Внутренняя среда организации

Во всех организациях, за исключением самых малых, существует горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация  достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Разделение труда  в организации — вопрос, который  относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру  организации и возможности ее успешной деятельности. Эффективность  и целесообразность способов горизонтального  и вертикального разделения труда  во многих случаях определяет, насколько  производительна может быть организация по сравнению с конкурентами.

Объем управления. Вертикальное разделение труда — отделение  работы по координации от непосредственного  выполнения заданий — необходимо для успешной групповой работы.

Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации  дает в результате уже описанную  иерархию управленческих уровней. Главной  характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может  иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут, в свою очередь, иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Например, руководитель производства может иметь в своем подчинении до десяти начальников, включая руководителей смен и различных функциональных служб. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень рядовых работников.

 Сфера контроля руководителя  — это лица, ему подчиненные.  Сфера контроля — важный аспект  организационной структуры. Если  одному руководителю подчиняется  большое количество людей, то  имеет место широкая сфера  контроля, которая дает в результате  плоскую структуру управления. При  узкой сфере контроля каждому  руководителю подчиняется мало  людей, что приводит к многоуровневой  структуре. Большие организации  с плоской структурой имеют  меньше уровней управления, чем  организации сопоставимого размера  с многоуровневой структурой.

Однако универсальных  подходов к определению оптимальной  сферы контроля не существует. На нее  могут влиять многие факторы внутри самой организации и во внешней  среде. Ни сфера контроля, ни число  уровней управленческой иерархии не являются даже функцией размера организации. Огромная корпорация может иметь  меньше уровней иерархии, чем армейский  полк.

Необходимость координации  становится насущной, если работа четко  делится и по горизонтали, и по вертикали. Если не создать формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей  формальной координации различные  уровни, функциональные зоны и отдельные  лица легко могут сосредоточиться  на обеспечении своих собственных  интересов. Формулирование и сообщение  целей организации в целом  и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования.

Задачи — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность предназначается для выполнения ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, то организация будет действовать успешно.

Характеристики задач. Задачи организации традиционно делятся  на три категории — работа с  людьми и предметами (машинами, сырьем, инструментами), энергией, информацией. Например, на заводском конвейере  работа людей состоит из работы с  предметами. Задача мастера состоит, в основном, в работе с людьми. Задачи бухгалтера связаны с информацией.

Две важные характеристики — частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может  состоять в выполнении задачи по сверлению  отверстий тысячу раз в день. Чтобы  выполнить каждую операцию, требуется  всего несколько секунд. При этом исследователь выполняет разнообразные  и сложные задачи, и они могут  не повторяться ни разу в течение  дня, недели или года, он может затрачивать на их решение месяцы или годы. Управленческая работа носит немонотонный, неповторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода от низшего уровня к высшему уровню иерархии.

Задачи ы специализация. С момента начала индустриализации существует тенденция расширения специализации  и дробления всей работы на более  мелкие операции. Технологические нововведения, системное сочетание техники  и специализация труда сделали  специализацию задач углубленной  и очень сложной.

Технология — четвертый важнейший внутренний фактор - имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Будем рассматривать технологии в рамках определений, которые дают социологи, например, Ч. Перроу, который характеризует технологию как средство преобразования «сырья» — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой.

 Выполнение задачи  включает использование конкретной  технологии как средства преобразования  материала, поступающего на входе,  в форму, получаемую на выходе.

Стандартизация, механизация  и автоматизация. Стандартизация —  это использование стандартных  взаимозаменяемых компонентов в  производстве, что значительно сокращает  стоимость производства и ремонтных  работ. Концепция стандартизации стимулировала  развитие специализации, открыв широкие  возможности для применения неквалифицированного труда, а затем механизации и автоматизации, представляющих собой использование механизмов и машин вместо людей. Именно на этом основано современное массовое производство товаров и услуг. Стандартизация в настоящее время широко распространена в сфере производства и услуг.

Непрерывные процессы. Движущиеся конвейерные линии, в том числе  сборочные, применяются почти повсеместно  при производстве самой сложной  продукции. Они превращают производство в непрерывной процесс. Для их применения операции, задачи, выполняемые рабочими, чрезвычайно узко специализировали. Это позволило передавать выполнение операций роботам.

Технологии оказывают  сильнейшее воздействие на управление и организационную эффективность.

Классификации технологии. Классификация технологий по степени  автоматизации широко распространена, но существуют классификации по другим признакам.

 Классификация по Вудворд. Изучая производственные предприятия Д. Вудворд — британская исследовательница управления, разделила производственные технологии на три категории:

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Суперкомпьютеры,  космические корабли, мебель и  одежда, изготовляемые по индивидуальным  заказам, могут служить примерами  использования таких технологий.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или подобны. Такой тип  производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей  и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары  изготавливаются на основе таких  технологий.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, на котором круглосуточно  изготавливается одинаковый по  характеристикам продукт в больших  объемах. Примерами такого производства  могут служить переработка нефти,  работа электростанций.

 
Классификация технологии по Томпсону. Социолог и теоретик организаций  Д. Томпсон разработал классификацию технологий с разделением на три категории:

1. Многозвенные технологии  характеризуются серией взаимозависимых  задач, которые должны выполняться  последовательно. Сборочные линии  массового производства являются  типичным образцом такого вида  технологии. Каждая операция по  сборке автомобиля должна выполняться  в определенной последовательности.

2. Посреднические технологии  характеризуются встречами групп  людей, таких, например, как клиенты  или покупатели, которые являются  или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это  посредническая технология, связывающая  вкладчиков и тех, кто берет  займы в банке. Телефонные компании  выступают посредниками между  людьми, которые хотят позвонить  сами и хотят, чтобы им позвонили.

3. Интенсивная технология  характеризуется применением специальных  приемов, навыков или услуг,  для того чтобы произвести  определенные изменения в конкретном  материале, поступающем в производство. Примером можно считать монтаж  кинофильма.

Многозвенные технологии во многом эквивалентны технологиям  массового и некоторым формам непрерывного производства, а интенсивные  технологии эквивалентны индивидуальным технологиям. Целью последних является достижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии, в известной мере, занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Ими в основном пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация, но выпуск продукции не может быть полностью стандартизован. Посреднические технологии позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временную связь. Например, некоторые вкладчики банков хотят иметь свободный и постоянный доступ к своим вкладам, в то время как другие, желая иметь более высокий процент, готовы ждать.

ПЕРСОНАЛ

Индивидуальные характеристики личности. Люди являются главным фактором в любой модели управления. В ситуационном подходе к управлению существуют следующие основные аспекты человеческого  фактора: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его  влияние на поведение отдельных людей и групп. Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

Способности. Люди различаются  наиболее наглядно по своим индивидуальным способностям, присущим человеку качествам. У одних людей больше способностей к музыке и пению, у других к  компьютерному программированию, у  третьих к составлению письменных отчетов. Различия в интеллектуальных способностях и физических данных частично объясняются наследственностью, частично — обучением и опытом.

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Выбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу, является средством увеличения выгоды от специализации.

Предрасположенность, одаренность  — это потенциал человека в  отношении выполнения конкретной работы. Являясь результатом сочетания  врожденных качеств и приобретенного опыта, одаренность становится талантом, открывающимся в определенной области. Руководители, в частности, должны уметь  оценивать возможности людей. Предрасположенность  к управлению очень важна при  выборе кандидатов на обучение менеджменту.

Потребности — это внутреннее состояние психологического или  физиологического ощущения нехватки чего-либо. Основными считают физиологические  потребности в пище, питье, тепле, а также психологические потребности  — потребности причастности, принадлежности к обществу, группе людей. Многие люди имеют потребность к власти и  влиянию, но это может долгое время  не проявляться, пока не будут удовлетворены  их основные потребности. Организация должна создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к достижению целей организации.

Ожидания. Люди, основываясь  на прошлом опыте и оценке текущей  ситуации, формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно  или подсознательно они решают, насколько  вероятно свершение чего-то значимого  для них. Эти ожидания оказывают  значительное влияние на поведение. Если работник ожидает, что его дополнительные усилия будут вознаграждены, то, вероятно, он будет их прилагать. При отсутствии таких ожиданий трудно рассчитывать на дополнительные усилия со стороны работника.

Восприятие значительно  влияет на ожидания и поведение. Для  практических целей можно определить восприятие как интеллектуальное осознание  стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно  происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно  происходящее. Все события влияют на поведение только в той мере, в какой воспринимаются самим  человеком. Если руководство хочет, чтобы работники стремились к  достижению цели организации, оно должно доказать работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей.

Отношение можно определить как то, что нравится, и то, что  не нравится, как неприязнь или  привязанность к предметам, людям, группам или любым проявлениям  окружающей среды. Отношения формируют  необъективное восприятие среды  и тем самым влияют на поведение. Примерами могут служить разные предрассудки. Люди, которые придерживаются точки зрения, что женщины некомпетентны  как работники и уступают мужчинам, стремятся преувеличивать все ошибки, которые делают женщины, и не могут  оценить и воспринять доказательства, что они так же компетентны.

Ценности — это общие  убеждения, вера в то, что хорошо и что плохо или что безразлично. Ценность предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию  чего-то благом. Примерами жизненных  ценностей могут служить утверждения: «Воровать плохо», «Демократия предпочтительнее диктатуры», «Право собственности должно быть в руках государства, а не отдельных лиц». Ценности, как и  многие другие индивидуальные черты, приобретаются  посредством обучения. Им обучают  в школах, их воспитывают в детях  родители, они укрепляются в других социальных контактах и даже через  средства развлечения и досуга. Конкретные ценности руководителей, в особенности  высшего звена, часто отражаются в целях и политике организации.