Организация и управление

Существуют два типа групп — формальные и неформальные.

Формальные группы образуются как структурные подразделения организации на основе разделения труда и выделения отдельных специализированных функций, для выполнения которых требуется совокупность людей необходимой квалификации и профессии, готовых совместно выполнять определенную работу. Они имеют формально назначенного руководителя, формально разработанную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

Неформальные группы не требуют для своего создания распоряжений руководства, они складываются из членов организации на основе их взаимных симпатий, общих интересов, одинаковых увлечений, привычек и обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. Здесь также наблюдается распределение ролей и позиций, есть явно или неявно выраженный лидер.

Взаимодействие человека и группы носит двусторонний характер: человек своими действиями способствует решению групповых задач, а группа помогает ему удовлетворять потребности в безопасности, любви, уважении, самовыражении, оказывает влияние на формирование его личности и т.п.

. В процессе установления нормального взаимодействия человека с его организационным окружением большую роль играет формирование расположения человека к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе, организации в целом.

Наиболее важными для эффективного управления и установления хороших отношений в организации являются три типа расположения работников: удовлетворенность работой; увлеченность работой; приверженность организации. Наличие этих расположений существенно влияет на результаты работы, поведение работников, текучесть кадров.

2.2. Внешняя и внутренняя среда организации

Внешняя среда организации представляет собой совокупность переменных факторов, которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента. Выделяют внешнюю среду прямого и косвенного воздействия.

Внешняя среда прямого воздействия охватывает организации и людей, которые могут вступать в контакт с организацией, оказывая на нее воздействие в силу выполняемых ими задач. К ним относятся: поставщики, потребители, акционеры, конкуренты, различные контролирующие органы, местные органы власти

Внешняя среда косвенного воздействия формируется из факторов и условий, прямо не влияющих на деятельность организации, но предопределяющих стратегически важные решения, принимаемые ее руководством. К ним относятся: законодательство, политические, экономические, демографические, социально-культурные, технологические, экологические, географические и климатические факторы и условия.

Политические факторы — стабильность власти, изменения в составе и политике правительства, характер проводимых реформ. Политическая нестабильность может увеличить риск долгосрочных инвестиций; смена программ правительства — вызвать серьезные сдвиги в характере поддержки частного бизнеса или государственного сектора экономики

Экономические факторы оказывают влияние на организацию через такие параметры экономики, как динамика и темпы роста валового национального продукта и продукции отраслей, оплата труда, относятся кредитно-денежная и налоговая политика, динамика доходов населения. Например; изменение норм оплаты труда может потребовать радикального пересмотра стратегии управления персоналом. Изменение налогообложения может привести к удорожанию продукции и т.д.

Демографические факторы миграции, возрастного и полового состава населения, смертности и рождаемости способны непосредственно влиять на результаты деятельности организации. Например, сокращение рождаемости может в какой-то период времени привести к снижению спроса на детские вещи, учебники, услуги детских садов и школ. Тенденция к старению населения заметно изменяет вкусы и характер покупок, увеличивая потребность в более удобных, но менее модных вещах, повышая востребованность определенных медицинских препаратов.

Социально-культурные факторы оказывают существенное влияние практически на все сферы жизнедеятельности. Они формируют и отражают вкус и моду, нормы поведения, отношение отдельного человека к работе, условиям и оплате труда, косвенно воздействуют на выбор людьми товаров и услуг. Например, идеологические установки государства получают отражение в средствах массовой информации (телепрограммах, газетах, журналах и т.п.), что неизбежно сказывается на спросе на отдельные виды товаров и услуг.

Технологические факторы играют значимую роль в конкурентной борьбе. Уровень развития технологий предопределяет производительные и качественные возможности предприятий. Появление новых прогрессивных технологий снижает шансы на успех предприятий, работающих по старинке.

Влияние факторов внешней среды на организацию оценивается ее менеджментом по двум основным критериям:

а)              возможностям, использование которых положительно отразится на деятельности организации;

б)              угрозам, представляющим для нее опасность.

Ускорение динамики изменений внешней среды требует от менеджмента эффективного взаимодействия с внешним окружением и развития у организации адаптивности к переменам. Вопросы долгосрочной стратегии организации стоят во главе угла всех процессов управления.

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как технология, персонал, структура, внутриорганизационные процессы, организационная культура.

Технология включает в себя технические средства и технологические процессы. Производители продукции (товаров, работ, услуг), заинтересованы в использовании передовых технологий. Вопрос о технологиях является ключевым в обеспечении эффективности организации и конкурентоспособности ее продукции.

Персонал (кадры) составляет основу любой организации. Чтобы создаваемая им продукция отвечала требованиям рынка, менеджмент организует формирование состава знаний, умений, навыков и культуры персонала в целях организации.

Структура организации — это состав и система взаимодействий входящих в нее подсистем, выделяемых по критериям производственных и управленческих процессов. Структура отражает сложившиеся в организации разделение управленческого труда, иерархию управления и связи, она связывает воедино все элементы организации.

Внутренняя среда организации состоит из большого количества различных действий, объединяемых в процессы и подпроцессы. Выделяют процессы а) общего характера, б) функциональные.

Внутриорганизационные процессы общего характера — это коммуникации, принятие решений и координация.

В ходе коммуникации происходит обмен информацией, эффективность которого зависит от форм коммуникаций, применяемых технических средств и ограничительных процедур, устанавливающих, кто, где, когда, с какой периодичностью, в какой форме и в каких целях осуществляет обмен информацией. Система коммуникаций должна обеспечивать оптимальный информационный обмен.

Любые действия и функции управления основываются на принятых решениях. Процесс принятия решений организуется по-разному: право принимать решения закрепляется только за высшим уровнем управления; практикуется делегирование прав на нижние уровни иерархии; решения предварительно широко обсуждаются и согласовываются.

Координировать — означает придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Процесс координации может осуществляться посредством процедур двух типов:

1) через непосредственное руководство действиями в форме распоряжений, приказов и предложений;

2) с использованием системы норм, правил и процедур, регулирующих деятельность.

Количество и значимость функциональных процессов зависит от целей, задач, вида деятельности организации и ее размера. Основные группы функциональных процессов, охватывающие деятельность любой организации, следующие: маркетинг, производство, финансы, работа с персоналом (кадры), обработка и анализ информации о работе организации. Организационная культура складывается из организационного дизайна и устойчивых позитивных норм, представлений, принципов и верований, которые разделяются большинством работников. Формирование и поддержание культуры — непрерывный процесс, требующий настойчивости и последовательности от ее менеджмента.

Состояние внутренней среды организации в сопоставлении с внешней средой менеджмент оценивает по двум основным критериям:

а)              сильным сторонам (достоинствам) организации (высококвалифицированные работники, передовые технологии, и т.п.);

б)              слабым сторонам организации (изношенное оборудование, устаревшие методы работы, слабо подготовленный персонал, отсталые технологии, неэффективная система коммуникаций и т.п.).

Деятельность менеджмента предполагает развитие сильных сторон и устранение слабых.

2.3. Менеджмент и менеджеры

Содержание понятия «менеджмент» многогранно: оно включает науку и практику управления; функцию; процесс; отношения управления и систему; людей, управляющих организацией; аппарат управления; особое управленческое искусство.

Менеджмент как наука и практика управления, является самостоятельной и в то же время междисциплинарной областью знаний.

Практика менеджмента формирует навыки и обогащает опыт людей, осуществляющих управление, а результаты практической деятельности служат источником для совершенствования теории менеджмента.

Менеджмент как функция. Менеджмент — это особый вид деятельности (функция), реализуемый через выполнение управленческих действий — функций управления, содержание и набор которых зависят от типа организации (коммерческая, административная, и т.п.), объема ее деятельности (малая, средняя, большая), вида деятельности (производство товаров, выполнение работ, оказание услуг), а также от управленческой иерархии, содержания внутриорганизационных процессов (планирование, производство, и т.д.) и множества других факторов.

Менеджмент как процесс. Реализация функции управления требует координации различных действий и функций в пространстве и времени (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Роль процесса управления в организации

Все вопросы управления при процессном подходе рассматриваются с позиции логической последовательности (взаимосвязанности) управленческих функций и действий, направленных на достижение целей и решение задач организации.

Менеджмент как отношения управления. Управление — это определенный тип взаимодействия субъекта (кто управляет) и объекта (кем управляют) управления. Для реализации управленческого взаимодействия необходимо наличие отношений управления, т.е. потребности и возможности у субъекта управления вырабатывать управленческие команды и готовности объекта управления эти команды выполнять

Менеджмент как система. Системность менеджмента обусловлена наличием и взаимосвязанностью его составляющих: структуры и ее элементов, функций, процессов, методов, форм и т.п.

. Как управляющая система она формирует и изменяет внутреннюю среду организации и регулирует протекающие в ней процессы. Как управляемая система — принимает решения под воздействием изменяющихся условий внешней и внутренней среды, которые направляют ее действия (например, законодательство, приоритеты собственников, поставщиков и потребителей). Ее основные подсистемы —- структурно-функциональная, информационно-поведенческая и подсистема саморазвития.

Менеджмент — это менеджеры. Менеджмент всегда связан с менеджерами. Менеджером является член организации, имеющий в подчинении других работников, действиями которых он уполномочен управлять, неся полную ответственность за состояние управляемого объекта.

Основными обязанностями менеджеров являются организация и использование труда сотрудников для достижения целей и решения задач организации. Результативность их работы зависит, прежде всего, от умения работать с персоналом, владения информацией обо всем, что происходит внутри организации и в ее окружении, от умения создавать благоприятный рабочий климат и своевременно принимать эффективные решения.

Менеджмент как аппарат управления. Аппарат управления организацией состоит из управленческих работников — руководителей (менеджеров), специалистов и служащих. Правом и обязанностью руководителей является принятие управленческих решений в рамках своей компетенции и организация их практической реализации. Специалисты осуществляют разработку и обоснование вариантов решений. Служащие занимаются информационным обеспечением процесса управления: сбором, передачей, обработкой, хранением и обновлением информации.

Касаясь содержания работы менеджера, Г. Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы – роли руководителя. Роль, по его определению, является «набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности».

Минцберг выделяет следующие десять функционально-ситуативных ролей, в которых (в разной мере) выступают различные менеджеры:

· Межличностные роли:

1. Глава организации (figurehead role). Все менеджеры должны выполнять определенные обязанности церемониального или символического характера. Данная роль связана с выполнением рутинных обязанностей правового или социального характера, представительством и т. п.

2. Лидер (leader). Это руководитель, ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, т. е. за то, чтобы работники действовали в интересах организации, для достижения ее целей. Он отвечает за набор и подготовку работников, их реальную деятельность, контролирует выполнение работниками своих функций.