Технология проведения собеседований

     Основные  ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания: слишком  много совещаний проводится в  кабинете начальника; в ходе совещания  ведутся телефонные разговоры и  даже принимаются посетители; помещение  для совещания не оборудовано  соответствующим образом. 

     

5.  Определение  времени проведения совещания  («Когда?»).

     Время проведения совещания должно быть традиционным. Отклонения от этого допускаются  лишь в исключительных случаях. 

     Лучше, если собрание назначается на непривычное  время, например, на 9: 15 или 10: 45. Скорее всего люди не будут опаздывать. С утра целесообразны лишь оперативные  совещания (« летучки»), нацеливающие людей на первоочередные задачи.[2, с.404]

     Производственное  совещание и собрание лучше всего  провести до обеденного перерыва, а  проблемное совещание - перед окончанием рабочего дня.[7]

     Известно, что успех собрания на 80% зависит  от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного  проведения собрания или совещания.

     Результат собрания зависит от приглашённых лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.

     Создание  комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время  на обсуждение каждого вопроса.

     Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     ГЛАВА 3. ВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ 

     Начинать  совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз  обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать  стимул для дискуссии, подчеркните  практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше - сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

     Согласуйте  с участниками совещания правила  совместной работы. Поручите одному из участников ведение протокола. Все  вступительное слово должно уложиться  в 10 минут. Рекомендуется записать главную  тему и очередность подтем на доске  таким образом, чтобы они все  время были перед глазами слушателей и выступающих.

     Организовать  дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять  спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления  в таком порядке, чтобы дискуссия  развивалась постепенно.

     Если  вы действительно хотите извлечь  пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том  числе и с теми, которые противоположны вашей. А это означает, что вам  нужно очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно  неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство  собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.

     Иногда  бывает полезно давать немедленную  оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические  оценки могут остудить творческий пыл  участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой  атаки». Здесь разрешается высказывать  любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».

     Развития  дискуссии в нужном направлении  вы сможете добиться только в том  случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в  рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать  при этом необходимо весьма дипломатично.[4, с. 32]

     Как же следует полемизировать, чтобы  не обидеть и не унизить оппонента? Рассмотрим следующие правила:

     Несмотря  на раздражение, говорите медленно и  негромко.

     Обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории. Благодаря этому  возникает деловая и спокойная  обстановка.

     В самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды  ваши и вашего оппонента полностью  совпадают. Можно даже подкрепить это  каким-нибудь новым аргументом. И  только затем можно переходить к  контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов. совещание инструктивный  оперативный

     Умелая постановка вопросов - самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.[3, с. 230]

     Одно  из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес  и те из присутствующих, которые  придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут  просто не решиться их высказать, чтобы  не противоречить начальству.

     Кроме того, нейтральная позиция вовсе  не исключает возможности высказать  свое мнение. Только надо излагать его  от третьего лица: «Недавно читал, что...»  или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом...».[6]

     Необходимо  учитывать, что при проведении совещаний  нередко приходится иметь дело с  одними и теми же, весьма характерными, типами участников обсуждения. Данные участники зачастую вносят дезорганизацию и неконструктивный подход к рассмотрению вопросов. На рис. 2 перечислены основные, наиболее характерные и часто встречающиеся типы участников обсуждения и рекомендуемые методы их обхождения или нейтрализации.[4, с.65]

     Для того чтобы совещание или собрание было действительно продуктивным, необходимо понять правила, по которым оно проходит. Нельзя забывать, что люди для начала должны научиться работать вместе. Назначая совещание, всегда нужно учитывать этапы процесса становления команды и воздействие, оказываемое группой на каждого присутствующего. 
 
 
 

ГЛАВА 4. ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ И СОСТАВЛЕНИЕ ЕГО ПРОТОКОЛА 

     Совещание можно закончить подведением  итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить — все устали и торопятся. Но, потратив на него немного  времени, вы сильно продвинетесь в исполнении задуманного.

     Именно  на конечном этапе часто теряются хорошие идеи. Эффективно проведенное  совещание должно иметь конкретные последствия.

     Ведущему  совещание при подведении итогов обсуждения того или иного вопроса, обобщая важнейшие положения, целесообразно  выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим с такой фразой: «Мы сейчас договорились... Все ли согласны с этим?» После этого  нужно убедиться в правильности реакции собрания.

     Завершайте  совещание в точно назначенное  время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний  участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к  своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление  и занимать время следующего участника.

     Хотя  для любого руководителя главное  в деловом совещании — его  итог, качественность, эффективность  принятого решения, тем не менее, очень важны и психологические последствия подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения, не ощущая антипатии к кому-то из коллег, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то их идея таким признанием не пользуется.

     Подписав  к исполнению решение, принятое на совещании  руководитель обязан проконтролировать  повестку и сроки последующего делового совещания.[2, 411c.]

     На  заключительном этапе совещания  важно не забыть зафиксировать, кто  и что будет выполнять. И кроме  того, следует проследить, чтобы  все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

     Заключительное  слово руководителя совещания должно включить:

1. подведение итогов работы относительно повестки дня;
2. оценку работы всех участников  в целом и во время совещания;
3. благодарность за проведенную работу;
4. воодушевляющее высказывание по поводу реализации планов;
5. выражение уверенности в успехе проведения запланированного мероприятия;
6. информацию о сроках проведения и повестке следующего совещания;
7. слова прощания.

     Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т. е. протоколирование.

     Протокол  – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.[8, c. 23]

     Протокол, в котором правильно зафиксировано  основное содержание выступлений и  сформулированы принятые решения, может  оказать неоценимую помощь в служебных  конфликтах, возникающих на почве  непреднамеренного или умышленного  искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние  рассматриваемого вопроса на предприятии  на день и час совещания.

     В формуляр протокола входят: наименование ведомства, учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного  совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме «слушали — решили» (постановили), подписи  председателя и секретаря. В зависимости  от полноты фиксации хода совещания  выделяют краткий и полный протоколы. В кратком не приводятся целиком  тексты выступлений, а указываются  только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность  судить не только о характере совещания, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью  стенографической или магнитофонной  записи.

     Важно, чтобы при составлении протокола  обеспечивалась его юридическая  полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой  достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих, а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании.

     Составление протокола – очень важный вид  деятельности при проведении собрания. Ведение протокола позволяет  сохранить содержание всей встречи  в письменном виде и позднее избежать искажения принятых решений.

     ГЛАВА 5. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ,КОТОРЫЕ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ 

     1.Отсутствие  четкой цели. Инициатор совещания  не до конца осознает, какой  результат он хочет получить  в итоге. Истинные цели совещания  никому не понятны, нет видимой  пользы. Люди приходят на совещание  только потому, что за неявку  ожидают те или иные меры.

     Хоть  один раз в жизни, но все-таки каждому  из нас случалось присутствовать на совещаниях, после долгожданного  завершения которого остается только ощущение бесцельно потраченного времени. Ведущий может долго и довольно-таки эмоционально говорить о каких-либо проблемах (иногда об актуальных проблемах  организации, волнующих многих сотрудников), но всем понятно, что этот разговор ни к чему не ведет, не предполагает каких-либо реальных вытекающих из этого  разговора действий. К этой же категории  относятся совещания, когда несколько  участников обсуждают проблему, но опять-таки по принципу «поговорили  и разошлись». Эффективному совещанию  необходима четкая цель и конкретные задачи. Причем сформулированы они  должны быть не в терминах процесса («поговорить о…», «обсудить проблему …», «наметить пути разрешения …» и  т. п.), а в терминах результата («дать  участникам информацию о …», «получить  обратную связь по вопросу …», «согласовать порядок взаимодействия в проекте  А между участниками В и  С…» и т. п.).

     2.Недостаточная  подготовка к совещанию. Выглядеть  это может, например, так. В  компании планируется изменить  систему финансовой мотивации  персонала. Цель совещания - повысить  лояльность сотрудников к принятому  решению. За неделю до совещания  участникам были розданы материалы,  в которых изложена новая система  мотивации. Однако материалы не  имеют грамотной вступительной  статьи, объясняющей позицию руководства.  Сами материалы изложены сложным,  малопонятным языком. В результате  большая часть времени на совещании  ушла на выяснение недоразумений,  возникших из-за непонимания участниками  сути вводимой системы. Цель  совещания - повысить лояльность  сотрудников к принятому решению  - достигнута лишь отчасти.