Відбір персоналу в організації

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

на тему

 

"Відбір  персоналу в установу"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

 

 

ВСТУП

 

Однією з найважливіших  проблем на сучасному етапі розвитку економіки України є проблема в галузі роботи з персоналом. При всьому різноманітті існуючих підходів до цієї проблеми основними найбільш загальними тенденціями являються наступні: формалізація методів та процедур відбору кадрів, розробка наукових критеріїв їх оцінки, науковий підхід до аналізу потреб в управлінському персоналі, просування молодих та перспективних робітників, підвищення обґрунтованості кадрових рішень та розширення їх гласності, системна ув’язка господарських та державних рішень з основними елементами кадрової політики.

Практика підтверджує, що людські можливості являються визначальними в досягненні поставлених цілей. Які б не були чудові ідеї, новітні технології, найбільш сприятливі зовнішні умови, без добре підготовленого персоналу високої ефективності роботи добитися неможливо.

Вкладення в людські ресурси та кадрову роботу стають довгостроковим фактором конкурентноздатності та виживання організації. Матеріали багатьох наукових досліджень показують, що ефективність економіки лише на третину обумовлюється вкладеннями в техніку і обладнання. Решта залежить від людського фактора, залученого інтелектуального потенціалу, кваліфікаційного рівня і здібностей керівників та спеціалістів. Правильний відбір кадрів дає змогу здійснити принцип “кожна людина на певному місці і кожне місце – для певної людини”. Людина забезпечує максимальну віддачу, якщо виконує посильну роботу, що відповідає її нахилам, здібностям, рівню загальної і спеціальної підготовки. Ігнорування цих вимог на практиці призводить до плинності керівних кадрів і зниження економічних показників господарювання, зумовлене організаційними, економічними і психологічними причинами, внаслідок складності праці керівника чи спеціаліста і його тривалої адаптації до вимог і умов праці.

У зв’язку з актуальністю поставленої  проблематики метою написання реферату є визначення теоретичних засад ефективного процесу відбору, персоналу організації.

Під час опрацювання  літератури і написання реферату будуть застосовувані такі методи, як: вербально-описовий метод, метод аналізу і спостереження, методи конкретизації, абстрагування тощо.

Емпіричною інформаційною  базою роботи є матеріали періодичних видань, нормативно-правові акти в галузі трудового законодавства, наукові та навчальні видання тощо.

 

 

 

  Поняття відбору персоналу, його зміст та етапи

 

Ефективний відбір кадрів є однією з форм попереднього контролю якості людських ресурсів і вирішальним моментом у процесі управління персоналом організації.

Відбір  працівників – це процес відбору найпридатніших кандидатів із створеного під час набору резерву. Як правило, вибір зупиняється на претендентові, який має найвищу кваліфікацію для виконання роботи на певній посаді, а не на найпридатнішому для службового просування. При цьому оцінюють освіту, рівень професійних навичок, досвід роботи, особисті якості претендента [3, С.52].

Змістом відбору кадрів є визначення професійної придатності  працівника. Із визначенням професійної придатності працівника пов'язана робота щодо розстановки кадрів. Ідеться про досвід, здібності, індивідуальний стиль, які в одних випадках дадуть змогу швидко освоїти обов'язки та якісно виконувати роботу, а в інших — виявляться непотрібними, а то й шкідливими.

Професійна придатність  охоплює сукупність знань, умінь, навичок, а також особистих властивостей та якостей, необхідних людині для успішного виконання посадових обов'язків. Розрізняють потенційну та реальну придатність. Про потенційну професійну придатність свідчить, наприклад, перебування людини в резерві на висування. Реальна професійна придатність формується після оволодіння знаннями, уміннями та навичками, набуття необхідних для вищого посадового становища особистих якостей.

Етапами професійного відбору персоналу є [2, С.90]:

• створення кадрової комісії;
• формування вимог до робочих місць;
• оголошення про конкурс у засобах масової інформації;
• медичне обстеження здоров'я й працездатності кандидатів;
• оцінка кандидатів на психологічну стійкість;
• аналіз захоплень і шкідливих звичок кандидатів;
• комплексна оцінка кандидатів по рейтингу й формування остаточного списку;
• висновок кадрової комісії з вибору кандидатури на вакантну посаду;
• затвердження посади, висновок контракту;
• оформлення й здача у відділ кадрів кадрових документів кандидата.

Існує певний перелік  типових документів для прийому і оформлення на роботу на підприємство: листок по обліку кадрів (резюме); особиста заява про прийом на роботу; трудова книжка; рекомендаційний лист (характеристика); копія документа про утворення; фотографії співробітника; бізнес-план роботи в посаді (для керівника).

Після оформлення перерахованих  вище кадрових документів і здачі їх у відділ кадрів необхідно провести комплексну оцінку потенціалу і якостей кандидатів. Обсяг і ступінь деталізації оцінки залежать від категорії працівника й важливості його робочого місця. Чим вище рівень керування, тим більше повинна бути деталізація й вірогідність оцінки. На це звичайно йде 2-3 тижня. Після аналізу оцінки й позитивного рішення питання про прийом на роботу керівником підприємства у відділі кадрів оформляються інші документи: наказ про прийом на роботу, контракт співробітника, посадова інструкція, договір про повну матеріальну відповідальність (для матеріально-відповідальних осіб), акт приймання-передачі робочого місця (матеріальних цінностей) [6].

2. Цілі відбору персоналу

 

Ціль селекційного процесу  відбору персоналу – зібрати від претендентів інформацію, яка забезпечить прийняття на роботу найдостойніших. Звичайно, організація зможе лише зібрати інформацію лише про чинники, які дають змогу прогнозувати майбутню діяльність. Щоб відібрати кандидата на відповідний пост, необхідно мати достатню інформацію про роботу, яку йому потрібно виконувати, а також про вимоги до нього і результати які він повинен досягнути.

В подальшому потрібно визначити, наскільки ділові якості працівника відповідають пред’явленим до нього  вимогам. Для систематизації методів оцінки можливостей претендентів використовують таблицю (таблиця 1).

Таблиця 1.

Методи оцінки можливостей претендентів

Можливості працівників	Методи оцінки
Обдарованість: Інтелект, реакція і т.д.	Тести
Соціальні можливості: Контактність  та інше	Інтерактивні методи: співбесіда, дискусія, ділові ігри, вирішення виробничих задач
Мотивація: Готовність ризикувати для досягнення цілі і т.д.	Тести, документи, співбесіда, аналіз виробничої діяльності
Якості особистості: Дисциплінованість	Тести
Професійні якості	Тести, документи, характеристики
Професійний стаж	Тести, документи, характеристики

 

Основна задача відбору  – відібрати з числа претендентів такого робітника, який зможе досягнути  бажаного результату. Не рідко ключові пости в організації займають спеціалісти, які хоч і володіють багатьма хорошими рисами , але в цей же час не в змозі повністю вирішити поставлені перед ними задачі. Таких спеціалістів потрібно заміняти, оскільки недоробка на кожному робочому місці призводить до постійного відставання організації в конкурентній боротьбі [10, С.71-72].

3. Методи відбору персоналу

 

У процесі відбору  кадрів використовують окремі методи: випробування, тестування, моделювання, співбесіди. Для кожної окремої організації такі методи повинні враховувати її специфіку, розмір, складність і технологічну змінюваність. Систематичні надійні методи відбору, як правило, вимагають великих витрат і виправдані в разі великої кількості числа вакантних місць та ще більшого числа кандидатів. Якщо кількість претендентів невелика, складні методи відбору неефективні. Розглянемо деякі з них.

3.1 Аналіз документів претендента

 

При прийомі на роботу претендент повинен пред’явити документи які  дають повну інформацію про нього. Документи що пред’являються на роботу дозволяють визначити трудова дієздатність претендента, рівень його професійної підготовки, його кваліфікацію, практичний досвід, а також досвід роботи як керівника. Характеристика дає можливість в певній мірі судити про його людські якості.

Претенденти оформляють у встановленому порядку: особистий листок по обліку кадрів (резюме), автобіографію і заповнюють анкету. Число пунктів анкети повинно бути мінімальним, вони повинні зосереджувати інформацію, що найбільш впливає на продуктивність і якість майбутньої роботи претендента. Пункти анкети повинні бути сформульовані в нейтральному стилі і передбачати різні можливі відповіді, включаючи можливість відмови відповідати на питання. Анкета повинна бути адаптована для кожного робочого місця, посади.

Крім методів, які традиційно пред’являють при прийомі на роботу, можна порекомендувати характеристику з минулого місця роботи чи з учбового закладу. Характеристики широко використовують в багатьох країнах. В Німеччині, наприклад, фірма зобов’язана дати працівнику рекомендацію, яка являється тією ж характеристикою. В цьому документі адміністрація не має права згадувати про недоліки працівника. В цей же час в окремих випадках можливі функціональні вказівки на небажані риси робітника, які були помічені.

Першим кроком у відборі є заповнення форми заяви. Така форма ефективний метод збирання інформації про попередній робочий досвід претендента, освіту та інші демографічні дані, що стосуються посади. У ній не повинно бути запитань, які не стосуються цієї роботи, зокрема, про стать, релігію або національність. Дані форм у цілому використовують неофіційно, щоб вирішити, чи кандидат заслуговує на подальший розгляд, а організатори застосовують форми заяв для ознайомлення з кандидатами перед інтерв’ю.

У багатьох організаціях використовують лист по обліку кадрів або довідку – резюме. На перший погляд підхід при створені цих документів однаковий. В цей же час в цих документах багато розбіжностей через відмінності функцій. Особистий листок по обліку кадрів, крім професійної характеристики, дає у великій мірі і політичну його характеристику. Резюме ж дає більш повну характеристику професійних якостей претендента.

Таким чином, можна зробити висновок: важливо приділяти найбільшу увагу документам, які використовує організація при прийомі на роботу. Аналіз документів, що представляє претендент, дає перше враження як про людину і професіонала. Якщо він проходить цей етап успішно його допускають до наступної стадії – співбесіда [11, C.36-38].

3.2 Співбесіда

Співбесіда – це інтерв’ю за заданими, типовими питаннями, відповіді на які потребують точної професійної оцінки. Хоча інтерв’ю є популярним методом відбору, висновки, зроблені на його підставі нерідко помилкові, оскільки ґрунтуються на враженні з першої зустрічі, що не завжди відповідає справжнім характеристикам особи. Достовірність інтерв’ю можна збільшити шляхом підготовки організаторів та розширення змісту інтерв’ю. У структурованих інтерв’ю питання записують наперед, і всі інтерв’юери задають одні і ті ж питання претендентам. Цей метод вносить стабільність у процесі і дає змогу компанії затвердити зміст питань.

Розрізняють особисту і групову  співбесіду. Особиста співбесіда проводиться  з одним кандидатом за спеціально розробленою програмою. Для її розробки можна скористатися загальними рекомендаціями проведення співбесіди. При цьому акцентується увага на виявленні тих характеристик, на які орієнтована дана співбесіда. Цей варіант зустрічаються найбільш часто, однак при його використанні варто проаналізувати прийоми, що підвищують об'єктивність оцінки (наявність схем оцінки, система відповідальності і т. д.).

Групова співбесіда проводиться з  декількома кандидатами. Її мета інформування претендентів про умови роботи або  спільне обговорення певного  кола питань. Менеджер, що проводить  таку співбесіду, спостерігає за поведінкою учасників у процесі обговорення теми, оцінює ступінь їхньої активності, аргументованість висловлень, здатність контролювати хід бесіди, чіткість і ясність висловлення думок, грамотність мови і словниковий запас, витриманість і коректність у дискусії, уміння слухати. Крім спеціаліста, що проводить співбесіду, до оцінки претендентів у процесі її проведення варто залучати декількох спостерігачів.

Претендент повинен володіти професійними якостями, окрім яких важливі також і особисті якості спеціаліста: винахідливість, умінні знайти вихід з неприємної ситуації; терплячість, здатність виконувати монотонну роботу на протязі довгого періоду часу; комунікабельність, схильність до роботи в колективі; урівноваженість; делікатність; цілеспрямованість, активність, орієнтація на одержання бажаного результату; готовність допомогти колегам по роботі; ввічливість; відданість своїм обіцянкам, вміння доводити справу до конкретного результату. Практично усі якості як позитивні так і негативні, можна легко визначити, задавши ряд правильно згрупованих запитань. Співбесіду зі згоди кандидата проводять стільки разів скільки потрібно. Отримати найбільш достовірну інформацію про кандидата можна, оцінюючи його якості за десятибальною системою (табл.2) [5].