Технология проведения собеседований

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………....3        

Виды  совещаний………………………………………………………..4

Подготовка  совещания………………………………………………...6

Ведение совещания……………………………………………………10

Завершение  совещания и составление  его протокола……………12

Типичные  ошибки при проведении совещаний, которые  следует избегать…………………………………………………………………15

Заключение……………………………………………………………..16 

Список  литературы……………………………………………………17

Приложение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность  изучения выбранной темы определяется потребностью менеджера в успешном проведении совещания, т. е. в достижении определённого результата после коллективного обмена информацией.

     Выбранная тема на данный момент является практически  значимой, так как современный  руководитель тратит значительную часть  своего рабочего времени на обмен  информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч и  т. д.

     Основной  целью данной работы является приобретение навыков в технологии проведения совещаний.

     Реализация  данной цели предполагает формулировку следующих задач:

1. Проанализировать все этапы проведения совещаний.
2. Охарактеризовать технику организации и проведения совещаний.
3. Выявить основные ошибки проведения совещаний.

     К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают это мероприятие  бесполезным и безрезультативным. Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удаётся не каждому менеджеру. Во избежание типичных проблем, возникающих во время совещания, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Чтобы достичь требуемых результатов, необходимо надлежащим образом изучить все этапы проведения совещаний. Существует многочисленное количество простых и эффективных методов, которые помогут подготовить и провести любое совещание или собрание. Их я разместила в данной работе.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     ГЛАВА 1.  ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ 

     Под совещанием понимается такой вид  управленческой деятельности, когда  определённое количество участников собирается в заранее оговоренном месте  в обусловленное время для  обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.[8, с.7]

       Существуют различные виды совещаний. Наиболее типичным является деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

     Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого  решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии  и принимаются после голосования.

     Такое совещание проводится по следующей  схеме:

1. доклады;
2. вопросы к докладчикам;
3. дискуссия;
4. выработка решения.

     Если  участники совещания заранее  получили обсуждаемые материалы, успели изучить их, то совещание можно  проводить без доклада, сразу  начиная его с вопросов к докладчикам.

     Участники проблемного совещания могут  высказываться и отстаивать свою точку зрения, такое совещание  повышает чувство ответственности  у работников за принимаемые решения.

     Задача  инструктивного совещания заключается  в передаче распоряжений и необходимых  сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся  принятые администрацией решения, которые  обычно конкретизируются для каждого  исполнителя. В определенной мере и  на инструктивном совещании действует  коллективный разум: уточняют задания, высказываются предложения по наилучшему выполнению этих заданий.

     Оперативные совещания - это так называемые планерки, «летучки», пятиминутки. Они не должны быть затяжными. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Главная цель - выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

     Существует  классификация совещаний по стилю  проведения, к которой относятся  автократические, свободные, дискуссионные.[2, с. 402]

     На  автократических совещаниях право  выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний  должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного  рода совещания проводятся в том  случае, когда руководитель должен дать указания или проинформировать своих подчиненных.

     У свободного совещания нет определенной повестки дня. Оно может проводиться без председателя. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не фиксируются. Свободное совещание проводится, как правило, в форме беседы или разговора.

     Дискуссионное совещание, или мозговой шторм,- способ получения решений по какому- либо вопросу путем генерирования  новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная особенность данного  способа заключается в отсутствии критики и оценки высказываемых  идей.[2, 401-402c.]

     Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания  должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая  подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат. 

 

ГЛАВА 2. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ

     Деловое совещание-это сложная технологическая  управленческая операция, требующая  тщательной подготовки.

     Подготовка  совещания начинается с определения  целесообразности его проведения. [2, с. 403]

     Чтобы достичь поставленных целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис.1). 

     

1. Подготовка  повестки дня («Что и как обсуждать?»).

     Если  определена потребность в проведении совещания, то следует точно разграничить: содержание обсуждаемых проблем  и главную тему соответствующего совещания, которая должна характеризовать  его сущность; каким условиям должен отвечать конечный результат совещания. Это определяет цели совещания. Например, надо себе уяснить, что не каждое совещание  может дать готовые решения; кто  и какую подготовительную работу должен вести. Порою целесообразно  создать рабочую группу, которая  готовит повестку дня, проводит предварительные  краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

     Основные  ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.
2. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.
3. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.
4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.[5]

     Совещание - один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых важных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений. Для того чтобы максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи. 

2. Определение участников («Кто?»).

     Основное  требование заключается в том, что  на совещании должны присутствовать люди, которые могут внести вклад  в достижение целей совещания. Наряду с этим следует учесть, что если обсуждаемые на совещании вопросы  неоднородны (т.е. не затрагивают одновременно всех присутствующих), надо разработать  программу совещания (перечень основных вопросов с указанием участников). Программу нужно составить так, чтобы на совещании присутствовали лица, которые непосредственно связаны  с обсуждаемой проблемой. После  завершения обсуждения очередного вопроса  лица, не занятые в обсуждении следующих  вопросов, отпускаются. Но нежелательно отпускать человека временно, а потом  снова приглашать. Выполнение этого  требования дисциплинирует руководителя и участников совещания и заставляет придерживаться лимита времени.

     Всех (или основных) участников необходимо информировать о совещании письменно  с указанием главной темы, цели, основной информации, времени, места, продолжительности  совещания и фамилии руководителя.

     Основные  ошибки, допускаемые при определении  круга участников совещания: человека приглашают на совещание, исходя из занимаемой им должности, а не в зависимости  от связи его должностных обязанностей с данной проблемой; большой удельный вес пассивных слушателей в связи  с приглашением людей, не имеющих  отношения к обсуждаемому вопросу.[1, с.76] 

3. Определение продолжительности совещания («Сколько времени?»).

     Следует учесть, что продолжительность совещания  зависит не только от количества вопросов в повестке дня, но и от их содержания. Вначале совещание протекает  более обстоятельно. Вопросам, стоящим  в конце повестки дня, уделяется  меньше времени. Поэтому в повестку дня целесообразно включать 1-2 проблемных вопроса или 3-5 вопросов меньшей  значимости.

     Надо  иметь в виду, что сообщение  руководителя о времени окончания  совещания сокращает его продолжительность  до 10%. Причины этого явления чисто  психологические - участники совещания  быстрее собираются с мыслями, не тянут с выступлениями, т.е. информация об окончании совещания играет определенную активизирующую и дисциплинирующую роль.[5]

     Если  на проведение совещания запланировано  больше одного часа, то через каждые 40-50 минут надо делать перерыв и  по возможности менять формы работы (индивидуальная работа, групповая работа, дискуссия, отдельные выступления и т.д.).

     Совещания часто затягиваются потому, что возникшим  проблемам не находятся решения. В таком случае руководитель должен добиваться, чтобы участники зафиксировали  для себя промежуточный результат (что прояснилось, о чем договорились и т.д.), установить соответствующие  индивидуальные задания и срок, когда  вопрос будет обсужден вторично. Одновременно надо уточнить ход следующего обсуждения с учетом работы, проделанной в  промежутке между совещаниями.

     Основные  ошибки, допускаемые при определении  продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается  установленная продолжительность  совещания; совещания планируются  слишком продолжительными; не делаются перерывы; не ограничивается время  на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли. 

     

4.  Определение  места проведения совещания («Где?»).

     Место проведения во многом зависит от вида совещания. Оперативное совещание  рекомендуется, как правило, проводить  там, где находится основное место  работы его участников. Для проведения производственных совещаний и собраний подходит большое помещение или  актовый зал. Самые высокие требования предъявляются к месту проведения проблемного совещания, при этом наиболее распространенными являются два варианта: проблемное совещание  проводится 1-2 раза в месяц с продолжительностью 2-3 часа в конце рабочего дня в  специально предусмотренном для  этого помещении; проблемное совещание  проводится раз в квартал или  полугодие как выездное, продолжительностью 2-2,5 дня, причем местом его проведения, как правило, является база отдыха предприятия (в зарубежных странах, как правило, гостиница).[5]