Тендеры как форма получения заказов, особенности их проведения на примере ООО «Вадиона»

Примечание – Источник: собственная разработка.

 

ООО «Вирабуд» не привлекает сторонние фирмы для разработки тендерных предложений, так как при использовании сторонних консультантов могут возникать проблемы: при их использовании увеличивается вероятность утечки информации о содержании тендерного предложения, специалисты могут оказаться недостаточно компетентными и опытными (не иметь представления о специфике предлагаемой услуги) и т.д. Для этого предприятие самостоятельно «выращивает» высококвалифицированных сотрудников для дальнейших участиях в тендерных торгах.

Еще одним существенным недостатком, являющим на эффективность предоставляемых  услуг на основе тендерных торгов, является ручной поиск и подпор тендеров, путем открытия по порядку всех тендерных  сайтов и мониторинга информации на них. Это не позволяет добиться полноты информации обо всех имеющихся закупках вне зависимости того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями.

Предприятие заинтересовано в участии в тендерах с увеличением  процента выигранных, по причине того, что это позволяет более эффективно планировать предприятию свою деятельность и также способствует повышению стабильности его работ.

Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что победа в тендерах является одной из приоритетных задач предприятия, так как это единственный способ заключение крупных контрактов на строительство зданий и сооружений 1  и  2 уровней, монтаж и оказание услуг по проектированию.

К сожалению, у предприятия  ООО «Вирабуд» есть несколько сильных конкурентов и предприятию не всегда удается лидировать в тендерных торгах. В связи с этим у организации есть потребность в постоянном мониторинге цен конкурентов, их технического потенциала, а также в постоянном анализе сбыта своей продукции на тендерных торгах и выявления причин неудач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Направления  совершенствования организации  проведения тендеров

 

Сбытовая стратегия предприятия, или стратегия организации каналов  товародвижения занимает существенное место в системе стратегического  управления. Ее назначение – организация  оптимальной сбытовой сети для эффективных  продаж производимой продукции, включая  создание сети оптовых и розничных  магазинов, складов промежуточного хранения, пунктов техобслуживания  и выставочных залов, определение  маршрутов товародвижения, организация  транспортировки, работ по отгрузке и погрузке, вопросы логистики, системы  снабжения, обеспечения эффективности  товародвижения и т.д.

В процессе деятельности проблема сбыта решается уже на стадии разработки стратегии фирмы. Речь идет о выборе наиболее эффективной системы каналов  и методов сбыта применительно  к конкретно определенным рынкам. Это означает, что производство продукции  с самого начала ориентируется на конкретные формы и методы сбыта, наиболее благоприятные условия. Поэтому  разработка сбытовой стратегии имеет  целью определение оптимальных  направлений и средств, необходимых  для обеспечения наибольшей эффективности  реализации товара. Это предполагает обоснованный выбор организационных  форм и методов сбытовой деятельности, ориентированных на достижение намеченных конечных результатов.

Разработке сбытовой стратегии  фирмы предшествует анализ оценки эффективности  существующей сбытовой системы, как  в целом, так и по отдельным  ее элементам, соответствие проводимой фирмой сбытовой политики конкретным рыночным условиям.

Анализ системы сбыта  предполагает  выявление эффективности  каждого элемента этой системы, позволяет  оценить деятельность сбытового  аппарата. Анализ издержек обращения  предусматривает сопоставление  фактических сбытовых расходов по каждому  каналу сбыта и виду расходов с  показателями плана, с тем, чтобы  обнаружить необоснованные расходы, устранить  потери, возникшие в процессе товародвижения и повысить рентабельность функционирующей  системы сбыта. Организация сбыта  в системе маркетинга играет весьма важную роль в том смысле, что  осуществляет обратную связь производства с рынком, является источником информации о спросе и потребностях потребителей. Поэтому разработка сбытовой стратегии  кладется  в основу программы  маркетинга, как по каждому конкретному  продукту, так и по производственному  отделению в целом. Если по итогам расчетов окажется, что расходы на реализацию нового товара чрезмерно  высоки и не позволяют обеспечить определенный уровень рентабельности, руководство производственного  отдела может принять решение  о нецелесообразности дальнейшей разработки и внедрения в производство данного  товара.

Основанием эффективности  сбытовой стратегии является многовариантный  расчет издержек обращения и выбор  на его основе оптимальных вариантов  по основным направлениям сбытовой деятельности на целевом рынке или его сегменте.

Разработка и обоснование  сбытовой стратегии  предполагает решение  следующих вопросов к конкретно  выбранному товару или группе товаров:

• выбор целевого рынка или его сегмента;
• выбор системы сбыта и определение необходимых финансовых затрат;
• выбор каналов и методов сбыта;
• выбор времени выхода на рынок;
• определение системы товародвижения и расходов на доставку товара потребителю;
• определение форм и методов стимулирования сбыта и необходимых для этого затрат.

Сбытовая стратегия строится  в направлении одновременного развития существующего  рынка и поиска новых рынков для предприятия, а  также повышения конкурентоспособности предприятия.

Одной из эффективных форм сбыта является участие в тендерных  торгах.

Основные этапы, которые  проходит предприятие ООО «Вирабуд»  во время участия в тендерах. Сначала необходимо получить всю необходимую информацию о торгах. Основными источниками получения данной информации являются: официальный сайт Республике Беларусь                              «О государственных закупках», сайты в Интернете, «Строительная газета», при проведении электронного аукциона информация о государственных закупках размещается также на электронной торговой площадке. После анализа полученной информации предприятие принимает решение, в каких торгах оно примет участие. Далее оно должно пройти предварительный квалификационный отбор. Следующим этапом становится разработка тендерного предложения и подача заявки на участие[15].

Одним из основных правил, от выполнения которых зависит, насколько  велики будут шансы выиграть тендер, была и остается правильная стратегия  работы с организаторами конкурса. Важнее всего понять их требования и правильно оформить тендерную  документацию, а также предоставить ее своевременно.

Надо помнить, что победитель определяется обычно на основании сочетания  целого ряда условий – цены, качества, репутации компании, и многого  другого. Поэтому победа на основании  только наименьшей цены – дело сомнительное. Цена играет роль только при прочих равных условиях. Обычно эксперты знают, что если цена занижена – значит, у компании есть какие-то проблемы, на которые придется закрывать глаза. Хотя умеренная цена и возможность  отсрочить платеж может быть дополнительным преимуществом в ходе тендера.

Если компания участвует  в тендерах периодически, то готовить для всех одно предложение не имеет  смысла, потому что абсолютно идентичных конкурсных условий не бывает. Но с  другой стороны, каждое предложение  придется подолгу готовить, поэтому, если тендеры - мероприятие для компании обычное, имеет смысл до некоторой  степени  стандартизовать подготовку, чтобы сократить необходимое  время.

Подготовкой должен заниматься не руководитель, а специально назначенный  человек презентабельного вида и  с опытом подготовки к аналогичным  соревнованиям. Хорошо бы, чтобы этот сотрудник обладал достаточной  пунктуальностью, не допускал ошибок в  мелочах и умел договариваться с  самыми разными людьми. От него, помимо подготовки документации, понадобится  также держать с организаторами тендера, чтобы вовремя реагировать  на изменения и, возможно, узнать о  слабых сторонах конкурентов.

Процедура проведения тендера  от участников зависит обычно мало, как и условия участия. Поэтому  для того, чтобы действительно  выиграть тендер, надо приспосабливать  свои предложения  к условиям потенциального заказчика. Хорошо, если у вас уже  есть опыт участия в нескольких тендерах, который можно проанализировать и использовать в дальнейшем.

Выиграть тендер, который  заранее «прописан» под конкретного  участника, практически невозможно. К сожалению, тендерные закупки  были и остаются лакомым кусочком для коррупционеров разного рода. Однако законодательство постепенно совершенствуется, и выигрывать подобные конкурсы при  помощи «отката» становится все труднее.

Как отличить серьёзные тендеры  от профанации?

1. Организаторы серьёзных тендеров дают участникам достаточно времени (от двух недель до месяца) для подготовки предложений. Они понимают, что подрядчик, к которому они обратились, не сидит без дела. Ему нужно элементарно выкроить время своих лучших специалистов.

2. Организаторы серьёзных тендеров вкладывают в их проведение столько же трудозатрат, что и участники. Когда приходит пакет тендерной документации на 40 — 60 страницах, наша компания понимает, что организаторов интересует результат не самого тендера, а проекта, ради которого он проводится.

3. Организаторы серьёзных тендеров заранее определяют бюджет. Они составляют себе труд до того, как беспокоить ни в чём перед ними не провинившихся подрядчиков, узнать какие цены существуют на рынке. На основании этого они определяют предельный бюджет и, что немаловажно, решают вопрос с его выделением.

Организованный подобным образом тендер показывает, что заказчик ищет качественного и долгосрочного  решения своих проблем.

Прежде чем участвовать  в тендерах, необходимо определить все положительные и отрицательные  стороны своего участия, выяснит нужно ли это предприятию. Это нужно в том случае, если необходимо таким заказом загрузить простаивающее оборудование и людей. Также должно быть свободное время у сотрудников, занимающихся продажами. Участие в тендере не должно отнимать время от обычных продаж.

 В тендерах нужно  либо участвовать, либо не участвовать.  Если в них участвовать редко,  на каждое предложение будет  уходить много времени, а отдачи  может и не быть. Если участвовать  постоянно и по возможности  стандартизировать тендерные предложения  и подготовку к тендерам, на  это будет уходить меньше времени,  количество сможет перейти в  качество, появятся победы (участие  в тендерах тоже имеет свою "воронку продаж").

Итак, проследим все шаги к успешному участию в тендере.

1 Научиться участвовать в тендерах лучше "на кошках" - на небольших неважных для Вас клиентах и объемах заказов, на несущественных тендерах.

2. Участие в тендерах  не должно отвлекать большую  часть времени руководителя. Но  для этого нужно предварительно "вырастить" сотрудников, которые  смогут успешно участвовать в  тендерах сами. Для чего нужно: 

- Выбрав достойных (презентабельных,  уверенных, умеющих работать с  документами и не допускающих  досадных ошибок в мелочах)  кандидатов, провести их несколько  раз через процесс подготовки  тендерного предложения и участия  в тендере. 

- Написать простой адаптированный  к компании план подготовки  и участия в тендере. 

- Требовать в начале  участия в тендере план (checklist - контрольный список) того, что должно быть сделано и перепроверено, а перед подачей тендерного предложения – проконтролировать исполнение.

 - Если тендер предполагает "живую" часть: презентации, комментарии, переговоры, обсуждения, необходимо четко очертить представителю рамки полномочий: насколько можно снижать цену, изменять условия и сроки оплаты, предоставлять ли откат, в каких пределах, как реагировать на требование отката.

3. Обычно, информация о  контактных лицах открыта. Предварительно  необходимо продумать вопросы,  которые будут задаваться. Если  вопросы существенны для содержания  тендерного предложения, то появится  возможность выйти напрямую к   организаторам тендера. Нужно  стараться не просто задавать  вопросы, но и запомниться,  вызвать уважение, симпатию.

4. Если тендерные предложения  принимаются только в письменном  виде, предварительное общение невозможно. Это может означать, что решение  уже принято, нужна только массовка. Либо то, что пытаются "пропихнуть" своего, либо то, что при решении  ключевым критерием будет цена. Необходимо попытаться все-таки  пообщаться с кем-либо из организаторов  тендера и уточнить критерии.

5. Если тендер устраивает  государственная компания или  компания, подобная государственной,  важно выйти на лицо, принимающее  решение. Рядовое участие редко  бывает целесообразно. 

6. Информация, которую необходимо  знать: 

- Имена и контактная  информация ответственных лиц. 

- Имена и контактная  информация лиц, принимающих решение.