такие  отделы,  как:  маркетинговые  исследования,   анализ продаж,  планирование,  экономический  анализ,   исследование   операций   и системный анализ.

 Кроме создания  подобных  специализированных  групп,  каждая  компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих,  такие,  как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей  рыночной информации.

 Публикуемые источники поставляют разнообразную  информацию  по  многим вопросам, относящимся к  управлению,  таким,  как  население,  экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д.  Объем  и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам  мира.  Тем не менее, очень трудно найти проблему,  по  которой нет хоть  какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны  поставлять  полезную  информацию  фирмам,  с которыми они согласовываются или связываются, стремясь  продать  товары  или предоставить услуги. Производитель потребительских  товаров  может  получить приблизительную смету продаж нового продукта  конкурента,  узнав  с  помощью поставщика  упаковки   количество   упаковки,   приобретенной   конкурентом.

Рекламные агентства и  средства  массовой  информации  регулярно  информируют рекламодателя: первые – в качестве части своих услуг, а  последние  –  желая продать “время и место”.  Покупатели,  особенно  дилеры  и  оптовики,  часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию  об  исполнении  товара, проблемах упаковки или обслуживания, а  также  действиях  конкурентов.  Даже конкуренты  снабжают  друг  друга  информацией,  несмотря  на  существование строгих  законодательных  ограничений  на  виды  информации,  которой  можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все  большая доля  информации  поставляется  фирмами, специализирующимися   на   сборе   и   анализе   информации,    предлагаемой впоследствии либо любому заказчику  в  виде  стандартизированного  продукта, либо строго по заказу.

 

 

1.5 Полезность информации

 

К качеству информации предъявляются  определенные  требования,  прежде всего требование о том, чтобы она  удовлетворяла  пользователей  информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность   информации    оценивается    внутренними    и    внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:      

• уместность и своевременность  информации  -  способность  повлиять  на

принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный  момент или к определенному сроку;

• достоверность  информации  – гарантия   объективности и правдивости

представляемых  данных,  что  предполагает  необходимость  указания  методов сбора, учета  и обработки  информации,  чтобы  пользователи  могли  правильно  понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

• сопоставимость информации  – возможность   сравнения показателей    с

данными по другим фирмам, регионам,  государствам,  что  требует  применения определенных стандартов в предоставлении информации;

• доступность и понятность информации – представление информации   в

ясной для понимания форме,  чтобы  пользователь  мог  применять  ее  для  принятия решения,  не  боясь  допустить  ошибку.  Для  ясного  понимания   информации необходимо, чтобы формы ее представления  отражали  существо  вопросов,  были четкими, без излишней детализации,  правильно  переведенные  на  иностранные языки;

• конфиденциальность    информации  –   строгий   учет    и  контроль   за

распространение информации среди  внешних  пользователей,  а  также  за  ее содержанием  и характером.

Таким   образом,   информация   должна   быть    целенаправленной    и ориентированной на соответствующие уровни управления.

 

 

1.6 Информационные ограничения

 

Информация  необходима  для  рационального  решения  проблем.   Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна  или стоит  слишком  дорого.  В  стоимость  информации  следует  включить   время руководителей и подчиненных, затраченное на ее  сбор,  а  также  фактические издержки, например связанные с анализом рынка,  оплатой  машинного  времени, использованием услуг  внешних  консультантов  и  т.п.  Поэтому  руководитель должен  решить,  существенна  ли  выгода   от   дополнительной   информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со  значительной  долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

Если  информацию  получить  по  приемлемой  цене  непросто,  но  такая возможность скоро появится, самое правильное  для  руководителя  -  отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что  время  не  является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от  принятия  более   качественного   решения   на   основе   дополнительной информации. Выгода и  издержки  по  большей  части  субъективно  оцениваются руководителем,  что,  в  особенности,  относится  к   оценке   руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых  в  результате  принятия  решения улучшений.

 

 

 

 

 

2 Информационно-управляющие  системы

2.1 Сущность, цели и задачи  информационно -  управляющей системы

 

 Информационно-управляющая   система определяется как формальная  система для выдачи администрации  информации, необходимой для принятия  решений ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся  к делу события внутри организации  и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо  отметить, что  ИУС не является единственной всеобъемлющей  интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в  информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность  создания ее мала. ИУС некой организации  скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для  принятия решений в некоторой  конкретной области.

Нельзя  упустить тот факт, что ИУС неизменно  предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области  технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих  систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и  точности обработки данных, которые  дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы  для ее получения задолго до изобретения  компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС.

 

 

 

 

 

2.2 Проектирование  информационно-управляющих  систем  и их эффективность  в управлении  организацией.

 

Не  будет преувеличением сказать, что  цель ИУС состоит  не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую  она обрабатывает, должна служить  потребностям тех управляющих, которые  ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности  управляющих различны и зависят  от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая  различия в информационных потребностях управляющих, можно условно  разделить  виды управленческой деятельности на три категории.

Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для  достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие  обеспечивают получение ресурсов и  их эффективное использование для  достижения общих целей организации.

Оперативный контроль - процесс  обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и  низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих  высшего  звена по стратегическому  планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между  организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация  для управленческого  контроля необходима управляющим и  высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать  как из внутренних, так и из внешних  источников. Например, руководители высшего звена  нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация  для целей  оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой  и самой  последней. Она должна поступать  почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий  непосредственно на производстве должен точно знать, сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также, сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям  нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о  торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых  товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое  изделие, которая принципиально  важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет, лишь мешать ему в работе и отнимать время.

Должны  приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие  способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Можно выделить четыре основных способа выработки  информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные  источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные  знания. Взаимодействие - это встречи  с одним или несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если  подвижность и  неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут  быть запрограммированы и приняты  посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально  увеличить использование обезличенных источников информации, таких как  сообщения и анализ. Однако, так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.