Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

Филиал  в г.Барнауле 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

На  тему

«ВЛИЯНИЕ  ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ  УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ» 
 
 
 

Студент      Берестников Игорь Михайлович

 

Специальность      Менеджмент

№ личного  дела      10ммд60946 

Образование                Второе высшее 

Группа             4МВп-1

Дисциплина       

Преподаватель             

Барнаул 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение…………………………………………………………………...3
2. Понятие и функции коммуникаций ………………………………..……6
3. Понятие «информационные технологии»……………………………….7
4. Внутрифирменные коммуникации………………………………………7
5. Коммуникации между организацией и внешней средой………………10
6. Структура коммуникационных процессов……………………………..11
7. Элементы и этапы процесса коммуникации…………………………...12
8. Роль обратной связи……………………………………………………..14
9. Особенности межличностных коммуникаций…………………………16
10. Совершенствование коммуникации в организации……………………21
11. Качество коммуникаций и эффективность управления……………..25
12. Заключение……………………………………………………………..26
13. Список использованной литературы………………………………….30

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВЕДЕНИЕ

      Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называют организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

      Один  из первых теоретиков организационного поведения Ч.Бернард отмечал, что  любой достаточно полной теории организации  коммуникация займет центральное место, т.к. структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д.Кац и Р.Канн писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема является весьма актуальной.

     Предметом анализа в данном случае выступают  сущность, элементы, этапы и особенности  коммуникативного процесса в организациях.

В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных  источников – вышестоящих руководителе, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и  т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

      Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

      Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

      Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений осуществления  обратной связи и корректировки  целей и процедур деятельности организации  в соответствии с требованиями ситуаций. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способным принимать важные решения относительно их использования.

      Ответственность менеджера в области этих технологий – обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций.

      Мы  должны уметь управлять информацией  и улучшать свое дело с помощью  правильного ее использования для  повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство преуспевающих организаций используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.

      Коммуникации  – связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Поэтому я выбрала для своей работы эту важную тему, что даст мне возможность грамотно применять и пользоваться полученными знаниями в моей дальнейшей работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие и функции коммуникаций.

      Коммуникации  – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений и доводит принятые решения  до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.[№4]

      Чтобы реализовать свои роли в межличностных  отношениях, информационном обмене и  процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля, руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникацию. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации являются связующим процессом.

  Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации, более полно и достоверно представляющие необходимую информацию.

      Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители –  это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

      В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление  изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь  процветания предприятия.

      Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная.

Первая  осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции тесно связаны  друг с другом. Взаимодействие личностей  в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям

2. Понятие «информационные технологии».

    СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. Последние  достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

3. Внутрифирменные коммуникации.

МЕЖУРОВНЕВЫЕ  КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ. Информация перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней  на низшие. Таким путем подчиненным  уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

    Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей.

    Передача  информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

    КОММУНИКАЦИИ  ПО ВОСХОДЯЩЕЙ, т.е. снизу вверх, также  выполняют функцию оповещения верха  о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества, рассмотрены в последующих главах. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

КОММУНИКАЦИИ  МЕЖДУ РАЗЛИЧНЫМИ ОТДЕЛАМИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ)

    В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.[№11]

    Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

    КОММУНИКАЦИИ  РУКОВОДИТЕЛЬ-ПОДЧИНЕННЫЙ. Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

    КОММУНИКАЦИИ  МЕЖДУ РУКОВОДИТЕЛЕМ И РАБОЧЕЙ  ГРУППОЙ. В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.