Організація господарсько-договірної документації, як необхідна умова ефективного функціонування підприємства

Об'єктом договору можуть бути лише індивідуально визначені речі, споживна вартість яких передається поступово, тобто неспоживчі.

Не може бути об'єктом договору майно, вилучене або обмежене у цивільному обороті, а також те, яке не може перебувати у власності того, чи іншого суб'єкта власності.

Укладається як в усній, так і в письмовій формі. Але укладання договору оренди (найму) між громадянами на строк більше року, а також на будь-який строк між організаціями (підприємствами, установами) передбачається лише у письмовій формі.

Найпоширенішими договорами між підприємствами, організаціями, установами, фірмами є договори про постачання, оренду, спільну діяльність, підряд. Договори з господарської діяльності оформляють на загальних, трафаретних (нечасто) бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох сторінках (аркушах), то їх нумерують, і кількість сторінок (аркушів) зазначають у тексті документа.

Реквізити договору з господарської діяльності:

- назва виду документа (договір);

- дата (проставляють дату підписання договору);

- індекс;

- місце складання чи видання;

- заголовок до тексту (про що договір);

- текст

        текст договору поділяють на дві частини:

-              вступну, де зазначають назви сторін, між якими укладається договір, посади, прізвища, імена, по батькові осіб, які підписуватимуть договір, у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують уповноваження особи, котра підписує договір;   

-              основну, в якій є пункти «Предмет договору», «Обов'язки сторін» , «Порядок розрахунків», «Відповідальність сторін», «Порядок розірвання договору», «Форс-мажор», «Загальна сума договору», «Термін дії договору», «Інші умови договору» і т. ін.);

- позначка про наявність додатка (в разі потреби);

- відбиток печатки (проставляють відбитки гербових (круглих, що прирівнюються до гербових) печаток усіх сторін, що підписали даний договір).

Нижче оформляють пункт «Юридичні адреси та підписи сторін».

2.5. Господарсько-договірна документація у відділі маркетингу та збуту ТОВ «Інструментальний завод».

На даному підприємстві проходження практики відбувалося у відділі маркетингу та збуту. Цей відділ займається веденням господарсько-договірної документації (складанням, реєстрацією та контролем за виконанням договорів про виготовлення та постачання продукції (інструмент, засоби технологічного оснащення, тощо)).

Виготовлення продукції для ВАТ «КВБЗ» виконується на основі оформлених заказів, які виконують роль специфікацій до загального договору про постачання продукції, укладеного між ВАТ «КВБЗ» та ТОВ «ІЗ».

Виготовлення продукції для сторогнніх організацій виконується на основі окремо укладенних договорів про постачання продукції (Додаток 2).

На основі заказів складаеться місчній план віготовлення продукції по віконання якого в кінці мясяці складаеться звіт, складається рахунок-фактура, який разом з повнстю оформленними заказами передається в фінансові органи ВАТ «КВБЗ» для перерахунку коштів. Також для оперативного керування виробництвом складаються щотіжневі звіти, які передаються відповідному підрозділу ВАТ «КВБЗ».

Реєстрація заказів у відділі маркетингу та збуту відбуваеться в журналі реєстрації та в картотеці, складання звітів здійснюється у друкованому вигляді, кожний працівник веде окрему номенклатуру інструменту.

ВИСНОВКИ.

За період проходження практики ми вивчили структуру та основні напрямки діяльності, організацію системи управління ТОВ «Інструментальний завод».

Дослідити стан інформаційного та документаційного забеспечення відділу маркетингу та збуту ТОВ «Інструментальний завод».

Проаналізували основні системи документації, порядок руху документів в організації, інформаційні технології обробки документів та автоматизації документообігу.

Систематизувавши зібрану інформацію, обробивши ії  подаемо декілька рекомендації щодо удосконалення функціонування сфери інформаційно-документаційних комунікацій відділу маркетингу та збуту ТОВ«Інструментальний завод».

А саме:

1) вся документація відділу та й підприємства вцілому ведеться не державною мовою. Проведення занять та семінарів по веденню документації державною мовою в значній мірі полібшило б це становище;

2) реєстрація заказів у відділі маркетингу та збуту відбувається в журналі реєстрації та в картотеці, складання звітів здійснюється у друкованому вигляді, що в значній мірі впливає на трудоємність виконання цих робіт, а отже і на загальну вартість виготовленої продукції. Зараз у відділі працюють п’ять працівників, які зайняті практично однаковою роботою з різницею лише в тому, що кожний працівник веде окрему номенклатуру інструменту.

Впровадження комп’ютерних технологій відбувається дуже повільно, це при тому, що  ВАТ «КВБЗ» та ТОВ «ІЗ» знаходяться в одній загальній комп’ютерній мережі.

Для поліпшення роботи відділу необхідно якомога більше приділити уваги до впровадження електронних систем документообігу.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА.

1. Цивільний кодекс Україним. Київ, 16 січня 2003 року.

2. Закон України «Про друкованi засоби масової iнформацiї (пресу) в Українi». Голос України. – 1992. – 8 грудня.

3. ДСТУ 2392-94. Iнформацiя та документацiя. Базовi поняття. Термiни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994.

4. ДСТУ 2628-94. Оброблення тексту. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994.

5. ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления. – М., 1984.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительных докумен­тов. Требования к оформлению документов. - ИПК Изд-во стандартов, 2003.

7. Ботвина М.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови. – К.: АртЕк, 1998.

8. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: ИНД "Филинъ", 1998.

9. Будзинський В. Реалiзацiя контракту по iмпорту та експорту згiдно з Incoterms 90. – Львiв: Слово, 1993.

10.Внешнеторговые контракты, соглашения, транспортные документы, финансовая отчетность: Практ. пособие. – К., 1992.

11.Дашков Л.П., Бризгалін А.В. Комерційний договір від укладання до виконання. – К.: А.Л.Д., 1996.

12. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

13. Збірник договорів. Харьків: Консул, 2005. – 432 с.

14. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник: Вид 2-ге, перероб. – Київ: Центр наукової літератури, 2005. – 216 с.

15. Козик В.В., Панкова Л.А., Карп'як Я.С. Зовнiшньоекономiчнi комерцiйнi операцiї та контракти. – Львiв: Оскарт, 1998.

16. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд. – К.: Знання, 2000.

17. Молдованов М.I., Сидорова Г.М. Сучасний дiловий документ: зразки найважливiших документiв українською мовою. – К.: Технiка, 1992.

18. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова дiлових паперiв: Навч. посiбник. – К.: Либiдь, 1993.

19. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: Академія, 1999.

20.Положення про державну реєстрацiю суб'єктiв пiдприємницької дiяльностi: Затв. Постановою КМУ № 125 вiд 26.01.96 // Сборник хозяйственных договоров и учредительных документов (на рус. и укр. яз.) / Сост. В.Ф.Пачезеров. – Донецк, 1999. – С. 318-346.

21.Унiверсальний довiдник-практикум з дiлових паперiв / С.П. Бiбик, I.Л. Мих­но, Л.О. Пустовiт, Г.М. Сюта. – К.: Довiра, 1997.

22. Справочник секретаря и офис-менеджера. // http://www.secretariat.com.ua/

23.Сляднева Н.А. Современный человек в виртуальном мире: проблема информационно-аналитической культуры личности.// http://www.e-journal.ru/

24.Сляднева Н.А. Проблемы подготовки специалистов в области информационной и экономической безопасности.// http://www.fact.ru 

25. Сборник статей конференции «Роль аналитика в управлении компанией.// http://www.aup.ru/books/m74/

Додаток 2

Договір № _________________

постачання продукції

м. Кременчук                                                  «_____»__________2008р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Інструментальний завод» (ТОВ «ІЗ») м. Кременчук ( далі – «Постачальник») в особі директора Денисенка Миколи Семеновича, що діє на підставі Статуту, з однієї сторони, та приватне підприємство «ОКСИД-М» м. Запоріжжя (далі – «Покупець») в особі директора Медведька Володимира Івановича, що діє на підставі Статуту, з другої сторони, домовилися про наступне:

1.      ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1      Постачальник виготовляє та постачає Покупцеві інструменти (далі – «Продукція»), а Покупець приймає та сплачує за нього ціну.

1.2      Номенклатура, кількість Продукції вказані в специфікації № 1, що є невід’ємною частиною договору.

1.3      Продукція відповідає вимогам нормативно-технічної документації.

2.      ЦІНА ТА СУММА ДОГОВОРУ

2.1      Загальна сума договору складає – 124250,00 грн., в тому числі ПДВ – 24850,00 грн.

2.2      Ціна на Продукцію вказана в специфікації № 1, що є невід’ємною частиною договору.

3.      УМОВИ РОЗРАХУНКУ

3.1      Валюта розрахунку: гривня України.

3.2      Умови розрахунку: Покупець здійснює предоплату в ромірі 50% вартості товару на банківський рахунок Постачальника в термін 10 днів з моменту підписання договору, решту – 50% Покупець сплачує не пізніше 10 днів після одержання Продукції.

3.3      Статус платника податку на додану вартість Постачальника та Покупця визначається на загальних умовах.

4.      СТРОКИ ТА УМОВИ ПОСТАЧАННЯ

4.1      Постачання Продукції відбувається на умовах EXW м. Кременчук, згідно ІНКОТЕРМС – 2000.

4.2      Строк постачання – 45 днів з моменту надходження предоплати на банківський рахунок Постачальника.

5.      УМОВИ ПРИЙМАННЯ ПРОДУКЦІЇ

5.1      Приймання Продукції по кількості та якості відбувається згідно інструкцій П-6, П-7.

5.2      У разі виявлення неякісної Продукції виклик представника Постачальника обов’язковий.

5.3      У випадку неприбуття представника Постачальника приймання Продукції відбуваеться в присутності представника громадськосьті.

6.      ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

6.1      За порушення Постачальником строків поставки більше ніж 10 днів, Покупець вправі стягнути з Постачальника штраф у розмірі 3% від вартості недопоставленої продукції.

6.2      Оплата штрафу не звільняє сторони від виконання обов’язків по договору.

7.      РОЗГЛЯД СПОРІВ

7.1      По спорам, що виникають при виконанні данного договору, Сторони вживуть всіх заходів для мирного врегулювання спірних питань.

7.2      У випадку недосягнення згоди між Сторонами спір вирішується у порядку, встановленому чинним законодавством України на підставі матеріального та процесуального права України.

8.      ФОРС-МАЖОРНІ ОБСТАВИНИ

     8.1 Сторона звільняється від визначеної цим Договором та (або) чинним в Україні законодавством відповідальності за повне чи часткове порушення Договору, якщо вона доведе, що таке порушення сталося внаслідок дії форс-мажорних обставин, визначених у цьому Договорі, за умови, що їх настання було засвідчено у визначеному цим Договором порядку.

     8.2 Під форс-мажорними обставинами у цьому Договорі розуміються випадок, непереборна сила, як підстава для звільнення від відповідальності за порушення Договору.

     8.3 Під непереборною силою у цьому Договорі розуміються будь-які надзвичайні події зовнішнього щодо Сторін характеру, які виникають без вини Сторін, поза їх волею або всупереч волі чи бажанню Сторін, і які не можна за умови вжиття звичайних для цього заходів передбачити та не можна при всій турботливості та обачності відвернути (уникнути), включаючи (але не обмежуючись)  стихійні явища природного характеру (землетруси, повені, урагани, руйнування в результаті блискавки тощо), лиха біологічного, техногенного та антропогенного походження (вибухи, пожежі, вихід з ладу машин й обладнання, масові епідемії, епізоотії, епіфітотії тощо), обставини суспільного життя (війна, воєнні дії, блокади, громадські хвилювання, прояви тероризму, масові страйки та локаути, бойкоти тощо).