Управлінські рішення

З переходом  на нижчі рівні управління завдання стають структурованішими. Середня  ланка менеджерів працює із завданнями обох типів, при цьому частка запрограмованих  завдань збільшується при використанні засобів автоматизації праці. На нижньому рівні управління переважають  завдання, прийняття яких здійснює процедурами.

Рішення можуть приймати:

інтуїтивно (з відчуттям того, що саме воно є  правильним);

на основі суб'єктивних суджень, зумовлених знаннями та накопиченим досвідом (спираючись на здоровий глузд, людина обирає альтернативу, яка принесла успіх у минулому);

на основі раціонального способу вирішення  проблеми, в основі якого — глибокий аналіз причин, що зумовили проблему, і  логічні міркування щодо можливих способів її розв'язання. Цей спосіб найчастіше застосовують для вирішення складних і нестандартних проблем; потребує креативного мислення і застосування різноманітних засобів активізації  творчого пошуку.

Управлінські  рішення мають відповідати певним вимогам (рис. 2.12).

Рішення лише тоді принесе користь, коли буде націлене на ефективне використання ресурсів організації і може бути нею реалізоване. Воно повинно прийматись особою, що має відповідні повноваження, і відповідати чинному законодавству. Прийняте рішення слід формулювати  стисло і чітко для його однозначного розуміння. Своєчасно прийняте науково  обґрунтоване рішення стимулює розвиток організації. Рішення слабке, прийняте передчасно або із запізненням, знижує результативність праці колективу  та окремих виконавців.

Технологія  прийняття управлінського рішення

Метою управлінської діяльності є знаходження  таких форм, методів, засобів та інструментів прийняття рішень, які б сприяли  досягненню оптимального результату в  конкретних умовах.

Технологія  розроблення, прийняття і реалізації рішень та процедур, здійснення логічних, аналітичних, інформаційно-пошукових, обчислювальних та інших операцій передбачають їх чітку послідовність. Розробляючи  управлінські рішення, необхідно встановити порядок здійснення операцій, пов'язаних із накопиченням, рухом, зберіганням, обробленням, аналізом інформації, забезпеченням  нею структурних підрозділів  і окремих робочих місць, а  також визначити дії, необхідні  для вирішення господарських  завдань.

Раціональна технологія прийняття і реалізації управлінського рішення передбачає такі етапи: підготовку, прийняття, реалізацію рішення.

1. Етап  підготовки — проведення економічного  аналізу ситуації на мікро-  і макрорівні; охоплює пошук, накопичення,  опрацювання інформації, виявлення  і формулювання проблем, що  потребують вирішення та ретельного  вивчення чинників, що їх обумовили.

2. Етап  прийняття — охоплює розроблення  й оцінювання альтернативних  рішень, визначення критеріїв вибору  оптимального рішення, вибір і  прийняття рішення.

У межах  існуючих ресурсних чи інституційних  обмежень з розроблених рішень вибирають  те, що відповідає обумовленим критеріям  вирішення проблеми. Кількість запропонованих для вирішення проблеми варіантів  залежить від наявних ресурсів, часу, інформації, необхідної для обґрунтування  рішення тощо.

Важливим  елементом процесу прийняття  управлінських рішень є оцінювання дій на різних його етапах. Так, на етапі  діагностики проблеми — це оцінювання меж, масштабів та рівня поширення  проблеми; на етапі обґрунтування  — оцінювання різних варіантів, запропонованих для вирішення проблеми, на етапі  прийняття рішення — оцінювання очікуваних наслідків від його реалізації. Це оцінювання здійснюється за певними  критеріями.

На етапі  підготовки критеріями розпізнавання  проблеми найчастіше служить визначена  ціль, відхилення від якої свідчить про наявність проблеми. Отже, керівники  всіх рівнів мусять мати чітко сформульовані  цілі та завдання своєї діяльності. За їх відсутності появу проблеми відчувають суто інтуїтивно або ж  за надходженням сигналів, що суттєво  ускладнює процес прийняття рішень.

На етапі  розроблення варіантів розв'язання проблеми застосовують різні критерії, які дають змогу вибрати ті, що є найбільш доцільними. Від обґрунтованості  цих критеріїв залежить якість управлінського рішення і, в кінцевому підсумку, адаптивність та ефективність організації.

Найповніше  розроблена система критеріїв для  структурованих проблем, для розв'язання яких використовують економіко-математичні  методи. Критеріями можуть служити  мінімум витрат чи максимум дохідності, термін окупності інвестицій чи найвищий рівень продуктивності праці. Дуже часто  критерієм може бути фактор часу, протягом якого рішення буде втілюватися  в життя. За умов високої інфляції чи політичної нестабільності слід надавати перевагу рішенням, що принесуть позитивний результат протягом короткого часу. Дуже важливо, щоб критерії, які використовують для вирішення завдань на нижчому  рівні, узгоджувалися з критеріями, сформульованими на вищому рівні.

Для неструктурованих чи слабоструктурованих проблем  важко визначити чіткі критерії відбору рішень, тому тут можна  використовувати систему зважених критеріїв, яка за певних умов дає  хороший результат.

З метою  прискорення процесу прийняття  рішень і підвищення їх якості доцільно дотримуватись таких рекомендацій:

формулювання  проблем, розроблення і вибір  рішення мають бути сконцентровані на тому рівні ієрархії управління, де є відповідна інформація;

інформація  має надходити від усіх підрозділів  фірми, що знаходяться на різних рівнях управління і виконують різноманітні функції;

вибір і ухвалення рішення повинні  врахувати інтереси і можливості тих ланок управління, на які буде покладено виконання рішення  або які зацікавлені у його реалізації.

Щодо  найскладніших і найважливіших  рішень рекомендується розробляти спеціальні організаційні процедури, визначаючи:

на якому  рівні слід приймати рішення;

хто готує  інформацію, проект рішення та його обґрунтування;

з якими  структурними підрозділами і працівниками узгоджуються рішення;

хто контролює  і відповідає за виконання рішення;

хто наділений  правом вносити корективи у зміст  рішення і строки його виконання;

яка форма  звітності про виконання рішень;

хто оцінює рішення і дає висновок про  ступінь досягнення поставленої  мети (ефективність рішення).

3. Етап  реалізації — розроблення заходів  для конкретизації рішення і  доведення його до виконавців; здійснення контролю за його  виконанням; внесення необхідних  коректив; оцінювання результату, отриманого  внаслідок реалізації рішення.

Реалізація  управлінських рішень — важлива  ланка технології управління. Поки рішення не втілене у життя  — це не рішення, а лише наміри. Потрібна велика організаторська робота, щоб  досягти його реалізації. Часто справа ускладнюється тим, що люди своєю  діяльністю можуть вносити суттєві  корективи у початковий варіант  рішення (поліпшувати його або погіршувати), і здебільшого це викликає додаткові  «шуми» в системі, які потрібно долати. Тому в технологічному ланцюзі управлінських  операцій, спрямованих на розв'язання проблем, складним і відповідальним є етап виконання прийнятих рішень.

Виконання рішення передбачає здійснення таких  операцій:

визначення  календарних строків (кінцевих і  проміжних) виконання рішення;

призначення відповідального виконавця або  кількох виконавців, доведення рішення  до виконавців, а в разі потреби  — до всього колективу;

інструктаж  виконавців, роз'яснення кожному  з них його місця в загальному трудовому процесі, конкретизація  завдань і відповідальності;

матеріально-технічне забезпечення процесу праці, в т. ч. обґрунтований розподіл ресурсів;

проведення  інструктивної наради, роз'яснення  цілей і завдань;

координація дій виконавців;

коригування раніше прийнятого рішення;

мотивація діяльності виконавців;

облік і контроль виконання.

Розподіляючи  завдання серед виконавців, доцільно виходити з таких міркувань:

якщо  виконання доручення потребує знань  з різних галузей і кваліфікації, виконавцеві слід давати таке завдання, яке б спонукало його до підвищення рівня кваліфікації і розвитку здібностей;

обсяг роботи має відповідати можливостям  працівника, оскільки і надмірне, і  недостатнє навантаження негативно  впливає на якість виконання;

чітке визначення кола обов'язків працівника унеможливить відмову від виконання  певних робіт, пов'язаних із реалізацією  рішення;

розроблені  показники і стандарти на виконання  робіт повинні точно відображати  ступінь досягнення цілі, а також  якість здійснюваних операцій;

підлеглим доцільно надавати всю необхідну  для виконання завдань інформацію і делегувати достатні повноваження для коригування процесу реалізації рішень.

Успішне керівництво реалізацією рішень потребує не лише раціонального розподілу  робіт між підлеглими, а й здатності  налаштовувати їх на виконання завдань, сприяти ініціативності. Для цього  рекомендують використовувати всі  форми зовнішнього впливу на працівника, щоб він виконував завдання швидше за власними мотивами, ніж під впливом  формальних інструкцій. Наприклад, Р. Лайкерт  стверджує, що мотивація у сфері  виконання конкретних управлінських  рішень тим сильніша, чим вагомішою  є участь у прийнятті рішень безпосередніх  учасників виконання завдань.

Важлива роль у процесі реалізації управлінських  рішень належить контролю, який забезпечується налагодженням зворотного зв'язку. Це особливо важливо для реалізації рішення, що здійснюється у декілька етапів. Зворотний зв'язок дає змогу  своєчасно отримувати інформацію для  коригування рішень, за необхідності вносити зміни в перебіг їх виконання.

Наведена  схема прийняття та реалізації управлінських  рішень відображає логіку та технологію управлінської діяльності. На практиці цей процес є значно складнішим і  допускає паралельність виконання  певних процедур, що може скоротити  час прийняття рішень.

Загальні  підходи

до розв'язання управлінських проблем

Система методів, які використовують в управлінні, ґрунтується на загальнонауковій методології, що передбачає застосування таких підходів: системного, комплексного, моделювання, експериментування, конкретно-історичного, соціологічних досліджень та ін.

Системний підхід. Застосовують як спосіб упорядковування  управлінських проблем. Завдяки  йому здійснюють їх структурування, визначають шляхи подолання, обирають варіанти, встановлюють взаємозв'язки елементів  проблем, а також чинники та умови, що впливають на їх вирішення.

Комплексний підхід. У його основі — дослідження  управлінських проблем у їх взаємозв'язку. При цьому використовують методи дослідження багатьох галузей знань, що вивчають ці ж проблеми. Такий  інтегрований підхід є необхідною умовою розв'язання проблем організації  як багатоцільової відкритої системи, що активно взаємодіє із зовнішнім  середовищем.

Моделювання. Це метод вирішення складних управлінських  завдань. Дає змогу змоделювати  ситуацію і дослідити, як вона змінюватиметься  під впливом різноманітних чинників. Моделі відображають властивості, взаємозв'язки, структурні та функціональні параметри  системи, що є суттєвими для її цілей. Для розв'язання управлінських  проблем найчастіше застосовують моделі, що отримали назви «теорії ігор», «теорії черг», «управління запасами», «лінійного програмування», «імітаційні» тощо. Вони дають можливість вирішувати управлінські завдання із застосуванням  економіко-математичних методів. Це, зокрема, оптимізаційні завдання (складання  планів, балансів, формування цін тощо).

Експериментування. Застосовується у тих випадках, коли побудова моделі є неможливою через  значну кількість інституційних  чинників (звичаї, традиції, норми поведінки, що склались у суспільстві і можуть діяти всупереч прийнятим законам  та формальним правилам і процедурам). Експеримент дає змогу перевірити доцільність нововведень, запропонованих для вирішення завдань організації, і в разі позитивних результатів  розширити межі їх застосування. Управлінські експерименти вимагають дотримання певних принципів: цілеспрямованості, «чистоти» експерименту, чіткості у  визначенні меж експериментування  і напрямів, вибраних для досягнення його цілей, методичного забезпечення проведення експерименту, оцінки його результатів.