Тайм-менеджмент

   В зависимости от направленности и  характера решаемых задач различают  три вида планирования:

1. стратегическое,
2. среднесрочное,
3. тактическое.

   Идея стратегического планирования состоит в основном в формулировании главных целей деятельности организации и ориентировании на определенные намечаемые конечные результаты, с опорой на те способы и средства, которые обязательны для достижения поставленных целей и наличия необходимых ресурсов. При этом также происходит разработка новых возможностей фирмы.

   Стратегическое  планирование делится на период в 10-15 лет и имеет отдаленные последствия, влияя на работу всей системы управления и охватывая огромные количества ресурсов.

   Тактическое планирование состоит в выявлении  промежуточных целей по дороге к  достижению стратегических целей и  задач. При этом более подробно разрабатываются методы и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новых технологий, если это предполагается стратегическим планированием.

   Эффективное планирование – это планирование, которое предполагает и ускоряет перемены, способствующие прогрессу. Любое планирование работы или деятельности служит разработкой комплекса действий по достижению определенной цели. Выбор целей также взаимосвязан с планированием, как и вытекающая из этого их реализация. И в том и в другом случае нужно планировать свою деятельность так, чтобы это максимально приближало к поставленной цели, т. е. обеспечивало целесообразность планирования.

   Планируя  свою жизнь, человек стремится к  целесообразному, полезному использованию  своих сил. Каждый уже понял, что  если не будешь использовать полученных знаний, умений и навыков, то они  постепенно забудутся, растеряются  или будут просто не нужны.

   Ниже  представлены шаги для успешного  планирования собственной деятельности:

1. Четко формулировать цели своей будущей деятельности. Для которой собственно, осуществлялось и планирование. Так, говоря конкретнее, при планировании жизни объект планирования не один, и их надо группировать, чтобы не тратить свои силы зря. Объекты планирования, естественно, пересекаются друг с другом, в принципе, это не имеет значения, но может быть на руку. Главное, не забывать, что нельзя планировать какой-либо из объектов отдельно от других.
2. В отношении каждого из объектов планирования соблюдать такую последовательность:
1. Объективный анализ и оценка существующего положения;
2. Формулировка целей;
3. Нахождение средств для достижения целей;
4. Поиск и взвешивание альтернативных возможностей;
5. Прогнозирование препятствий и принятие мер для снижения их воздействия;
6. Уточнение операций, определение порядка их важности и времени исполнения;
7. Разделение средств на конкретные работы со сроками;
8. Контроль.

 

Причины провала плана.

   Имеется ввиду то, что нужно постараться не допустить срыва плана. Существуют три наиболее известных, широко применяемых и эффективных способа избежать этого: качественнее планировать, больше внимания уделять переговорам и эффективно использовать стимулы. Что такое срыв плана?

   Существуют  шесть основных видов провала  плана.

1. Провал, вызванный бесконечными модификациями. Оригинальные идеи и новаторские подходы плана модифицируются и изменяются, чтобы постоянно подстраиваться под интересы. Таким образом, получается, что конечный продукт имеет мало общего с первоначальной задумкой.
2. Провал из-за постоянных издержек и отлагательств.
3. План абсолютно нереален с самого начала.
4. Провал не имеющего большого значения плана. Плае, который вначале имел значение, цели и смысл, т. Е. был актуален, оказывается в будущем просто не нужен.
5. Провал в результате накопления задач
6. План, по мере своего составления или осуществления постепенно отдаляется от своей цели и, в конце концов, уже не решает поставленных задач.

   Помня о перечисленных причинах провала плана, можно в процессе разработки ибежать всех этих неприятностей и просто сберечь свой план на будущее воплощение.

    

Принятие  управленческих решений

   Регулярные  задачи.

   Все 100% дел, которые на вас сваливаются, могут быть 3 типов категорий:

     А – авралы. ( следует выполнять немедленно!)

   В – плановые задачи. (следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снимжаете количество своих авралов)

   С – воры времени. (блокировать их на подступах к своему рабочему графику. Никогда не делать, ичиться говорить им жестко «НЕТ») 

   Резервное копирование данных, наведение порядка  на рабочем столе и т.д. Все, что  требуется делать ежедневно, еженедельно  ежемесячно. В каждый период времени  определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то на 80% снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Бы хотели на 80% сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они перейдут в категорию авралов. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать логти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

   В целом общие выводы по матрице  Эйзенхауэра.

   1. Дела «А» можно сократить на 80% за счет ежедневного вниманию делам «В»

   2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени о таких дел.

   3. Постановка целей помогает нам  выстроить работу по приоритетам.

   4. Планировать можно только задачи  «В». «А» - приходят сами, вы  не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

     Если из 20 рабочих дней 4 дня вы  задерживаетесь на работе на  час-два, это нормально. 20% авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за дела «В» 
 

   «Воры времени»

   Ниже  собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы  и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

   Телефонные  звонки

   Требуется выработать быструю категорию этих звонков. Чтобы сразу знать какой сценарий применять к «входящему»

   1. Личные звонки

• Установить автоответчик
• Попросить говорить кратко
• Попросить перезвонить в другое время

   2. Профессиональные звонки

• Воспользоваться фразой «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю»
• Самому позвонить руководителю перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнить; «Что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине?»

   3. Звонки от коллег:

• Отложить
• Выделить зоны для общения (когда лучше вам звонить ). Предлагаемые варианты – два окна: утром и вечером.

   4. Звонки от клиентов.

• Ответить: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время...»
• Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу.

   Внезапно  приходит человек

   Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей.

   1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.

   2. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер» и др.

   3. На визитке указывать время  работы офиса: «с... по...» Тем  самым ограничить появление посетителей  в неудобное вам время.

   4. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»

   5. Использовать сигналы занятости:  флажки, кубики и т. д. 

   Внутрифирменные тормозные колодки

   Здесь пойдет речь о внеплановых совещаниях и вопросах на 15 минут, которые затягиваются в часы. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

   1. Вам назначили «Внезапное совещание».

• Участвовать в совещании по телефону.
• Разработать список вопросов, которые «летучками» не решаются. В итоге получится реестр совещаний, напротив каждого из них – список решаемых вопросов.
• Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить конструктивно, поскольку задержка оборачивается для него сокращением обеденного перерыва.

   2. Внеплановое распоряжение начальства («начальственная дурь», помехи со стороны руководства).

• Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течении которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения.
• Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: какие цели и задачи он ставил. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А».

   Сбои  в технике

   Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям.

   1. Сбои техники.

• Составить график контроля техники( регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
• Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
• Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала.

   2. Не доходит почта.

• Настроить почтового клиента на быстрый доступ недавно отправленным e-mail.
• Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru.

   Личные  и мировые проблемы

   Здесь собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы.

   1. Пробки

• Хорошее решение –параллельная деятельность:
• Сделать серию коротких звонков;
• Прослушать аудио-книги;
• Прослушать аудио-курсы: бизнес, иностранных языков и т.д.
• Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время».
• Попробуйте устраивать совещание в машине: «Я вас подвезу».
• Использовать «смешанный» способ передвижения по горизонтали. Например, на машине доезжать до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаться на метро и ехать до пункта назначения.

   2. «Мысли не по делу»

• Концентрация на задачи.
• Убрать все лишнее со стола.
• Уделить внимание здоровью и т.д. , чтобы не отвлекало от дела. Когда вы поели – вы о еде не думаете. Когда вы поспали – вы не зеваете.

   3. Внезапные личные проблемы со  здоровьем

• Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель).
• Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив в сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел).
• Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис».

   4. Нашествие родственников и/или друзей.

• Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать.
• Частично участвовать в общении с ними, а решение проблем переложить на плечи других. Участие иными ресурсами, а не временем.
• В ответ на «Мы приедем», сказать: «Меня нет в городе!»