Тайм-менеджмент

 

   Методики  планирования рабочего дня.

   Человек является частью природы. Нашей активностью  управляют биоритмы. С восходом солнца активность организма начинает возрастать и достигает своего максимума в полдень. После обеда – небольшой спад, после которого – очередной подъем. В 4 часа утра физиологическая активность организма вдвое меньше, чем в полдень. То есть в 12 часов дня на 100 % выше степень внимания, сила и скорость реакции, чем в 4 утра. Попробуем расположить выполнение задач согласно этим волнам.

      Рабочий день будем начинать  с задач категорий «В». Важных, но не срочных. Важно, чтобы  эти задачи были по продолжительности  не более 1,5-2 часов. То есть  вы должны быть полностью уверены, что успеете завершить за час-два начатую работу. По их завершении вы получаете две волны энергии. Первая – вдоль растущего графика биоритма, вторая – мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов счастья. Получается одна поддержка – снаружи, вторая – изнутри. Можно ли желать лучшего?  

   «Узнав  биоритмы – буду делать дела «А» до обеда. А рутину с 14 до 16» -  старший менеджмент Олег Полянский, г. Москва 

   На  этом приливе энергии вы готовы свернуть горы. Именно этим и нужно заняться. То есть решить одну или несколько задач «А». Больших, важных, крупных. Ведь когда есть силы, справиться с тяжелым заданием не проблема. После завершения задач «А», в районе 14 часов, рекомендуется устроить обеденный перерыв, в идеале поспать. Однако Российский офисный график не дает такой возможности. Поэтому, если вздремнуть возможности нет, займитесь задачами «В». Однако послеобеденные  «важные» задачи отличаются от утренних. Эти задачи должны быть рутинными, не требующими серьезного умственного или физического напряжения. Сортировка почты, просмотреть новости в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов. Работая в таком ритме, в 17 часов вы почувствуете очередной прилив сил. Тут уж беритесь решать задачи «В» произвольного характера.

   Ежедневно живя и работая согласно такому графику, вы получаете поддержку со стороны природы. Бороться с нею – дело неблагодарное. Сколько вам лет? Десятки? Природе – миллионы. Неравная битва. Лучше воспользуйтесь ежедневной силой биоритмической активности.

   Единственным  недостатком планирования дня по принципу биоритмов является то, что  иногда приходящие задачи «А» требуют  немедленного решения в периоды  спада энергетики. 

   Отдых

   Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы. Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:

— сон 8 часов

— отключение от рабочих вопросов

   Очень хорошая практика — тратить 30% времени  на отдых, а в остальное время  сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать. Сон нужен нам для восстановления ресурсов и психики: «бодрое тело + свежая голова».

   Режим дня – лишь вопрос привычки. Люди, занимающиеся тем, что им действительно интересно, необычайно легко встают с утра и не испытывают проблем с тем, чтобы лечь спать вечером. Просто потому, что они знают, что завтра их ожидает такой же хороший, а может, еще и лучший день, чем этот, который только что закончился. Так что лучше просто поскорей найти дело, которое вас по-настоящему захватывает, и оно будет будить вас утром лучше любого будильника!

   Подготовка  ко сну.

   Начнем  с просыпания. Необходимо чтобы было много света, нельзя сдерживать зевоту и в течение получаса не должно поступать никакой новой информации – только в этом случае день будет  продуктивным.

Пики  активности: 00-01, 05-06, 11-12, 16-17, 20-21.

Пики  спада: 02-03, 09-10, 14-15, 17-18, 22-23. 

   Для построения своей тайм-системы выбор  инструментария абсолютно не важен  и лежит исключительно в плоскости  Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по вашему мнению, будет для Вас удобен. В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.  

   Мотивация

Ну и  последний момент, на котором хочется  заострить внимание — это мотивация.

Бывают  такие моменты, когда не хочется  делать абсолютно ничего.

Для таких  моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге  Глеба Архангельского «Тайм-драйв».

   Называется  он «календарик-пинарик». Выглядит примерно следующим образом:

   Это разлинованный листок, подклеенный  к блокноту. Каждая клеточка означает один день вашей жизни. Каждый вечер  вы открываете листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по вашему мнению получился продуктивным, то закрашиваете полностью, если день был вялый, и вы не сделали того, что запланировали, то ставите крестик. Таким образом вы разрешаете сразу два вопроса мотивации:

   — общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит  время.

   — количество продуктивных дней в общем  ритме моей жизни. Если вы будете честными с  собой, вы в первое же время  начнете понимать, как много дней у нас уходит впустую.

Порядок на рабочем месте также играет большую роль в жизни каждого человека. Тайм-менеджмент – это работа со временем, но всё начинается с мыслей, а мысли не будут ясными и чистыми, если на столе, где вы готовитесь беспорядок, каждый ящик рабочего стола завален давно ненужными тетрадями, бумагами, которые вечно мешаются и создают впечатление, что они все – ваши несделанные дела.

Планируйте  свою жизнь. Потому что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей  цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.

   А жить без цели — скучно.

   Важные  советы 
Рекомендации консультанта по тайм-менеджменту Джерарда Харгривеса и компании British Gas:

1. Составьте план рабочего дня. Он поможет вам разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.
2. Определите часы, когда вам легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.
3. Отложите все дела, которые могут вас отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.
4. Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.
5. Наиболее важными делами занимайтесь по утрам. Это самое продуктивное время суток.
6. Деловые встречи лучше всего проводить днем.
7. Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.
8. Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

 

      Согласно  данным журнала «U.S. News & World Report», восемь месяцев своей жизни мы тратим, распечатывая присылаемые нам конверты с рекламными объявлениями, два года безуспешно пытаемся дозвониться кому-либо и пять лет простаиваем в очередях.

      Робин Шарма советует: «Когда идешь куда-нибудь, бери с собой книгу. Когда другие люди, стоя в очереди, проявляют недовольство, ты продолжаешь культурно и духовно расти, снабжая свой мозг необходимой пищей, приготовленной из содержащихся в мудрых книгах идей.»

      Несмотря  на то, что мы живем в современном  мире, мы тратим очень много времени  впустую, хотя могли бы вместо этого  делать некоторые дела. Для того, чтобы избежать этой ситуации, можно заранее продумывать, например, где конкретно вам придется кого-то ждать и брать с собой в то место то дело, которое вы можете там сделать чтобы не потерять время. Это может быть чтение книги, важный звонок, написание письма, да всё, что угодно.

   Итак, тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни. 
 
 

Список  использованной  литературы: 

1.   Тайм-менеджмент в 2 счета / Горбачев А.Г. Питер, 2009. 256 с
2. Что такое тайм-менеджмент. Режим доступа: http://www.vlasnasprava.info/ru/business_az/how_to_grow/time_management.html?_m=publications&_t=rec&id=712, свободный.
3. Тайм-менеджмент: управление временем. Режим доступа:     http://www.b-seminar.ru/article/show/370.htm, свободный.
4. Тайм-менеджмент / Архангельский Г. А. 2010. 304 с
5. Time Management-Управление Временем. Режим доступа: http://vkontakte.ru/search#/club23844046, свободный.

 
 
 

Список  использованной литературы. Контрольная №2. 

1. Шоул Д. Методика обучения лидерству руководителей  нижнего звена. / Шоул Д. // Управление человеческим потенциалом. 2011. №1. С 68-73.
2. Жданкин Н. А. Как постороить успешную карьеру. / Жданкин Н. А. // Управление развитием персонала. 2009. №4. С 300-311.
3. Лидерство и стили руководства. Режим доступа: http://moskva.rabotaregiona.ru/publ/4-1-0-3, свободный.
4. Руководство и лидерство. Стили руководства. Методы разрешения конфликтов. Режим доступа: http://www.ereport.ru/articles/manage/manage05.htm , свободный
5. Лидерство и стили руководства. Режим доступа: http://revolution.allbest.ru/psychology/00005052_0.html, свободный.
6. Основы лидерства. Руководство и лидерство. Режим доступа: http://college.ru/economics/part2/25.htm, свободный.

.