Организация выставочных мероприятий

     Выставочные стенды подразделяются на:

     1)стандартные выставочные стенды;

     2)мобильные выставочные стенды;

     3)нестандартные выставочные стенды.

     Стандартный стенд выполняется из выставочного конструктора. Стандартная комплектация стенда включает: ковровое покрытие, стол, стул, лампу, фризовую панель с надписью, вешалку, урну. В стоимость стенда входит также информация в каталог до 300 печатных знаков. При оформлении стандартных выставочных стендов используются различные технологии: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфическая печать, изготовление объемных букв, световых коробов и т.д. Вы можете заказать дополнительное экспозиционное оборудование для выставочного стенда - витрины, подиумы, демонстрационные и информационные стойки.

     Мобильные выставочные стенды - незаменимы при проведении промо-акций. Подобное выставочное оборудование удобно, компактно и экономично. Эти выставочные стенды отличает компактность, легкость и дизайн, что позволяет удобно расположить их в любом месте. Мобильные выставочные стенды - буклетницы, которые служат практичными подставками для печатной продукции и дополняют стенды. Компания «Место под солнцем» располагалась на стандартном выставочном стенде, который был оформлен аппликацией из самоклеющейся пленки, полиграфической печатью. На стенде было много каталогов, визиток, но отсутствовала сувенирная продукция, фуршет, музыкальное сопровождение другая выставочная атрибутика.²¹ 

     2.3 Подведение итогов и оценка результатов от участия в выставке 

     Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: организационные и коммерческие. При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

     Удачно ли выбрано место для стенда?

     Была ли оптимальной планировка стенда?

     Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?

     Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

     Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?

     Какие неудобства были во время работы на стенде?

     Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?

     Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?

     Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д.

     Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:

     Отправить благодарственные письма за посещение стенды фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;

     Разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;

     Разослать посетителям обещанные документы и рекламно-информационные материалы;

     Проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;

     Посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;

     Установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;

     Поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;

     Отправить благодарственные письма и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информации о выставке - так называемую папку для прессы.

     Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С.Миллер для « эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевыставочного письма заготовить заранее (до открытия выставки) и разослать его настолько быстро после окончания выставки, чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с нее. Автор приводит 4 аргумента:

     Броскость - письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;

     Память - впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;

     Доверие - выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию;

     И последнее - у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, - личный доступ.

     Кроме описанных выше мероприятий в план послевыставочной работы включаются:

     Подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству компании, а также отделам маркетинга и рекламы;

     Анализ выявленных недостатков в процессе полготовки и проведения выставки;

     Подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей и т.п.);

     Развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.

     После завершения выставки проводится всесторонний анализ работы на выставке, оценивается эффективность участия и составляется итоговый отчет по участию в выставке. Объективные показатели работы предприятия на выставке, которые позволяют оценить эффективность его участия в ней, и есть ни что иное, как коммерческие итоги. Рекомендуется в последний день выставки произвести первую оценку результатов по следующим параметрам:

     1)Количество посетителей на стенде всего, по отдельным дням и периодам времени (часам) в течение дня;

     2)Количество проведенных переговоров по целевым группам посетителей, темам, в разрезе товаров и услуг;

     3) количество новых контактов с заказчиками и их анализ;

     4) количество и объем заключенных контрактов;

     5)перечень перспективных партнеров - посетителей стенда, с которым следует установить контакт;

     6)отзывы посетителей о представленных продуктах и услугах, об оформлении стенда, о различных мероприятиях, проведенных на стенде;

     7)собственная оценка проведенным семинарам, докладам, пресс-конференциям;

     8)эффективность работы стендистов;

     9)итоги по работе с организаторами выставки²².

 

      3. ГЛАВА: Как сделать «ТурСиб-2010» более эффективным 

     3.1 Этапы подготовки к выставке 

     План подготовки к выставке составляется на основе двух ключевых моментов: цель участия и бюджет. Определив два этих важнейших момента, Вы можете составить список всего, что Вам потребуется. Этот список может выглядеть странно. В нем будут соседствовать такие записи: «заказать стенд стоимостью в… тысяч долларов» и «не забыть тряпочку для вытирания пыли». И это правильно: на выставке не бывает мелочей. Даже если Вы выставляете самую лучшую продукцию на самом лучшем стенде, но у Ваших стендистов закончились визитные карточки или прайс-листы - выставка будет вами проиграна. Целесообразно составить максимальный список необходимых мероприятий и предметов, а уже потом присвоить каждому наименованию «индекс значимости». Значимость оценивается одновременно в трех единицах измерения: 1)важность для реализации выставочной концепции; 2)стоимость; 3)временные затраты.

     Таким образом, Ваш список мероприятий по подготовке к выставке параллельно может использоваться и как обоснование выставочного бюджета, и как временной график. Очевидно, что первым пунктом этого списка станет установление контактов с организаторами выбранной Вами выставки: получение полной информации о выставке, выбор павильона, расположения стенда в павильоне, конфигурации стенда, подача заявки на участие. ITE «Сибирская ярмарка» предлагает следующий порядок действий:

     1)Связаться с Дирекцией выставки по телефону, факсу или электронной почте и запросить Заявку-договор и План экспозиции.

     Тел.: +7 (383) 210-62-90; факс: +7 (383) 225-98-45, e-mail: syro@sibfair.ru

     При выборе места для выставочного стенда важно знать: месторасположение входов на выставку и въездных ворот, технические характеристики выставочной площадки на которой проводится мероприятие (высота потолков, наличие колонн, подвесных систем , балок или балконов), возможность подвода коммуникаций( электричество, вода, интернет и т.п.). Не помешает выяснить, кто из участников располагается рядом, где находятся конкуренты или партнеры.²³ Далее Вам нужно определиться, какую площадь арендовать - оборудованную или необорудованную.

     Оборудованная площадь представляет собой выставочный стенд (модуль) из стандартных конструкций и, обычно, состоит из: коврового покрытие; стен; стола и стульев; ламп освещения и фризовой панели с название участника. В большинстве случаев, этой комплектации не хватает для грамотного и полного представления компании на выставке. Оборудованная площадь может быть интересна для небольших стендов ( 4-15 кв.м.), когда есть большое кол-во эффектных экспонатов, своих оформительских материалов, и важна - экономичности, а не имидживая составляющая. Необорудованная площадь - это место на выставке («голый» пол), которое необходимо оформить самостоятельно или с помощью дизайнерских и строительных компаний. При аренде необорудованной площади необходимо заказать у Организаторов подвод электричества к стенду, а также других коммуникаций (если нужно), т.к. они не в ходят в стоимость аренды.

     Если Вас устраивает оборудованная площадь со стандартным комплектом, то подписываете с Организаторами мероприятия договор на аренду застроенной площади. В этом случае, Организаторами стоимость застройки будет добавлена в цену аренды вашей площади.

     2)Заполнить Заявку-договор и выслать ее по факсу в Дирекцию выставки.

     3)Заполнить Заявку на внесение информации в официальный каталог выставки.

     Срок подачи информации в каталог выставок уточняется у Дирекции выставки;

     Для подачи информации в каталоги выставок необходимо использовать только высланную нами в электронном виде интерактивную форму;

     Заполненная заявка принимается только в электронном варианте и только в установленной организатором форме ;

     4)Информация о деятельности фирмы предоставляется на двух языках: русском и английском;

     Если заявка подачи информации в каталог выставки не поступит до установленного срока, организатор оставляет за собой право поместить информацию об организации в «Дополнениях к официальному каталогу выставки»;

     Информационные варианты, высланные по факсу, не рассматриваются.

     5)Согласовать с дирекцией выставки и зарезервировать расположение стенда на плане.

     6)Произвести оплату в соответствии с выставленным счетом.

     Наиболее затратными как с финансовой, так и с временной точки зрения являются создание дизайна выставочного стенда и предвыставочная рекламная кампания, поэтому эти две важнейшие составляющие успеха должны стать вторым и третьим пунктами плана подготовки к выставке, после оформления заявки на участие. Далее необходимо разработать программу пристендовых и околовыставочных мероприятий (проведение лотерей, презентаций и конкурсов, участие в семинарах и круглых столах, другие рекламные и PR акции). Следующий этап - разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка команды стендистов.

     О чем экспоненты иногда забывают (практические советы по основным пунктам Вашего плана)

     Общаясь с организаторами выставки, Вы можете запросить не только общие условия участия в выставке, но и дополнительную информацию: «сетку» застройки интересующего Вас павильона (это поможет Вам выбрать удобное место для Вашего стенда и покажет, насколько серьезно намерены выставляться Ваши партнеры и конкуренты); список околовыставочных мероприятий (семинары, презентации, круглые столы); программу рекламной кампании выставки и список СМИ - информационных партнеров выставки (Вы сможете оценить, как рекламируется выставка, и можно ли ожидать достаточного количества посетителей, а также разместить свою рекламу в тех СМИ, которые рекламируют выставку, это очень эффективно).²⁴²⁵