Типы и разновидности контроля в организации

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Северо-Казахстанский  государственный  университет

им. М. Козыбаева 

Экономический факультет 

Кафедра «Экономика» 
 

СРС

Тема: Типы и разновидности контроля в организации

Группа: ФС-у-11 
 
 

 Выполнил: Жакупов Олжас 
 
 
 
 
 

Петропавловск, 2011

Типы и  разновидности контроля в организации

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога этому слову в русском  языке нет. Контроль означает: 1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо; 2) надзор, наблюдение в целях проверки; 3) испытание  знаний, свойств для выяснения  их пригодности к чему-либо. Таким  образом, в упрощенном понимании  контроль — это целенаправленные практические действия, которые позволяют  убедиться в правильности чего-либо.

Такие действия, естественно, не возникают сами по себе или каким-то сверхъестественным путем. Контроль, как  известно, осуществляют люди через  специально созданные для этого  структуры, наделенные определенными  полномочиями. Полномочия дают власть, в том числе и органы управления. Власть — легитимный источник всякого  контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе которой люди, социальные институты  в силу разных причин (материальных, экономи­ческих, социальных, политических и других) добровольно (осознанно) или  по принуждению (воли, авторитета, права, насилия и др.) признают верховенство других людей.

 Не случайно  американские специалисты в области  менеджмента утверждают, что слово  «контроль», как и слово «власть», рождает прежде всего отрицательные  эмоции. Для многих людей контроль  означает в первую очередь  ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности  и т. п. — в общем, все  то, что прямо противоположно  свободе личности. Вследствие такого  устойчивого восприятия контроль  понимается чаще всего неправильно.  Если спросить, что же означает  контроль для менеджера, то  чаще всего люди ответят вам,  — это то, что позволяет удерживать  работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля  действительно состоит в обеспечении  подчинения чему-то. Однако сводить  контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и  заставляющих каждого вести себя  строго дисциплинированно, -означало  бы упустить из виду основную  задачу управления. Контроль - это  процесс обеспечения достижения  организацией своих целей.

В теории управления социально-экономическими процессами контроль рассматривается в качестве одной из основных функций субъекта управления. В контроле так же, как  в процессе принятия решений, субъект  управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее  воздействие контроля проявляется  прежде всего в том, что под  его влиянием поведение управляемой  системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих других установлений. Действенность  контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых  зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому по своей сути контроль всегда нацелен на улучшение  качества и повышение эффективности  управления.

В ходе исторического  развития контроля как функции управления постепенно формировалась определенная категория людей — социальный слой тех, кто профессионально занимается

контрольной деятельностью  в органах государственной власти и управления, в корпорациях и  на предприятиях, в организациях и  других социальных институтах. Одновременно формировалась специальная область  человеческого знания, помогающего  квалифицированно и эффективно осуществлять эту управленческую функцию.

В России первые сведения о контроле как особом виде управленческой деятельности относятся к 50-м гг. XVI в., когда по указу царя Алексея  Михайловича был создан Приказ тайных дел. Управлял Приказом сам царь. Этому  Приказу были даны широкие полномочия, в том числе наблюдение за выполнением  боярами должностных обязанностей, проверка деятельности «служилых людей» Приказов, воевод и других. В 1657 г. был  образован Счетный приказ, которому царь поручил контролировать финансовую деятельность других Приказов.

В начале XVII в. в России впервые появилась должность  контролера — исполнителя обособившейся  управленческой функции. Эта должность  была введена в Санкт-Петербурге в портовой таможне Коммерц-коллегии для контроля за взиманием торговой пошлины. Но государство уже тогда контролеров не жаловало. Известно, что Петр I при учреждении лесной стражи повелел «оклады им положить минимальные, ибо должность сия воровская». С тех пор контрольная деятельность становилась все разнообразнее и шире, но отношение государства к контролерам, по существу, осталось прежним. В современной России контрольной деятельностью в управлении занимаются тысячи специалистов и государственных служащих различного профиля. Тем не менее из реальной практики известно, что исполняемость, например, правовых норм, и прежде всего законов, все еще оставляет желать лучшего.

Разумеется, соблюдение законов, других управленческих решений  или непочтительное отношение к  ним во многом зависит от правовой культуры, законопослушания самих граждан. Но главное все же состоит в  том, чтобы в обществе в целом  был налажен и четко функционировал механизм действенного контроля, реально  обеспечивающий исполнение управленческих решений. Без этого просто невозможно поступательное движение российского  общества по пути социально-экономического про­гресса.

Сущностные черты  контроля

Почему же необходим  контроль? Есть несколько объективных  обстоятельств, которые обусловливают  потребность общества в организации  контроля в различных сферах экономической  и социальной жизни, а также определяют сущностные характе­ристики контроля в управлении. К таким явлениям (обстоятельствам) прежде всего относятся  неопределенность и связанные с  ней риски экономических и  социальных потерь. Неопределенность — одна из основных реалий жизни. Неопределенность нельзя полностью устранить ни из каких принимаемых решений, в  том числе из решений в сфере  управления. Дело в том, что в основе самой неопределенности лежат неустранимые реалии общественной жизни: научно-технический  прогресс, перманентные социальные изменения  и другие «случайные колебания» в  жизнедеятельности людей. Ситуацию неопределенности весьма образно и  пессимистично выразил Мерфи  в сформулированных им законах: 1. Все, что может плохого случиться, случится. 2. Даже если ничего плохого  не может случиться, все равно  плохое случится. И действительно  случается, если пренебрегают контролем.

Неопределенность  внешней среды. Процесс управления протекает в условиях постоянно  изменяющейся внешней среды: законов, состояния социальных и культурных ценностей, технологии, конкуренции  на товарных рынках, на рынках капитала и труда, инвестиционных предпочтений и других, в том числе кризисных  ситуаций, переменных величин. В отдельности  и в совокупности они могут  превратить планы и программы  деятельности, вполне реальные в момент их формирования, через какое-то время  в нечто совершенно недостижимое или в лучшем случае вызвать значительные потери. Для того чтобы своевременно реагировать на изменения внешней  среды и принимать адекватные меры, управление нуждается в эффективном  механизме анализа и оценки этих перемен.

Неопределенность, связанная  с действием других (смежных) организаций. Очень редко бывает, чтобы управление протекало вне зависимости от смежных субъектов хозяйствования. Чаще всего, наоборот, управление осуществляется в рамках договоров, совместных планов, соглашений, кооперации труда и т. п., которые также несут в себе различные элементы неопределенности, что может негативно и решающим образом сказаться на достижении намеченной цели.

Неопределенность  ценностей и поведения людей. Планы, программы и другие управленческие решения разрабатываются и принимаются  людьми, а потому несовершенны, как  несовершенны и те, кто реализует  эти управленческие решения: человек  — существо субъективное. Люди —  не роботы. Их нельзя запрограммировать  на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Человек ищет и часто  находит способы такого поведения  в обществе и на производстве, которое  для него наиболее пред­почтительно, хотя на самом деле не исключено, что  оно (поведение) не адекватно, т. е. входит в известное противоречие с предъявляемыми к нему требованиями, инструкциями и другими нормативными актами. Поэтому  дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы.

Таким образом, с  точки зрения управления неопределенность — это неизбежное зло, предпосылками  которого являются те или иные изменения. Но в абсолютно неизменяющемся мире будущее было бы точно известно заранее, ибо оно ничем не отличалось бы от прошлого.

Каков же выход из ситуации неопределенности? Теория и  практика управления знают один-единственный — организация контроля. Он позволяет  придавать процессу управления такую  направленность, которая сопряжена  с минимумом неопределенности, и  избегать решений с более высоким  уровнем неопределенности. Преодоление  всякой неопределенности — суть управленческого  контроля. При помощи обратных связей контроль позволяет субъекту управления выявить на возможно более раннем этапе негативное развитие ситуации и оперативно принять корректирующие меры для эффективного решения любой  из возникших проблем.

В общем-то, обратные связи - это важнейшая сущностная черта, сердцевина контроля. Основоположник кибернетики Н. Винер понимал  «обратную связь» как уникальное «свойство, позволяющее регулировать будущее поведение прошлым испол­нением приказов». Г.В. Атаманчук отмечает, что с точки зрения интересов  контроля необходимо учитывать и  анализировать два взаимосвязанных  между собой типа «обратных связей»  — объективные и субъективные. При этом объективные обратные связи  несут информацию о поведении, интересах  и других свойствах объекта управления, а субъективные обратные связи характеризуют  обоснованность применяемых мер  и процедур контроля. Именно механизм обратных связей в сочетании с  прямым непо­средственным воздействием контроля на объект управления создают  необходимые предпосылки нормального  функционирования социально-экономических  процессов.

Содержание прямых и обратных связей в контрольной  деятельности довольно полно раскрывается в следующих способах и процедурах ее осуществления:

установление стандартов и критериев, которые выбираются на стадии планирования из многочисленных целей и стратегии;

сбор, обработка и  анализ информации о фактическом  положении дел;

сравнение полученных данных с запланированными показателями, установленными нормативами, стандартами  и др.;

выявление отклонений, нарушений и анализ причин их появления;

разработка системы  корректирующих действий, мероприятий, для того чтобы удержать или изменить поведение объекта управления в  рамках заданной цели, других управленческих решений.

Обратная связь  в процессе контроля — это данные о полученных результатах. В целом  системы обратной связи позволяют  субъекту управления выявить множество  непредвиденных проблем и скорректировать  свои действия, чтобы избежать отклонения от намеченной цели. Недаром одно из определений контроля гласит, что  это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и  не нуждаются ли они в известной  корректировке1. К этому определению  следует добавить, что, во-первых, контрольные  действия должны осуществляться своевременно, т. е. до того, как обнаруженные нарушения  вызовут потери или кризис, а во-вторых, эти действия должны быть всеобъемлющими.

Эффективно организованный контроль прежде всего ориентирован на решение как стратегических задач, так и оперативных вопросов. Такой  контроль предусматривает:

соответствие делу. Нет смысла в контроле, если его  инструментарий не дает возможности  адекватно отражать, анализировать, сопоставлять фактическое состояние  дела с желаемым и необходимым  состоянием;

своевременность. Поздно осуществлять какие-то корректирующие воздействия, если действие уже закончилось (поезд ушел);

стратегический характер. Целесообразно контролировать достижение стратегических, а не промежуточных  целей;

ориентация на результат. Важно проконтролировать результат  выполнения работы, а не момент прихода  на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качество отчета, подготовленного сотрудником, а  не качество зачинки им карандашей на его рабочем месте;

гибкость. Необходимо корректировать процедуры контроля и набор контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации. Если непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным;