Управление процессом коммуникаций на предприятии

-обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

-использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

-проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

- организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

-практиковать выпуск информационных бюллетеней;

- обеспечить повышение квалификации работников управления;

-использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).⁹ Примерами информационных технологий могут быть: корпоративные издания и внутренний корпоративный сайт.

     Корпоративным изданиям - это ресурс, информирующий о компании, ее задачах, целях, успехах, новостях, продуктах и услугах, выходящий на средства компании и чаше всего не содержащий информацию о других субъектах бизнеса. СР, в первую очередь, предназначены сотрудникам компании, ее клиентам и партнерам (акционерам и инвесторам). Основные причины использования корпоративных изданий - это возможность прямого диалога с клиентами, сфокусированность аудитории, аутентичность информации, снижение рекламных расходов, использование баз данных клиентов. При принятии решения о корпоративном издании руководство компании преследует одновременно несколько целей. Во-первых, продвижение миссии, ценностей и стратегии развития компании. Во-вторых, создание у читателей ощущения принадлежности к определенному сообществу (коллективу сотрудников,  приверженцам конкретной торговой марки, фанклубу, клубу участников, корпоративных программ и т.д.), информирование о процессах, происходящих в компании ("эффект вовлеченности"). И, наконец, маркетинговые коммуникации, имиджевая реклама, позиционирование определенной группы товаров и услуг¹⁰.

        Внутренний корпоративный сайт - это информационный ресурс, к которому имеют доступ только сотрудники компании. Он может быть как полностью открытым, так и с распределенными правами доступа (например, есть часть сайта, к которой имеют доступ все сотрудники, а другие разделы доступны только некоторым категориям).

Во-первых, внутренний сайт решает проблему информирования. Новости компании, ее достижения, планы развития, важные события и нововведения централизуются и становятся доступными всем сотрудникам. Это не слишком влияет на количество слухов, но значительно уменьшает эффект "испорченного телефона".

Во-вторых, посредством сайта может осуществляться внутренний РR. Любые события, происходящее в компании, будь то переход на новые стандарты работы, корпоративный вечер или запуск программы кадрового резерва, должны иметь соответствующую информационную поддержку. Хорошо, если у каждого нового проекта есть свой раздел на внутреннем сайте, на котором можно посмотреть правила участия, нормативы, требования или любую другую необходимую информацию.

В-третьих, внутренний сайт является прекрасной площадкой для осуществления  нематериальной мотивации. Это современная альтернатива lоски почета, на которой можно похвалить сотрудника за достижения, описать суть этих достижений, провести с ним интервью или разместить его комментарии (статью).

Наконец, при правильной организации сайт может стать местом общения сотрудников. Общение - очень важная составляющая внутренней жизни компании, которая во многом формирует корпоративную культуру. Продуманная схема общения сплачивает сотрудников и позволяет регулировать их взаимодействие на уровне компании.¹¹

     Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться  следующими правилами.

1. Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими сотрудниками; часто важно добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению.

5. Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение.

6. Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

7.  Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.¹² 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Таким образом, коммуникация — это обмен информацией, который необходим людям как условие совместной работы в организации и является составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Эффективность работы менеджера прежде всего зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения.

     Процесс коммуникации возможно осуществить  при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи и получатель. Основные этапы коммуникационного процесса:                                            формулировка идеи и отбор информации; кодирование информации и формирование сообщения; выбор канала связи и передача сообщения; декодирование сообщения и восприятие информации;                                        интерпретация сообщения и формирование ответа;                                         передача ответа отправителю.

     Основная  цель обмена информацией — обеспечить взаимопонимание участвующих в нем людей. Однако из-за помех и искажений информации (шумов) смысл передаваемого сообщения может несколько измениться на любом из этапов процесса коммуникации. Основными причинами искажений являются проблемы в межличностных контактах (психологические различия в восприятии информации, семантические барьеры, невербальные символы), а также проблемы организационного характера (фильтрация, перегрузка каналов связи, нерациональная организационная структура).

     Для того чтобы компенсировать негативное воздействие шумов и повысить эффективность обмена информацией, в процессе коммуникации необходима обратная связь — реакция получателя на принятое сообщение, позволяющая оценить, насколько правильно воспринято и понято сообщение. 
 
 
 

Список  используемых источников

1.Специальная литература

1.1  Виханский  О.С.,Наумов А.И. Менеджмент:учебник/О.С.Виханский,А.И.  Наумов.-М.:Экономистъ,2004.-288с.

2.   Герчикова И.Н. Менеджмент:чебник/И.Н.Герчиков.-4-е изд.,перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА,2008.-511с.
3. Глухов В.В.Менеджмент:учебник/В.В. Глухов.-3-е изд.-СПб.:Питер,2008.-608с.
4.   Коргова М.А. Менеджмент: учеб.пособие- М.А.Коргова.-Ростов н/Д.:Феникс,2008.-378с.
5.   Лукичёва Л.И. Управление организацией: учеб.пособие/Л.И. Лукичёва.-4-е изд.-М.:Омега-Л,2008.-360 с.
6.   Менеджмент:учебник/под ред. М.М. Максимцова,М.А. Коморова.-3-е изд., прераб. и доп.-М.:ЮНИТИ-ДАНА,2008.-320 с.
7. Шапиро С.А. Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании: учебно- практическое пособие/С.А. Шапиро.-М.:Гросс медиа,2007.-336с.
8. Шеметов П.В. Менеджмент:управление организационными системами:учеб. Пособие/П.В. Шеметов,Л.Е. Чередников,С.В. Петухов.-2-е изд.стер.-М.: Омега-Л,2008-406с.

2. Статьи из книг и периодических изданий

2.1   Кацай, М.Ю.Корпоративные издания:поиск эффективных коммуникаций/М.Ю.Кацай//Упраление персоналом.-2005.-№7-С.37-39

2.2   Шабанова, А. Внутренний корпоративный сайт как средство информационного обмена в компании /А. Шабанова//Управление персоналом.-2005.-№ 15-С.47-51.