Удосконалення управління кадровою політикою на підприємстві

З цією метою необхідно вчасно реагувати на зміни, що відбуваються на ринку. При цьому важливу роль грає комп'ютеризація виконання комерційних операцій, а також операцій, пов'язаних з управлінням товарними запасами, контролем виконання договорів і т.д. З цією метою повинні створюватися автоматизовані робочі місця для виконавців.

Аудиторська служба

Аудитор перевіряє, контролює і аналізує фінансово-господарську діяльність готельного комплексу.

Нічний аудитор перевіряє правильність складання бухгалтерської документації і складає денний звіт за даними комерційної діяльності готельного комплексу. Зазвичай цей звіт складається наприкінці робочого дня, під час нічної зміни, і тому ця перевірка називається нічною аудиторською перевіркою, а службовець нічним аудитором. До його обов'язків входять: перевірка правильності складання рахунків; перевірка правильності оплати по кредитних картках; внесення до рахунків клієнтів оплати за покупки, здійснені протягом дня; перевірка талонів, що дають право на надання знижок; підбиття результатів усіх фінансових операцій; вирішення протиріч; моніторинг кредитних організацій; підготовка оперативних доповідей.

Аудитор перевіряє отриманий  дохід від проживання в готелі, відсоток фактичної зайнятості й інші дані, здійснює касове зведення, включаючи оплату чеками та кредитними картками. У багатьох готельних комплексах функції нічного аудитора виконує один з бухгалтерів. Як показує практика, нічний аудитор себе завжди виправдовує.

Готельним комплексам притаманна велика кількість документації по операціях. Операційна документація показує сутність і обсяг операцій і є основою для формування звітності, що вводиться в систему. Для кожної операції враховується тип операції (готівка, ціна, виплати) та її грошова вартість. Працівники бухгалтерії заносять дані у відповідні документи в залежності від отриманої інформації. Для цілей внутрішнього контролю облікова система повинна забезпечувати додаткову, незалежну документацію для перевірки кожної операції. У ручній або напівавтоматичній операції підтверджуючі документи, створені будь-якими методами, служать джерелами перехресних посилань.

Інженерно-технічна служба готельного комплексу «Хаят Редженсі Київ»

Для постійного нагляду  за станом інженерно-технічного обладнання в штат готелів вводяться спеціальні посади: інженери технічних пристроїв, електрики, слюсарі-механіки, сантехники та ін. У великих готелях постійно працює інженерно-технічна служба, що очолюється головним інженером готелю. У невеликих готелях інженерно-технічними питаннями займається директор або старший адміністратор.

До функцій інженерно-технічної  служби входить регулярне, відповідно до затвердженого графіка, проведення обстеження санітарного і технічного стану готелю, території, що прилягає до готелю, об'єктів комунального призначення і зовнішнього благоустрою, що обслуговуються інженерію-технічною службою, оцінка якості виконання проведених службою робіт і надання послуг, складання за результатами обстеження і перевірок актів.

Відділ комп'ютерного забезпечення розробляє програмне забезпечення або здійснює нагляд за встановленою придбаною інформаційною системою автоматизації процесу управління готелем.

Функції персоналу інженерно-технічної  служби готелю

Головний інженер готелю керує роботою технічного персоналу і контролює результати його роботи; несе відповідальність за правильну експлуатацію опалювальної системи, водопостачання, каналізації, засобів зв'язку, інформаційних систем, за безперебійну роботу технічного обладнання; контролює дотримання правил охорони праці та техніки безпеки працівниками; аналізує технічний стан електромонтажного і сантехнічного обладнання, доводить до відома керівництва про необхідність його ремонту або заміни; розробляє поточні та перспективні плани технічного переобладнання.

Старший енергетик забезпечує безперебійну роботу, правильну експлуатацію енергетичного і сантехнічного обладнання, електричних і теплових мереж, повітропроводів, водопроводу і каналізації; здійснює контроль за дотриманням інструкцій з експлуатації, технічним обслуговуванням і наглядом за енергоустаткуванням і електричними мережами; несе відповідальність за протипожежні заходи.

Електромонтер забезпечує нормальне функціонування світлових точок у всіх приміщеннях готелю; усуває аварії електроосвітлення і відновлює дію світлових і силових точок; стежить за справністю електросвітильників, внутрішньої електропроводки, вимикачів, штепселів, телевізійних установок, чистотою освітлювальної арматури, люстр, електричних ламп; ремонтує електронагрівальні прилади та інші електричні прилади; стежить за роботою і здійснює поточний ремонт зовнішніх (вуличних) світлових реклам.

Ліфтер спостерігає за роботою ліфта; вживає необхідних заходів у аварійних ситуаціях; підтримує у чистоті та порядку внутрішню частину кабіни та поверхові площадки перед ліфтом на всіх поверхах.

Слюсар-сантехнік стежить за справністю санітарно-технічного обладнання, нормальним надходженням води до опалювальних приладів, санітарно-технічних установок.

Ландшафтний архітектор розробляє за кресленнями та ескізами планування і художнє оформлення газонів, клумб; готує посадковий матеріал; займається посадкою саджанців, дерев, кущів, квіткових рослин; здійснює стрижку газонів, квітників, формувальну обрізку (підстригання) крон дерев, кущів; проводи і профілактичний догляд рослин в інтер'єрі; несе відповідальність за цілість і належний стан зелених насаджень.

Служба експлуатації номерного фонду відповідає за ремонт і експлуатацію номерною фонду (освітлення, опалювання, вентиляція, сантехніка, меблі тощо).

Відділ обслуговування

Відділ обслуговування включає: офіс головного адміністратора; адміністративно-господарський підрозділ; зв'язок; обслуговуючий персонал; службу безпеки; службу по маркетингу і продажу.

Головний адміністратор має наступні обов'язки: управління збутом номерів; ведення балансових гостьових рахунків; пропонування послуг липу доставки пошли, факсів, послань, місцевих і готельних новин, а також постійне покращення обслуговування гостей, постійне удосконалення служб з метою кращого задоволення потреб гостей.

Крім того, старший адміністратор готельного комплексу повинен вести постійний контроль за роботою і трудовою дисципліною обслуговуючого персоналу, контроль за своєчасним обслуговуванням гостей і розрахунками з ними. Під керівництвом головного адміністратора знаходиться також автоматизована система управління готельним комплексом. Вона складається з набору комп'ютерних програм, за допомогою яких можна збирати та використовувати інформацію, важливу та актуальну для роботи офісів управління готельним комплексом та підтримки: управління службою резервування; управління обслуговуванням гостей; управління розрахунками з гостями та ін.

Старший адміністратор розглядає скарги з боку клієнтів і вживає заходів для усунення проблем, конфліктів. Він організовує рекламно-інформаційну діяльність. Старший адміністратор має право займатися кадровими питаннями, робили подання на звільнення або прийом на роботу адміністраторів, покоївок. Він повинен стежити за чітким, своєчасним і якісним виконанням службових обов'язків адміністраторів, касирів-розраховувачів, портьє та ін.

Засоби зв'язку включають внутрішній зв'язок для службового користування, зв'язок з клієнтами (включаючи мобільний  та радіо), звукозаписні автовідповідач і, факси, службу передачі повідомлень і аварійний центр. Центр зв'язку повинен працювати цілодобово.

Обслуговуючий персонал очолює менеджер. Йому підпорядковані швейцари та портьє.

Адміністративно-господарська служба - це найбільший підрозділ, у ньому працює до 50% усіх службовців. Вона займається повсякденною підтримкою в належному слані великої кількості номерів, що вимагає великої відповідальності та пунктуальності. Керівник цієї служби повинен мати організаторські здібності, вимогливість, прагнення відповідати найвищим стандартам.

Відділ обслуговування масових заходів організовує наради, конференції, звані обіди, вечері та весілля.

Служба прийому і  розміщення (СПІР)

В організаційній структурі  сучасних готельних комплексів виділяється  основний операційний підрозділ - служба прийому і розміщення. Це пов'язане з тим, що головною послугою, яку готельні комплекси пропонують своїм гостям, є безпечне і комфортне проживання. Іншим підрозділам надається допоміжна роль підтримки основної діяльності у готелі «Хаят Редженсі Київ»

До функцій служби прийому і розміщення входить: бронювання, реєстрація, розподіл номерів, надання гостям різних інформаційних послуг, стягування плати за проживання, ведення необхідної документації. До обов'язків цієї служби входить також ведення і підтримання в робочому стані бази даних, що містить інформацію про гостей і стан номерного фонду. У великих готелях служба прийому і розміщення часто підрозділяється на відділи, що спеціалізуються на певних операціях.

У службі прийому і  розміщення є декілька посад:

- службовець з прийому і розміщення гостей (черговий адміністратор), що оформляє гостей на проживання;

- касир, що приймає  оплату і виписує рахунок клієнтові;

-  портьє, що відповідає  за надання інформації гостям  і функціональним службам готельного  комплексу, а також за збирання, підшивку і збереження документації;

- телефонний оператор, що підтримує зв'язок з міжміською і міжнародною телефонними станціями, фіксує наявність телефонних розмов клієнтів з номерів, контролює їхню оплату, ;.І також надає послуги з ранкової побудки на прохання клієнтів;

- службовець з бронювання місць  у готелі з веденням відповідної  документації;

- портьє з видачі ключів та  ін.

Якщо готель комп'ютеризований, кожен співробітник СПІР має право доступу лише до тих комп'ютерних даних, до яких він має безпосереднє відношення.

У зв'язку з комп'ютеризацією готельних  комплексів усі дані, включені до бази даних комп'ютера, і будь-яка необхідна  інформація легко витягається з  пам'яті комп'ютера. Це значно спрощує  роботу СПІР.

Департамент управління номерним фондом готельного комплексу здійснює бронювання номерів (повідомляє про це потенційним гостям), забезпечує гостинний прийом гостей (чистий хол готельного комплексу, прибрані номери, ввічливе поводження з клієнтами.

Серед конкурентів готель «Хаят Редженсі Київ має таких конкурентів:

1.Radisson SAS- це споруда готелю Radisson SAS в Києві збудована в 1903 році. Готель розташований в 57км від аеропорту "Бориспіль" . У готелі 255 номерів; серед них 147 стандартних (1 755 грн. за добу), 83 номер бізнес-класу (2 025 грн. за добу), 22 номери класу люкс (2 970 грн. за добу). Інтер’єр номерів виконаний у трьох стилях – скандинавському, італійському та морському. У готелі функціонує два ресторани, є підземний паркінг, сигарний клуб, фітнес-клуб та конференц-зали. [22, 49]

В фітнес-клубі Расе є  спортзал, сауна, баня і солярій, а  також різні види масажу.Готель має  всі можливості для проведення різних заходів від засідання на 8 чоловік  до більшого прийому на 250 гостей.

2.Готель Опера - готель є членом асоціації "Провідні готелі миру" (The Leading Hotels of the World), гарантуючи розміщення й обслуговування найвищого класу на рівні світових стандартів об'єднати класичну елегантність із блискучою розкішшю, яку гості звичайно очікують від шикарного готелю класу де люкс.

Номери класу люкс були оформлені в стилі найвідоміших оперних добутків миру: Японському, Італійському, Російському, Єгипетському, Французькому, Американському й Марокканському. Ціна номерів варіюється від 310 до 800 євро за добу.

3.Готель "Дніпро" − один з кращих чотирьохзіркових готелів України, який був збудований в 1964 році. Одним із його архітекторів був В. Д. Єлізаров, який разом з колегами в 1947-1954 роках створив новий архітектурний ансамбль Хрещатика. Сьогодні Готель "Дніпро" − це більш ніж 40-річний досвід роботи в сфері готельного господарства. [ 15,29  ]

Готель "Дніпро" користується широкою популярністю у іноземців  і вітчизняних туристів. Основними  факторами, які роблять його привабливим  для іноземців і українців, є  те, що тут вони находять затишок і комфорт, зважену стратегію ведення туристичного бізнесу поряд з якісним наданням послуг, дружелюбністю і професіоналізмом персоналу.

До послуг відвідувачів готелю "Дніпро" 186 номера, серед яких 40 номерів класу "люкс". У готелі є номери й люкс для некурящих. Усі номери обладнані прямій телефонним зв'язком, супутниковим телебаченням і мають можливість доступу до Інтернет. У більшості номерів також є: сейф, фен, міні-бар і кондиціонер. Усі номери й ліфти обладнані електронними ключами "Vingcard".

Оцінка конкурентів за визначеними критеріями зведена в таблиці 1.

Провівши дослідження  та виконавши розрахунками можна  сказати, що найбільша конкурентна перевага належить готелю Radisson SAS, друге місце має готель Premier Palace, останнє місце за кількістю конкурентних переваг займає готель Дніпро. Готелю потрібно розширювати базу надання послуг та їх якість також потрібно усувати наявні недоліки в організації роботи готелю та матеріально-технічній базі. [ 85,44 ]

 

2.3. Організація обслуговування та розташування клієнтів у готелі

«Хаят Редженсі Київ »

 

Враження клієнта від готельного комплексу HYATT Regency Kiev формує служба прийому і розміщення. Адміністратори під час спілкування з гостем повинні обговорити такі питання, як ціна за номер, строки розміщення, порядок розрахунків. В процесі реєстрації з'ясовується наявність або відсутність попереднього бронювання, характер розміщення, необхідного гістю. Якщо отримано підтвердження на розміщення, гість заповнює реєстраційну картку, в якій, вказується адреса постійного місцепроживання, адреса організації, яка сплачує за проживання (якщо оплата здійснюється третьою особою), і вид оплати (готівка, кредитна картка або чек). [66,88]