Технологія проведення нарад та зборів. Цільові установи виступу

1)не регламентується тривалість наради;

2)не дотримується встановлена тривалість наради;

3)наради плануються занадто довгими;

4)не робляться перерви;

5)не обмежується час на доповіді й виступи;

6)невміння коротко та ясно викладати свої думки

Як правило, місцем проведення значної частини (більше ніж 70 %) ділових нарад є кабінет керівника організації. Однак засідання краще скликати в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, що має прямокутну форму. Це вкрай незручно і керівникові,і учасникам наради. Відома інша, більш зручна форма столу — трапецієподібна (рис. 9.2).

Рис.9.2. Схема розміщення учасників наради

За таким столом ніхто  нікому не заважає, кожен учасник  добре бачить усіх інших, а голова й секретар-стенографіст добре бачить кожного учасника ділової наради.Приміщення повинно мати гарну звукоізоляцію, нормальну температуру й відносну вологість повітря, зручні для роботи меблі, вентиляцію і т. ін.

Помилки, яких часто припускаються  під час визначення місця проведення наради:

1)занадто багато нарад проводиться в кабінеті начальника;

2)у процесі наради ведуться телефонні переговори і навіть приймаються відвідувачі;

3)приміщення для наради не обладнано відповідним чином і погано освітлено.

Підготовка учасників  наради — останній етап підготовчої  роботи в процедурі організації  ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників із порядком денним, необхідними матеріалами. Кожний повинен знати заздалегідь тематику й завдання наради.

Проведення наради

Кожен керівник повинен правильно  визначити процедуру проведення наради залежно від поставленої  мети. Але навіть коли її вдало сформульовано, завжди існує прихований рівень цілей, про які, як правило, не говорять, але з якими необхідно рахуватися.

Наприклад: якщо в нараді беруть участь представники відділів, інтереси кожного з них і стають прихованими цілями. Відділ реалізації проти всього, що може негативно вплинути на його діяльність із продажу продукції. Виробничий відділ прагне не допустити, щоб у відділу реалізації після наради з’явилася велика можливість диктувати йому виробничі графіки та плани тощо. Таким чином, кожен відділ вважає основним завданням збереження чи навіть збільшення своїх «завоювань»: прав, привілеїв і влади

Приховані мотиви спонукають учасників наради до обструкціоністської тактики. Вони можуть намагатися із самого початку внести плутанину у визначення цілей наради. Інший надійний спосіб заблокувати дискусію — підняти нові, складні за своїм характером побічні питання, причому робити це повсякчас, коли нарада підходить до чіткого формулювання цілей. Іще одна руйнівна сила — вимога подібних пояснень від промовця, який із метою простоти викладу говорить узагальнено. Така тактика надає проблемі настільки складного й нерозв’язного характеру, що відразу надходить пропозиція про додаткове обговорення, а цього достатньо, щоб відкласти її в довгу шухляду.

Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості  людей складає всього 40—45 хвилин. Через 40—60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30—40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити

Після 90 хвилин роботи увага  й інтерес до обговорюваних проблем  зникають. Даний етап наради фахівці  називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тільки все швидше закінчилося (рис. 9.3).

Таким чином, оптимальна тривалість наради — не більш 1 години. Якщо обставини  вимагають більш тривалої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10—15-хвилинну перерву.

Рис. 9.3. Залежність стану  учасників наради від її тривалості

Усі знають, що таке регламент, але не всі його дотримуються. Якщо до початку наради її регламент не встановлено, то виникають передумови для неділової обстановки проведення наради. Особлива роль у дотриманні регламенту належить голові зборів. Однак виявляти повагу до регламенту повинен кожен учасник наради незалежно від посади, яку він обіймає.

Протокол наради — це первинний офіційний документ, на підставі якого керівник має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Секретар зборів фіксує у протоколі найважливіші моменти: досягнення мети наради; вирішення; виконавців і терміни.

Підведення підсумків  і ухвалення рішення

Завершальний етап організації  та проведення наради — це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.

У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно  бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки (розсилання протоколу чи його частини (виписки з протоколу)), приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).

Рішення можуть прийматися двома шляхами:

1) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;

2) голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення.

Після ухвалення рішення  визначається особа (група осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням[4].

 

3.СТРУКТУРА І  ЗМІСТ ДОГОВОРУ

Ознайомившись із темою конференції, наради, зборів, на яких вам доведеться виступати, сформулюйте тему свого виступу так, щоб зацікавити слухачів (наприклад, у формі питального речення).

Основними змістовими характеристиками гарного виступу є його об’єктивність, чіткість, образність, цілеспрямованість, підвищення напруги, що забезпечує увагу  слухачів, повтори, змістова насиченість, стислість і гумор.

Об’єктивність означає передусім  відсутність упередженості, правдивість повідомлюваного. При цьому, якщо промовець хоче висловити особисте ставлення до повідомлюваного, він повинен чітко розмежувати факти, явища, закономірності й особисту думку про них.

Чіткість виступу зумовлюється простотою, однозначністю формулювань, з яких він складається. Тому, якщо ми вживаємо багатозначні слова і поняття, то потрібно їх уточнювати за допомогою визначень. Прозорість значного за обсягом виступу забезпечує логічна послідовність, наявність зв’язків між його частинами.

Образність надає промові яскравості, барвистості, наочності, завдяки чому виступ краще запам’ятовується. Але  це має місце тоді, коли прислів’я, приказки, порівняння, описи та інші образні засоби органічно кріпляться на чіткому каркасі абстрактних  понять. Насиченість образними засобами повинна бути в міру, не допускаючи й іншої крайності,  коли мовлення складається  із сухих слів та абстрактних висловів, позбавлених емоційного забарвлення, стає нецікавим, сухим.

Цілеспрямованість виступу досягається  кількаразовими повторами основної думки в тому самому, а також в інших формулюваннях, щоб слухачі краще усвідомили і запам’ятали суть повідомлення.

Підвищення напруги викладу  змісту від вступу аж до кульмінації, яка чітко формулюється заздалегідь, здійснюється заради утримання уваги  слухачів і є однією з найважливіших умов досягнення мети виступу.

Несподіваний, нетрадиційний зв’язок  деталей, фактів забезпечує підвищення напруги викладу змісту повідомлюваного, підвищує цікавість слухачів.

Змістова насиченість виступу  є безумовно позитивною ознакою, але тут також потрібно дотримуватися  міри, чергуючи насичені інформацією  частини промови з легшими для сприйняття, в яких дається роз’яснення нового в повідомленні, його ілюстрація тощо.

“Справжня красномовність, – відзначав  Ларошфуко, – полягає в тому, щоб  сказати все, що необхідно; але сказати  лише те, що необхідно”, а тому стислість  за наявності інших позитивних характеристик  виступу забезпечує його досконалість.

Дотепність та іронія надають нового забарвлення виступу. Вважається, що вони глибше висвітлюють зміст, ніж  трагічна серйозність. Особливо цінним є гумор, який виявляє, окрім гостроти розуму   виступаючого,   також   його   сердечність.   Гумор   просто необхідний після викладу складних для розуміння частин виступу, освітлюючи похмурість серйозності.

Будь-який виступ складається з трьох основних частин: початку (вступу), основної частини і закінчення (висновків).

Початок виступу має велике значення, бо саме на цьому етапі промовець має розв’язати кілька важливих завдань, від яких залежить успіх подальшого виступу:

1) подолати хвилювання і набути  впевненості;

2) встановити контакт зі слухачами,  завоювати їхні симпатії;

3) зацікавити аудиторію темою  свого виступу;

4) стисло схарактеризувати загальний  зміст виступу і розподіл його  на окремі питання.

Перш за все, з’явившись перед широким  загалом, слід привітатися з присутніми, протягом 15 секунд дати себе “роздивитися”, подолати внутрішнє напруження й почати виступ з чогось цікавого або з суті питання, уникаючи шаблону. Це може бути випадок з життя, парадоксальне формулювання. Можна почати й з компліменту слухачам, а потім коротко охарактеризувати зміст, завдання промови, а також часткові питання, на яких виступаючий передбачає зупинитися.

Виклад змісту головної частини  слід здійснювати за принципом від  простого до складного, стежачи, щоб, з  одного боку, усе, що говориться, було зрозумілим слухачам, а з другого, щоб не було банальним, усім відомим.

Інформація упорядковується по-різному: -   у хронологічній послідовності, коли потрібно викласти події чи схарактеризувати певний процес роботи, діяльності;

- у  формі   опису  певного  предмета,   пояснення   його  будови, функцій та інших істотних ознак;

- шляхом переліку основних пунктів, характеристик, прикладів застосування, переваг тощо;

- викладу певних тез, їх аргументації.   

Тобто   промовець   викладає   думки,   пояснюючи, описуючи, розповідаючи, доводячи.

Слід пам’ятати, що найменш цікавим  з типів мовлення є опис, тому не варто його вживати надто часто. Пожвавити опис можна оригінальними  образами, порівняннями, метафорами, оцінками, проблемністю викладу, зіставленням протилежних думок, що стосуються того самого предмета, динамізмом подачі інформації, новизною тощо.

Розповідь належить до найцікавіших форм викладу змісту, тому особливих проблем щодо утримання уваги слухачів не виникає, якщо розповідь містить новизну.

Ступінь інтересу до мовлення типу роздуму  залежить від актуальності порушеної  проблеми, ґрунтовності, глибини, переконливості аргументів і тез, висунутих промовцем, шляхів її розв’язання, а також від  доступності самого викладу.

Важливе значення має також закінчення виступу, в якому оратор узагальнює головні думки, робить підсумок свого виступу, що надає йому логічної завершеності, закінченості, цілісності і тим самим посилює вплив на слухача.

А якщо виникає бар ‘єру спічкуванні!?

Такі ситуації можливі тоді, коли:

1)думка виступаючого не знаходить повного і чіткого відображення в його мовленні – ви не можете повно і чітко сформулювати й укласти свої думки;

2)коли ваша мова не зрозуміла аудиторії: ви не достатньо нею володієте, чи висловлюєтеся сухо, науково, зарозуміло;

3)коли слухачі не готові сприймати цю інформацію[5]

 

 

 

 

4.ВИБІР ФОРМ  ВІЗУАЛІЗАЦІЇ ТЕКСТУ ТА ТЕХНІКА ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Велику роль у підвищенні успіху доповіді грають візуальні технічні засоби, які можна розділити на безпосередні і проекційні.

Безпосередні візуальні  засоби — це такі пристосування, на яких лектор формує інформацію у візуальній формі в процесі виступу. До них  відносяться традиційні крейдові або  спеціальні фломастерні дошки і деякі види проекторів, що дозволяють писати на спеціальних плівках. Ці засоби можна використовувати для наступних цілей:

1)демонстрації даних у виді таблиць, графіків, діаграм для полегшення розуміння матеріалу;

2)запису ключових слів і фраз, як допомоги для розуміння структури доповіді;

3)запису висновків;

4)проведення обчислень;

5)демонстрації схем, малюнків і т.д.

Усе, що ви будете записувати під час доповіді, повинне бути продумане і складене під час його підготовки, а не імпровізуватися в його плині. При цьому бажано дотримувати наступні правила:

1)текстова інформація повинна бути простою - тільки кілька ключових слів;

2)для представлення інформації використовуйте сумісні кольори фломастерів або крейд;

3)використовуйте тільки такі ілюстрації, що наочні, легко і без великих витрат часу можуть бути намальовані або записані;

4)не давайте багато візуальної інформації за один раз, обов'язково записуйте інформацію, що важко сприймається на слух;