Технология процесса принятия решения в организации

 

1.Технология процесса  принятия решения в организации

 

1.1 Подходы к  принятию управленческого решения.

 

    Перед тем как  перейти к описанию содержания  отдельных этапов  процессов по подготовке, принятию и реализации решений, сформулируем  некоторые  общие положения, характеризующие этот процесс.

    В  условиях   недостаточности   информации   по   изучаемой   проблеме,

возможности все строго рассчитать и  проанализировать,  при  множественности мнений о целях,  критериях  и  т.д.  может  не  существовать  единственного, лучшего решения.

    Принять решение  – сравнительно легко, все  сводится к выбору направления действий. Трудно принять  «хорошее»  решение.  Принятие  решения  –  процесс психологический, а человеческое поведение не всегда логично.  Иногда  людьми движет логика, иногда –  чувства.  Поэтому  способы  или  методы  (подходы), используемые руководителем, варьируют от спонтанных до высокологичных.

    Итак, в зависимости  от того, на каких аспектах  подготовки  и  принятия

решения  делается  акцент,  можно   выделить   следующие   два   подхода   к

теоретическим построениям  в этой области [2, 5].

1.  В  рамках  математической  теории   принятия   решений   разрабатываются нормативные модели  принятия решений. Цель применения  этих моделей – выбор наилучших  действий (альтернатив) исходя из  заданного критерия и ситуации,в которой принимается решение. Нормативные модели делают акцент  на  том,  как лицо, принимающее решение, должно подходить к принятию решений.

    Математическая  теория  принятия  решений   по  экономическим  проблемам основана не предположении, что все ЛПР являются  «экономически мыслящими» людьми,  т.е.   в   пределах,   допустимых   законами,   морально-этическим стандартами   и   т.п.,    они    стараются    максимизировать    результаты производственно-хозяйственной деятельности фирмы.

    Однако на деле  ЛПР не всегда  стремится   максимизировать  экономический результат. Вместо  этого  ЛПР  принимает  «удовлетворительные»,  «достаточно хорошие» решения. В этом случае при принятии  решений  могут  использоваться такие критерии, как  «приемлемая  величина  прибыли»,  «надежное  выполнение плана».

  Технология принятия  решений, основанная на математических  моделях,  тем не менее не  дает  четких  рецептов  того,  как решение фактически  должно приниматься.  Далее  в  нашей  работе  мы  еще  рассмотрим  эту   технологию подробнее.

2. Вторая технология работает  с дескриптивными моделями,  в   основе  которых лежит  поведенческая   теория  принятия  решений.   В   ней   используются психологические  модели,  в  которых   учитываются   процессы   и   силы, объясняющие реальное поведение ЛПР.

    Согласно  одной   из  психологических  моделей,  ЛПР  скорее   старается

«удовлетворить», чем максимизировать, т.е. найти достаточно хорошее  решение

в конкретных условиях  с  учетом  традиций  принятия  решений.  Т.е.  скорее

традиции принятия решений, личные качества ЛПР являются  определяющими,  чем

стремление к максимизации какого либо критерия.

    Большое влияние   в  любой  технологии  на  принятие  решения  оказывают

личностные качества  ЛПР.  Люди  по-разному  относятся  к  риску,  к  оценке отдаленных последствий принятых ими решений, к воздействию их на  достижение целей других людей.

    Определение   того,  чем  руководствуется   ЛПР  при  принятии   решений,

используемых  им  аргументов,  психологических   аспектов   этого   процесса

(дескриптивная  модель),  -  важная  и   сложная   задача.   Эта   сложность

усугубляется  тем,  что  многие  количественные  оценки,  используемые   при подготовке решений («веса» целей, критериев, например),  носит  субъективный характер. Многие решения принимаются интуитивно. Часто ЛПР  не  в  состоянии проанализировать и четко осмыслить принятое решение.

    В связи с  этим, интересную технологию предлагает  Е.П. Голубков [2,  7].

Разработанный им «комплексный подход» включает следующее:

1.  Построение   комплексных   методик   обоснования   решений,   сочетающих применение взаимодополняющих  методов  структуризации,  характеризации  и оптимизации.

    Структуризация  предполагает   определение   места   и   роли   объекта

исследования в решении  задач более высокого уровня, выделение  его  основных элементов и установление  отношений  между  ними.  Процедуры  структуризации позволяют  представить  структуру  решаемой  задачи  в  виде,  удобном   для последующего анализа.

    Характеризация  направлена  на   определение   системы   характеристик,

количественно описывающих структуру решаемой задачи.

    Оптимизация предполагает  выбор наилучшего варианта решения.

    Применение этих  трех групп  методов  дает  возможность  последовательно снижать  неопределенность   в   процессе   обоснования   решения,   повышает эффективность мыслительной деятельности ЛПР и аналитиков.

2.  Сочетание  формальных  и  неформальных   методов   обоснования   решений предполагает широкое использования экспертных оценок и  человеко-машинных процедур подготовки и принятия решений.

3. Включение руководителя  в процесс принятия решений  на всех его этапах.

    Таким  образом,   этот   подход   дает   возможность   сконцентрировать

неформальное  мышление  ЛПР  на  наиболее  критических  аспектах  проблемной ситуации, в которой принимается решение, и предлагаемых  альтернативах.  При этом выявляются и становятся  более  ясными  скрытые  предположения,  мотивы поведения,  аргументы:  они   логически   включаются   в   модели   процесса подготовки, принятия и реализации решения.

    Нами выделены  два основных подхода к   принятию  решений,  но  в   рамках каждого из них существуют свои технологии, строятся  модели,  графы  и  т.д. существует масса методов для каждого из этапов  процесса  принятия  решения: системный анализ, линейное программирование,  сетевое  моделирование,  метод индукции, метод Дельфы. Поэтому далее рассмотрим подходы, в  рамках  которых эти методы работают.

 

1.2 Системный подход.

 

    В наши дни слово "системный" широко используется в самых  разнообразных сочетаниях.  В  инженерных  системах  говорят  о  системотехнике,   известен системный анализ, системное управление проектами,  системное  проектирование организаций и т.д. Очевидно, что происхождение слова "системный"  во  многом связано с идеями общей теории систем и кибернетики.

    Основными  понятиями,  используемыми  обычно  при  системном   подходе, являются система, процесс, вход, выход,  обратная  связь,  ограничения.  Эти понятия применяются для систем самой  разной  природы.  В  интересующих  нас процессах выбора проекта уникального объекта, разработки  пятилетнего  плана ведомства и т.д. также можно выделить соответствующие системы ( и  в  них  - подсистемы), понять их связь с другими системами, определить  вход  (входная информация), выход (решение). обратные связи (анализ решения) и  ограничения (ресурсные,  трудовые  и т.д.).  В итоге выделяются   системы,   решающие

определенные проблемы.

    Что же обычно  понимают под словами "системный  подход"?  Для  ответа  на этот  вопрос  рассмотрим  имеющиеся  рекомендации  по  "системному"  решению различных по своему характеру проблем.

    В соответствии  с подходом  системотехники  выделяются  следующие  этапы решения проблемы:

    - уяснение задачи  и выбор цели;

    - перечисление  или изобретение альтернатив;

    - анализ альтернатив;

    - выбор наилучшего  решения;

    - представление  результатов.

    В подходе анализа  систем и исследования операций  обычно  выделяют  пять логических элементов:

    - выделить цель  или совокупность целей;

    - выделить альтернативные  средства достижения целей;

    - определить ресурсы  для использования каждой системы;

    - построить математическую  (при подходе исследования  операций)  или

логическую (что бывает чаще при подходе анализа  систем)  модель,  т.е.  ряд

зависимостей  между  целями,  альтернативными  средствами   их   достижения, окружающей средой и ресурсами;

    - определить критерий  выбора предпочтительной альтернативы. В  процессе

формирования решений  в организации можно выделить следующие этапы:

    - определение  целей организации;

    - выявление проблем  в процессе достижения этих  целей;

    - исследование  проблем и постановка диагноза;

    - поиск решения  проблемы;

    - оценка всех  альтернатив и выбор наилучшей  из них;

    - согласование  решений в организации;

    - утверждение  решений;

    - подготовка к  вводу решений в действие;

    - управление применением  решения;

    - проверка эффективности.

    Похожие этапы  можно встретить в самых разных  статьях и книгах -  всюду, где идет речь о последовательном подходе  к  рассмотрению  сложных  проблем. Весьма схожи общие рецепты также и для  "изобретателей"  творческих  решений принципиально новых проблем.

   Чем  же  различаются системные подходы, предназначенные для решения различным проблем?  В  первую очередь - способами аналитического сравнения альтернатив. Так,  например,  в системотехнике используются стандартные  методы  расчета  различных  классов технических систем (электронных схем, систем  автоматического  регулирования и т.д.). При  использовании  подхода  исследования  операций  имеется  целый класс методов:  математического  программирования,  вероятностные,  сетевого планирования и  т.д.  При  подходе  анализа  систем  используется  в  первую очередь метод стоимость - эффективность.

    Есть примеры,  когда общая схема  системного  подхода  используется  для

решения сложных проблем  без специальных  способов  аналитического  сравнения альтернатив.  Последнее  время  общая   схема   системного   подхода   очень популярна. Трудно найти проблему, при решении которой не рекомендовалось  бы использовать системный подход.

   Рассмотрим подробнее этапы процесса принятия решения.

    Подготовка, принятие  и реализация решения как   процесс  управленческого труда менеджера имеют определенную технологию: совокупность  последовательно применяемых приемов и способов достижения целей организации.

    Процесс решения  с технологической точки зрения  можно представить в виде последовательности этапов и процедур, имеющих прямые и обратные связи.

    В зависимости  от того, на каких аспектах  в  процессе  решения  делается

акцент, можно структуризовать на отдельные этапы, руководствуясь  различными

принципами.  Именно  это  было  сделано  нами  ранее,  а  сейчас  рассмотрим подробно этапы изучаемого  процесса  по  технологии,  предложенной  авторами книги «Менеджмент» О.С.Виханским, А.И.Наумовым.

  Первая   стадия   рассматриваемого   процесса   состоит   в   признании

необходимости решения и  включает в себя следующие этапы:

 

- признание проблемы;

 

- формулирование проблемы;

 

- определение критериев  успешного решения проблемы.

 

    Каждое новое  решение в управлении возникает  на основе ранее  сделанного

решения,  действия  по  которому  либо  завершились,  либо  отклонились   от

первоначально выбранного варианта, либо вошли в противоречие с  изменениями,

происшедшими во внешней  среде. Отклонение ситуации от заданного  состояния  в процессе принятия решения обнаруживается менеджерами не сразу.  На  практике это отклонение представляет собой разрыв между целями организации и  уровнем их  достижения.  Быстрота  выявления  этого  расхождения  зависит  от   двух факторов:   способности   системы   управления   делать   это    в    режиме саморегулирования; опытности и индивидуальных характеристик менеджера.

    Если исходить  из того, что решение -  это   организационная  реакция   на

возникшую проблему, то этап изучения ситуации  направлен  на  признание  или непризнание существующей в организации проблемы. Этот  этап  уже  был  ранее рассмотрен нами ,поэтому мы перейдем к следующему этапу.

    Стадия выработки  решения состоит из этапов  разработки, оценки и  выбора альтернатив.  Как  только  определены   факторы,   ограничивающие   решение, менеджер  может  начинать  работу  по  поиску  альтернатив   или   возможных направлений действия для решения проблемы. Многие из альтернативных  решений

легко обнаружить. Они обычно известны из  предыдущего  опыта,  стандартны  и легко вписываются в критериальные границы лучшего решения.

    Однако нередко  возникают новые, уникальные проблемы, решение которых не умещается  в  привычные  и  стандартные  рамки.  В  этом  случае   необходим творческий подход. Существует много методов творческого поиска  альтернатив: т.н.  “мозговая  атака”:  метод  выдвижения  предложений;  групповой  анализ ситуации; причинно-следственная диаграмма; карта мнений. Важно  понять,  что творческая обстановка при поиске альтернатив создается самим  руководителем. Он  делает  людей  творцами  нового.  Секрет  творческой  среды   в   умелом управлении.

    Приводимые ниже  шесть  шагов  могут  сделать   поиск  альтернатив  более

творческим:  мотивация на   поиск;   предоставление   большего   количества

информации, позволяющей  всесторонне и  глубже  познать  проблему;  свободное обсуждение и допущение любых идей по решению проблемы; создание условий  для озарения;  опробование  идеи  другими  людьми  на  предмет  ее  соответствия установленным критериям.

    Все предложенные  альтернативы на следующем этапе  должны  быть  сравнены друг с другом или оценены для последующего  выбора  лучшей  из  них.  Оценка предполагает    определение    отрицательных    и    положительных    сторон рассматриваемых  альтернатив  и  установление  между  ними  некоего   уровня компромисса. Для этого используются как количественные, так  и  качественные или неосязаемые измерители.