Внутренняя среда организации

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Факторы внутренней среды  организации

Управление зависит от бесконечного числа факторов. Все  факторы, влияющие на процесс управления, часто разделяют на управляемые и неуправляемые. В ряде случаев говорится не об абсолютной, а об относительной управляемости / неуправляемости тех или иных процессов. Более или менее непосредственно управляемые переменные причисляются к факторам внутренней среды организации. Те, что в меньшей степени подвластны руководителю, рассматриваются в качестве факторов внешней среды.

 К внутренней среде  организации относят такие факторы,  как цель, задачи, кадры, структура,  технологии.

 Постановка целей – важнейший исходный момент процесса управления. Организация – это сложная многоцелевая система, тесно связанная с окружающим миром и оказывающая на него всестороннее воздействие. Управление такой системой требует определения всей совокупности целей и задач, которые она должна решать в своей повседневной деятельности; продукции, которую она будет производить, и рынков, которые будет обслуживать; необходимых ресурсов для реализации запланированных целей и способов их достижения.

 Основным пунктом внутриорганизационного  целеполагания является формулирование  миссии данной организации, которая  отражает ее особенности, причины  существования и ее будущую  роль в обществе. Миссия – это  генеральная (стратегическая) цель, которая не может быть задана  количественными параметрами, а  характеризует предназначение и  философию, которой следует данная  организация. Миссия предполагает  наличие определенных ценностей,  правил и приемов, которыми  пользуется фирма в своей деятельности. Это микрокультура фирмы, ее традиции, подход руководителей к принятию решений, то есть та уникальность, которая делает организацию неповторимой, отличной от других. Миссия, с одной стороны, как бы дает информацию об организации ее сотрудникам и возможным претендентам на работу в этой организации, с другой – она формирует о себе соответствующее мнение в глазах внешнего окружения. Как правило, миссия организации формируется годами, оттачивается и редко меняется.

 На формирование миссии  влияют:

 – собственники организации,  развивающие организацию для  того, чтобы за счет прибыли  решать свои жизненные проблемы;

 – сотрудники организации,  непосредственно создающие продукт,  организующие получение необходимых  ресурсов, обеспечивающие (через маркетинг)  реализацию продукции и решающие  таким образом свои жизненные  проблемы и интересы;

 – покупатели продукции  фирмы, за счет своих финансовых  ресурсов приобретающие продукцию  для удовлетворения своих потребностей  и интересов;

 – деловые партнеры  организации, оказывающие ей определенные  коммерческие услуги в своих  интересах.

 При формировании миссии  организации необходимо учитывать  интересы всех указанных субъектов,  каждый из которых в разных  решениях оказывает разное влияние.  Четко сформулированная миссия  показывает отличие организации  от других, подобных ей. Для этого  должны быть сформулированы следующие  характеристики организации:

 – философия организации,  выбранная администрацией компании  для организации работы;

 – сфера деятельности  организации, учет которой необходим  для выбора ресурсов и продукта;

 – система ее целей,  показывающая, к чему стремится  организация;

 – технологические  возможности организации.

 Таким образом, миссия  – это не конкретное указание  о том, что и в какие сроки  сделать. Она формирует лишь  общее направление движения организации  с учетом ее внешних и внутренних  условий. Это очень важное заявление  руководства, отражающее общественно  значимые намерения организации,  а также дающее представление  о сфере деятельности, ключевых  целях и принципах работы.

 Миссия организации  в известной степени влияет  на прогноз действия фирмы,  который определяется рыночными  условиями и выбранным сроком  существования фирмы. Именно здесь  раскрывается управленческое содержание  миссии, поскольку миссия – это  совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей.

 При разработке миссии, т.е. совокупности стратегий, исследуются  не только внешняя среда (геополитические,  экономические и социальные условия), но и системные характеристики  организации, совокупность ресурсов, производственных либо организационных  процессов, продукции.

 Миссия должна быть  четко сформулирована, доведена  до каждого сотрудника, чтобы  была им понята, так как из  миссии будут вытекать цели  деятельности и задачи данной  организации.

 Наукой управления  не выработаны какие-либо универсальные  правила, применяемые при формулировании  миссии. Существуют лишь некоторые  общие рекомендации, которые следует  учитывать руководству. Среди  них:

 – миссия формулируется  вне временных рамок, что позволяет считать ее «безвременной»;

– миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так  как она устремлена в будущее  и показывает, на что будут направлены усилия и какие ценности будут  для организации наиболее важными;

 – в миссии не  принято указывать в качестве  цели получение прибыли, несмотря  на то что прибыльная работа  является важнейшим фактором  жизнедеятельности любой коммерческой  организации; но фокусирование  на прибыли может существенно  ограничить спектр рассматриваемых  организацией путей и направлений  развития, что в конечном счете приведет к негативным последствиям;

 – миссия формулируется  высшим руководством, которое несет  полную ответственность за ее  воплощение в жизнь путем постановки  и реализации целей организации; 

 – между миссией  организации и более общей  системой, частью которой она  является, не должно быть противоречий.

 Существует множество  подходов к определению миссии и ее содержанию, отражающих оценку роли и значения организации в первую очередь руководителями, принимающими решения. Как уже отмечалось, центральным пунктом является ответ на вопрос: какова главная цель (предназначение) организации? При этом на первое место предпочтительно ставить интересы, ожидания и ценности потребителей (сегодняшних и будущих).

 Специалисты по менеджменту  и руководители многих крупных  компаний считают, что организации  должны идентифицировать себя  в миссии не по производственному  продукту или услуге, а по ключевому  назначению, то есть по определению:  кто мы и чем мы отличаемся  от других. Иными словами, значение  имеет не то, что компания производит, а то, за что она борется,  что она будет делать в будущем.

 Многие компании вводят  в миссию положения, подчеркивающие  ценностные ориентации, стимулирующие  работу персонала и наполняющие  повседневную деятельность смыслом  и осознанием ее благородной  цели на благо людей.

Миссия образует фундамент  для установления целей организации  в целом, ее подразделений и функциональных подсистем, каждая из которых ставит и реализует свои цели, логические, вытекающие из общей цели предприятия.

Цели организации – направление, в котором должна осуществляться ее деятельность. Это состояние, в котором хотят находиться организации. Цели организации принято называть целями функционирования. Цели, стоящие перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности планирование – это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах. Цели всегда формируются теми, кто распоряжается ключевыми ресурсами в соответствии с системой ценностей обладателей этих ресурсов. Высшее руководство организации представляет собой такой ресурс. Структура ценностей руководителей всегда влияет на структуру целей. Формулирование целей всегда находится под воздействием интересов ряда субъектов:

 – владельцев и  руководителей;

 – сотрудников;

 – деловых партнеров  в лице поставщиков и потребителей;

 – местной власти, которой организация помогает  решать те или иные проблемы;

 – общества в целом  (местное население, которое может  по-разному относиться к разным  организациям).

 Если мы рассматриваем  цель как желаемый результат,  то нужно признать, что существует  множество целей – различных  в зависимости от типа организации.  Одни организации занимаются  бизнесом, оказанием услуг и т.д.  – они всегда действуют в  рамках специфических ограничений.  Их цель касается получения  прибыли, уменьшения затрат, т.е.  таких показателей, как рентабельность  и др.

 Другие организации  (учредители)– некоммерческие –  действуют в сфере оказания  услуг и прибыль как таковую  не получают, но затраты их  волнуют, поскольку функционируют  они в рамках бюджетных ограничений.  Цель предприятия должна учитывать  такие области деятельности, как  доля рынка, разработка новых  видов продукции, качество услуг  и др. Некоммерческие организации  тоже имеют различные цели, но  больше внимания они уделяют  ответственности. Другими словами,  в различных организациях, как  правило, приходится иметь дело  с совокупностью целей. Задача  руководителя организации любого  уровня – суметь учесть все  многообразие факторов, влияющих  на функционирование организации,  правильно оценить ситуацию и  выбрать оптимальные решения.

 На каждом уровне  организации возникают некоторые  частные цели, причем только их  совокупность необходимо рассматривать  как некоторую цель определенного  уровня управления. Цели организации  образуют иерархию, т.е. они находятся  в отношении иерархической подчиненности. Цели высшего уровня всегда являются более важными и более широкими по охвату, чем цели низшего уровня. Отсюда возникает необходимость построения дерева целей, в котором увязаны цели различных уровней управления организацией и по различным направлениям деятельности.

 В структуре управления  организации цели выполняют ряд  действий (функций):

1) отражая философию деятельности  и развития организации, цели, в конечном счете, определяют  характер и особенности этой  организации;

2) цели всегда уменьшают  неопределенность текущей деятельности, так как они рассматриваются  как ориентиры, позволяют приспособиться  к окружению, сконцентрироваться  на достижении желаемых результатов,  а значит, урегулировать соответствующие  поступки и поведение;

3) цели составляют основу  критериев для выделения проблем  принятия решений и оценки  результатов;

4) цели всегда позволяют  (независимо от их реальности) сплачивать вокруг себя энтузиастов,  брать на себя дополнительные  обязанности, прилагать усилия  для их выполнения;

5) даже официальное провозглашение  цели является подтверждением  необходимости законности существования  данной организации в глазах  общественности, даже если эта  организация своей деятельностью  вызывает неблагоприятные последствия. 

 Цели важны с точки  зрения существования организации,  они должны удовлетворять ряду  требований:

 а) должны быть конкретными,  формулироваться в количественном  выражении (как правило);

 б) должны быть реальными  (в данных конкретных условиях, иначе не будет усилий по  их достижению);

 в) должны быть гибкими  (способными к трансформации и  корректировке в соответствии  с изменившимися условиями);

 г) должны быть совместимыми  во времени и пространстве, с  тем, чтобы не дезориентировать  исполнителей в их действиях  (несовместимость ведет к конфликтам);

 д) должны быть не  противоречивыми и согласованными  с другими целями, а также с  ресурсами, потребными для их  достижения;

 е) должны быть признаваемы. 

 Цели обычно достигаются  в процессе сочетания общих  целей организации и личных  целей руководителей. Должен быть  найден определенный компромисс: руководители должны осознать  и признать цели организации  в качестве своих личных целей.  Только в этом случае они  будут заинтересованы в достижении  результатов.

 Цели организации имеют  структурный характер, то есть  они предполагают определенную  классификацию:

 –  цели организации  бывают стратегическими, тактическими  и оперативными. Первые – ключевые, они ориентированы на решение  перспективных (5–10 лет) проблем;  вторые – более конкретны и  ориентированы на более короткий  период (от одного до трех-пяти  лет). Третьи представляют собой  конкретизацию стратегических и  тактических целей до уровня задач, которые должны решать конкретные исполнители в своей повседневной работе (в пределах года, полугода, квартала, месяца, рабочего дня);

 –  исходя из периода времени, необходимого для реализации, различают: долгосрочные (более 15 лет), среднесрочные (1–5 лет), краткосрочные (1 год) цели;

 –  группировка  целей по содержанию построена  на многообразии интересов организации:  выделяют технологические, экономические,  социальные, производственные, административные, маркетинговые и пр. цели;