По  окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

       Утвержденная  номенклатура дел Администрации  хранится в компьютерной системе  для упрощения ее ведения, корректировки  и переработки.

       Номенклатура  дел уточняется в конце каждого  года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел  согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.

2.3 Экспертиза ценности документов

       Экспертиза  ценности документов - отбор документов на государственное хранение или  установление срока их хранения на основе принятых критериев:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению.

       Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации  создается постоянно действующая  экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК).

       Функции, права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области и утвержденным главой городского поселения Запрудня.

       При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный  архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях Администрации, выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

       Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и  номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

       Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы  постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и формируются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

       По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному  составу (раздел 12.5) и акты о выделении  дел к уничтожению. 

2.4 Хранение и использование документов в подразделениях Администрации

       С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

       С целью предотвращения износа подлинников  нормативных правовых актов и  распорядительных документов создаются  фонды пользования - совокупность копий  архивных документов, предназначенных  для пользования вместо оригинала. Архив Администрации может выдавать работникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.

2.5 Передача дел в архив и использование документов архива

       Деятельность  архива регламентирована Законом Московской области "Об архивном фонде Московской области и архивах" и Основными  правилами работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2002).

       В архив передаются дела по утвержденному  графику постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу. Дела со сроком хранения до 3 лет  в архив не передаются.

       Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами  и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

       В случае ликвидации (реорганизации) органа при отсутствии правопреемника документы  передаются на государственное хранение в архивные учреждения Московской области  по принадлежности.

       Порядок эвакуации документов Администрации  при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями Администрации.

Раздел 3. Отдел ЖКХ, благоустройству и безопасности

3.1 Общие положения

       Отдел по ЖКХ, благоустройству и безопасности является  органом местной администрации  без прав юридического лица. Отдел образуется, реорганизуется или упраздняется распоряжением Главы городского поселения Запрудня в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами.

       В своей деятельности непосредственно  подчиняется первому заместителю  Главы Администрации городского поселения. Курирует деятельность отдела первый заместитель Главы  Администрации  городского поселения в  соответствии с распределением обязанностей между  заместителями Главы Администрации.

       Отдел возглавляет начальник Отдела, который  назначается на должность и освобождается  от должности распоряжением Главы  городского поселения Запрудня в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

       В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, законами Московской области, постановлениями и распоряжениями губернатора Московской области, Уставом городского поселения Запрудня, постановлениями и распоряжениями Главы городского поселения Запрудня, а также настоящим Положением.

3.2 Основные задачи и функции

       Главными  задачами и функциями Отдела ЖКХ являются:

• Организация электроснабжения населения  путем координации взаимодействия различных организаций, вырабатывающих, поставляющих электроэнергию, эксплуатирующих электросети и иное электрохозяйство в границах городского поселения Запрудня.
• Организация теплоснабжения населения. Взаимодействие с тепловырабатывающей организацией в поселке, обеспечение твердым и жидким топливом  муниципальных котельных.
• Организация газоснабжения населения.
• Организация  водоснабжения и водоотведения населения. Взаимодействие с водоподающей и водоотводящей организациями городского поселения.
• Содержание муниципальных дорог.
• Организация сбора и вывоза бытовых отходов и мусора.
• Организация уличного освещения и установки уличных указателей.
• Организация содержания муниципального жилого фонда.
• Создание условий для обеспечения жителей городского поселения услугами связи.
• Организация благоустройства и озеленения территории  городского поселения.
• Организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения
• Участие в предупреждении и ликвидации последствий локальных и местных чрезвычайных ситуаций.
• Участие в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации проявлений терроризма и экстремизма в границах городского поселения.
• Обеспечение первичных мер пожарной безопасности в границах городского поселения  при финансовом участии района.
• Организация и осуществление мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории городского поселения от чрезвычайных  ситуаций природного и техногенного характера.
• Создание, содержание и организация деятельности аварийно-спасательных служб на территории городского поселения при финансовом участии района.
• Осуществление мероприятий по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья.
• Осуществление контроля над непрерывным снабжением населения:

-электричеством;

-теплоснабжением;

-газоснабжением;

-водоснабжением;

-водоотведением.     

• Взаимодействие с «управляющими домами», ТСЖ, управляющими компаниями в сфере предоставления жителям городского поселения коммунальных услуг и услуг по содержанию общих мест пользования в многоквартирных домах.
• Разработка планов адресного ремонта  внутриквартальных проездов, тротуаров, муниципальных дорог.                                                                 
• Осуществление контроля над ремонтом внутриквартальных проездов, муниципальных дорог, осуществление контроля над состоянием придорожной территории в период паводка.
• Разработка и согласование с проектными организациями, службой заказчика, подрядчиками проектно-сметной документации, дальнейшая работа с проектно-сметной документацией.
• Осуществление мероприятий по перепланировке жилых и нежилых помещений в муниципальном жилом фонде (прием заявлений, прием в эксплуатацию перепланированных и переоборудованных помещений).
• Осуществление контроля над организацией сбора и вывоза бытовых отходов и мусора в границах городского поселения. Контроль над осуществлением работ по ликвидации стихийных свалок в границах городского поселения.
• Контроль над состоянием уличного освещения, аншлагами улиц и домов городского поселения.
• Согласование маршрутов и размещения остановочных пунктов пассажирского транспорта совместно с организациями, осуществляющими транспортное обслуживание в пределах муниципального района. Контроль над санитарным состоянием остановок в черте поселка
• Разработка, согласование и утверждение долгосрочной программы благоустройства поселка.
• Подготовка Постановлений и Распоряжений Главы поселка по направлению деятельности Отдела.
• Осуществление учета и отчетности по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
• Осуществление приема граждан, представителей организаций и предприятий по вопросам компетенции Отдела.
• Работа с вышестоящими организациями, министерствами, управлениями. 
• Контроль над организацией ритуальных услуг и содержанием мест захоронения, братским захоронением, мемориалом.
• Организация обеспечения первичных мер пожарной безопасности в границах городского поселения  при финансовом участии района.

3.3 Права и обязанности

1. Контроль  над  выполнением предприятиями, учреждениями, организациями, частным  сектором, муниципальным жилищным фондом Положения о санитарном содержании территории, организации уборки и  обеспечения чистоты и порядка  в городском поселении Запрудня.
2. Участие в разработке долгосрочной программы по благоустройству городского поселения, разработка ежегодного плана по благоустройству городского поселения  с применением аналитических данных.
3. Разработка, согласование, закрепление убираемой площади за организациями, предприятиями, торговыми зонами, частным сектором и муниципальным жилым фондом, находящимися на территории городского поселения.
4. Выявление несанкционированных свалок, разработка мероприятий по ликвидации несанкционированных свалок на территории городского поселения и предупреждение образования свалок.
5. Организация и контроль над вывозом отходов из частного сектора, муниципального жилого фонда, предприятий, расположенных в черте городского поселения.
6. Организация и проведение работ по благоустройству и озеленению на муниципальных территориях.
7. Контроль над содержанием братского захоронения, мемориала и мероприятиями по благоустройству территории кладбища.
8. Организация ритуальных услуг и содержания муниципального кладбища.
9. Работа с уличными комитетами в частном секторе. Участие в выборах председателей уличных комитетов.
10. Подготовка Постановлений, Распоряжений и других нормативно-правовых актов по вопросам, касающимся компетенции Отдела.
11. Работа с письмами от населения, из министерств и ведомств ответы на заявления в установленные сроки.
12. Исполнение в установленные сроки оперативных поручений и указаний непосредственного начальника.
13. Исполнение в установленные сроки отчетности в пределах компетенции Отдела.
14. Ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе, на обеспечение организационно-технических условий, необходимых для осуществления своих должностных полномочий.
15. Получение в установленном порядке от государственных и муниципальных органов, а также от организаций независимо от  их форм собственности необходимой для исполнения должностных полномочий информации и материалов.
16. Внесение предложений по совершенствованию муниципальной службы.
17. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений, а также проведение по его требованию служебного расследования для опровержения сведений, задевающих его честь и достоинство.
18. Принятие решений и участие в их подготовке в соответствии с его должностными обязанностями.
19. Продвижение по службе, увеличение размера денежного содержания с учетом  результатов работы, уровня квалификации, стажа работы  и служебных заслуг.
20. Повышение квалификации, переподготовка за счет средств местного бюджета.