Виды комуникаций

Не вся связь в организации  основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией  между людьми при встрече. Люди ощущают  постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в  эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

- информация, не находящаяся в  области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работника одного  уровня), будет восприниматься медленнее,  чем знакомая информация;

- в незнакомой ситуации работник  почти автоматически выбирает  ту часть своего прошлого опыта,  которая связана с этой ситуацией  и может быть использована  для ее оценки;

- коммуникации воспринимаются  и оцениваются в свете опыта  работника;

- даже наиболее объективная  информация включает субъективные  представления;

- несоответствие кодирования и  расшифровки информации вытекает  из различий в опыте ее источника  и получателя;

- один только язык не может  решить проблему несоответствия  кодирования и расшифровки информации.

Известны многочисленные руководства  и правила, направленные на обеспечение  эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию. Ниже приводятся некоторые рекомендации, используемые в практике деятельности организаций разных типов и обращенные к руководителю, к которому поступает информация от подчиненных.

Как уже отмечалось, особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации  обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях  ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести  кадров или плохая координация между  подразделениями могут указывать  на ухудшение коммуникаций.

Существуют различные виды сетей  коммуникаций. Некоторые виды зависят  от конкретного фактора, например от качества и объема информации. На рис. 4 представлены четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Следует упомянуть и о многоканальной сети, представляющей собой тоже колесо, но со связью между подчиненными.

Очевидным становится то, что структура  сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство  удовлетворенности ее членов. Она  является важным компонентом в типах  взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказывается эффективной, а в других - нет. В табл. 1 показана эффективность различных типов сетей.¹⁴

Таблица 1. Эффективность различных  типов коммуникационных сетей

Критерий оценки	Коммуникационные сети
	«Цепь»	«Y»	«Колесо»	«Круг»	«Многоканальная»
Скорость	Средняя	Средняя	Высокая	Низкая	Высокая
Точность	Высокая	Высокая	Высокая	Низкая	Средняя
Удовлетворенность	Средняя	Средняя	Низкая	Высокая	Высокая

 

Рис. 4. Типы коммуникационных сетей:

а - круг; б - цепь; в - «Y»; г – колесо

2.4 Организационные факторы, влияющие  на коммуникации

Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны  с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени.

Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых (например, мастеров) и относящихся  к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между работниками на одном уровне и между подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных  каналов коммуникаций работники  организации удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке  путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном  уровне нередко имеет важные последствия  для организации; постоянное обращение  друг к другу за советом увеличивает  уверенность в собственных решениях. Как показывает опыт, полная зависимость  от руководителей в получении  информации и консультировании является ограничением и в большинстве  случаев его можно избежать. По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован  в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях - вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется, в разном объеме) по каждому из трех направлений осуществляются одновременно.

Восприятие работниками любой коммуникации определяется многими организационными и личностными факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано изменением получаемой информации или рабочего окружения. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются.

Стиль управления. Коммуникации между  руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный  поток информации как в направлении  сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности  появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно  функционируют те организации, где  руководители стремятся, чтобы никто  из сотрудников единолично не контролировал  коммуникации, чтобы поощрялось участие  всех сотрудников в потоке коммуникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем  и подчиненными.

Потребность в коммуникациях в  направлении снизу вверх и  в консультировании работников возрастает, когда:

- размеры организации увеличиваются; 

- услуги и продукция усложняются; 

- в большей мере изменяются  технологические условия и условия  внешней среды; 

- усиливается географическая разбросанность  подразделений организации. 

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения информации является весьма оперативной, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения ответственности и отчетности.¹⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Процесс управления – информационный процесс, включающий в себя формирование, восприятие, передачу, обработку и  хранение информации. Понятно, всякое управление, в том числе персоналом, не сводится только к информации, но и не мыслимо вне информации. Именно поэтому всегда будет потребность  в людях, обладающих опытом работы области  информационных коммуникаций. Ведь эффективные  коммуникации – это одна из составляющих успеха любого бизнеса.

Понимание механизма коммуникационных процессов позволяет сформировать эффективную систему бизнес-коммуникаций (обмен информацией и деловое  взаимодействие) компании. Коммуникации встроены во все виды управленческой деятельности, они являются связующими звеньями, оказывающими существенное влияние на эффективность всех процессов, происходящих в организации.

Безусловно, существует множество  преград на пути успешного осуществления  коммуникаций. Распространенными препятствиями  на путях обмена информацией в  организации служат фильтрация плохих новостей подчиненными, перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура  организации. Плохая обратная связь  и неумение слушать мешают эффективному обмену информацией. Следовательно, тормозятся и другие процессы управленческой деятельности, что в свою очередь приостанавливает успешное развитие организации.

Таким образом, мы видим, что от развития коммуникаций зависит успех управленческой деятельности. Поэтому менеджеру  приходится постоянно следить за протеканием коммуникационных процессов, контролировать их эффективность и  целенаправленность.

Список литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие / Л.Е. Басовский - М.: ИНФРА-М, 2006. – 289 с.

2. Большаков А.С. Менеджмент: учеб. пособие / А.С. Большаков - СПб.: Питер, 2004. – 343 с.

3. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: учебник / Ботавина Р.Н. - М.: Статут, 2005. - 187с.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: практикум: учеб. пособие / Герчикова И.Н.- М.: ЮНИТИ, 2006. – 190 с.

5. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник - 3 изд., перераб. и доп. / И.Н. Герчикова - М.: ЮНИТИ, 2007 – 190 с.

6. Глущенко Е.В. Теория управления: учебный курс / Е.В. Глущенко, Е.В. Захарова, Ю.В. Тихонравов. - М.: Вестник, 2006 – 238 с.

7. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления: учебник / В.И. Кнорринг - М.: ИНФРА-М, 2006 – 165 с.

8. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник / Б.Г. Литвак. - М.: Дело, 2007. – 120 с.

9. Мильнер Б.З. Теория организации: учебник / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2006. – 312 с.

10. Мухин В.И. Теория управления: учебник / Мухин В.И. - М.: Центр, 2002. – 310 с.

11. Парахина В.Н. Теория организации: учеб. пособие. / В.Н. Парахина - М.: Юнити, 2004. – 418 с.

12. Поршнева А.Г. Управление организацией: учебник / А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой Н.А. Саломатина. - М.: Статут, 2006. - 366 с.

13. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса: учеб. пособие / А.К. Семенов – М.: 2006. – 272 с.

14. Смирнов, Э.А. Разработка управленческих решений: учебник для вузов / Э.А. Смирнов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 271 с.

15. Уколов, В.Ф. Теория управления: учебник / В.Ф. Уколов, А.М. Масс, И.К. Быстряков. - М.: Экономика, 2008. – 183 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Глущенко Е.В. Теория управления: учебный курс. - М., 2006. – С. 42-44.

² Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник - 3 изд., перераб. и доп. - М., 2007. – С. 26-27.

³ Парахина В.Н. Теория организации: учеб. пособие. - М., 2004. – С. 48.

⁴ Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник. - М., 2007. – С. 51-52

⁵ Басовский Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие - М., 2006. – С. 98-101.

⁶ Большаков А.С. Менеджмент: учеб. пособие - СПб.: Питер, 2004. – 129-132.

⁷ Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. - М., 2006. – С. 73-75.

⁸ Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: учебник. - М., 2005. – С. 61-63.

⁹ Уколов В.Ф. Теория управления: учебник. - М., 2008. – С. 83.

¹⁰ Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса: учеб. Пособие. – М.: 2006. – С. 127.

¹¹ Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: учебник для вузов. - М., 2006. – С. 70.

¹² Герчикова И.Н. Менеджмент: практикум: учеб. пособие.- М., 2006. – С. 112-114.

¹³ Мухин В.И. Теория управления: учебник. - М., 2002. – С. 133-135.

¹⁴ Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления: учебник. - М., 2006. – С. 52-53.

¹⁵ Парахина В.Н. Теория организации: учеб. пособие. - М., 2004. – С. 183-186.