Управление процессом коммуникаций на предприятии

Введение

«Кто  владеет информацией - тот владеет  миром».

                                                                               У.Черчиль

     Тема  данной контрольной работы – «Управление  процессом коммуникаций на предприятии», является актуальной на сегодняшней день, так как коммуникационный процесс- это основа эффективного бизнеса.

     Информация  – это основное условие конкурентной способности организации. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

     Цель  контрольной работы – проанализировать процесс коммуникации на предприятии, его основные элементы, а так же влияние коммуникационного процесса на эффективность работы предприятия.

     Для достижения исследуемой цели необходимо решить следующие задачи:    рассмотреть понятие информации - как основу коммуникационного процесса; содержание и требования, предъявляемые к информации;  значение внутрифирменной системы информации, принципы, цели, функции; проанализировать  препятствия, которые мешают   обмену информации; дать понятие коммуникации  и рассмотреть её виды; охарактеризовать  процесс коммуникации; рассмотреть управление и совершенствование коммуникаций в организациях.

     Объектом  исследования является информация и  коммуникационный процесс на предприятии.

     Предметом исследования контрольной работы являются понятия информации, коммуникации, их виды, этапы коммуникационного процесса, влияние коммуникационного процесса на деятельность фирмы.

     Общая теоретическая база исследования включает в себя :

учебник  Виханского О.С «Менеджмент», учебник  «Менеджмент» Герчиковой И.Н.,учебное  пособие «Управление организацией»  Лукичёвой Л.И., учебник «Менеджмент» под редакцией М.М.Максимцовой, учебно-практическое пособие «Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании» Шапиро С.А., статьи из журнала « Управление персоналом». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.ИНФОРМАЦИЯ-ОСНОВА КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА 

1. содержание  и требования, предъявляемые к  информации

 

     В современной теории управления под  информацией обычно понимают «совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей её среде, которая уменьшает степень неопределенности знаний о конкретном объекте, обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом».¹

       Важной область управления - это информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятии, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное  значение имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Информация  служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. ²

При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации определяется символами  числом знаков, букв и т. д. Объем  воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализа информации. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации — это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность  информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличие от товара при передаче остается и у источника (продавца).

Насыщенность  информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость  информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий.

Управленческую  информацию классифицируют по различным  признакам:

1)характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

2)форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т. д.);

3)времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т. д.);

4)уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

5)функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т. д.);

6)принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятие и т. д.);

7)степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т. д.).³ 

1.2  значение внутрифирменной системы информации, принципы, цели,

      функции 

       Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи. Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства.

     Для определения эффективности внутрифирменной  системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали  использовать показатель — отношение  получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение  функционирования внутрифирменной системы информации.

Основные  принципы и цели ВСИ:

- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

- выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

- определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

- разработка программного обеспечения, создание и использование банков

данных;

- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

- автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

К важным задачам ВСИ относятся:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие  функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-   определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-  разработка программных средств, прикладных программ.⁴ 
 

2. препятствия  обмену информации

 

1. Языковый барьер, т.е. использование при обмене информацией языка, непонятного получателю. В любую организацию сегодня поступает разнообразная информация, которая включает термины из различных специализированных языков. Они могут быть малоизвестными и даже неизвестными. Язык многих специальных документов, приказов, постановлений, инструкций и т.д. бывает неудобочитаем из-за обилия канцеляризмов.

Письменную  речь правильно понимать труднее, чем  устную. При личном общении люди стараются излагать свои идеи, ориентируясь на слушателя, его реакцию. Отправителю  письменного сообщения невозможно оценить реакцию получателя и  степень понимания им смысла информации.

2. Компетенция участников обмена информацией, которая проявляется:

- через предвзятость, т.е. неприятие работниками фактов, не соответствующих сделанной ранее оценке ситуации и уже выработанному решению;

- специализацию работников, которая часто делает их кругозор узким. Многие специалисты способны видеть только близкие им стороны проблемы.