Тайм-менеджмент

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ  РОССИИ)

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ) 

Международный факультет управления 

Кафедра системы анализа  и управления 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

по  дисциплине «Менеджмент»

на  тему «Тайм-менеджмент» 
 
 
 

Выполнила

студентка гр.№21941

_______Н.Ю.Рыкова 
 
 

Проверил

профессор________

В.Ф. Тарасенко___________________

зачтено/незачтено 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Томск  2011

Оглавление

 

Тайм-менеджмент или искусство управлять временем	3
Целеполагание	4
Планирование	6
Принятие управленческих решений. Матрица Эйзенхауэра	9
«Воры времени»	10
Методика планирования рабочего дня	13
Отдых	14
Мотивация. Календарик-пинарик	15
Важные советы	15
Заключение	16
Список использованной литературы	17

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Говорят, что:

   Чтобы узнать цену одного ГОДА, спроси студента, который подошел к последним  экзаменам.

   Чтобы узнать цену одного МЕСЯЦА, спроси мать, которая родила ребенка слишком  рано.

   Чтобы узнать цену одной НЕДЕЛИ, спроси издателя еженедельного журнала.

   Чтобы узнать цену одного ЧАСА, спроси влюбленных, ожидающих встречи.

   Чтобы узнать цену одной МИНУТЫ, спроси кого-то, кто опоздал на поезд, самолет  или автобус.

   Чтобы узнать цену одной СЕКУНДЫ, спроси того, кто пережил несчастный случай.

   Чтобы узнать цену одной МИЛЛИСЕКУНДЫ, спроси того, кто на Олимпийский Играх получил Серебряную медаль. 

   Случалось ли вам за день запланировать множество  дел, но ни одно из них не довести  до конца? Как часто вы заглядываете в свой ежедневник или органайзер? Умеете ли вы эффективно распоряжаться временем, которое отведено у вас для работы? На эти вопросы отвечает тайм менеджмент. Тайм менеджмент позволяет эффективно планировать свой рабочий день, не просто записывать кучу дел в ежедневник, но и работать со списком, вычеркивать лишние или неактуальные дела, добавлять вновь возникшие, расставлять между ними приоритеты. У нас у всех одинаковое количество времени – 24 часа в сутках. Но добивается успеха в бизнесе, как правило, тот, кто умеет правильно расходовать эти часы и планировать свое время. Некоторые успевают переделать за день столько дел, что создается ощущение, что в их сутках как минимум 40 часов, а некоторым не удается выполнить и пары дел. Если такое происходит и с вами, вам нужно подробнее изучить принципы тайм менеджмента.

   Время - основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» - тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость, поддержку и хорошие отношения. Потратил на пробежку и контрастный душ – получил бодрость и здоровье .

   Время – это ресурс, данный каждому  из нас с рождения. Времени у  всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть  сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам: «У меня нет времени» - теперь вы знаете, этот человек заблуждается. Время есть у всех, просто расходуем его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит наша жизнь.

   И тогда самым важным вопросом становится то, как именно мы используем свое время. Хотите достигать в жизни многого? Делать больше и уставать меньше? Заниматься тем, что вам действительно нравится? У вас есть для этого главный  ресурс. Причем в изобилии. Все, что нужно – лишь правильно распорядиться. Организуйте свое время.

   Чтобы помочь людям в устранении этих сложных  проблем распределения своего время, и существует так называемый тайм менеджмент, или искусство управлением временем. Многие люди, имеющие смутное представления о тайм-менеджменте, представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по правилам: порядок нужен во всем, и тогда будет результат. Это не совсем верно. Планирование – неотъемлемая и очень важная составляющая управлением временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. И, применяя его не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным. 

Целеполагание

                                                                                        Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным.

   Луций Анней Сенека 
 

   Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.

   У всех людей, добившихся значительного  успеха в жизни, цель была. Более  того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

   Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?

   Цель  должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности.

   Измеримость.

   1. Идея: в голове.

   2. Прообраз: написан на бумаге.

   3. Цель: единица измерения (что?),  количество (сколько?), дата достижения ( к какому сроку?).

   Реальность – дает мотивацию для достижения.

   Баланс  ресурсов (могу) и амбиций (хочу).

   Измеримость формируется в три шага.

   Шаг 1. Рождается идея. Вы о ней думаете. И пока она у вас в голове – будем называть ее идеей. Можно  о ней рассказывать, хвалиться, обсуждать. Мол, я вот то-то и то-то буду делать. Это все – идеи. Целью еще не пахнет.

   Шаг 2. Записываем свою идею на бумаге. Материализуем  ее. Вот это состояние вашей  идеи назовем «прообраз будущей  цели». По крайней мере, она уже  зафиксирована, и ее формулировку можно  обдумать, корректировать, улучшать.

   Шаг 3. Конкретизируйте записанное на бумаге, указывая три важных элемента. Единицу  измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели. А  вот теперь подробнее разработаем  этот шаг, с примером из практики.

   Если  вы будете следовать трем шагам в постановке целей, то у вас все будет происходить легко. И если не удается прийти к идеальной цели, вы четко знаете, на каком шаге застряли и что следует выполнить.

   Пример. 

Идея	Прообраз. Единица измерения	Прообраз. Единица измерения + Количество	Готовая формултировка цели. Единица измерения + Количество + Дата
Качественно управлять персоналом	Ежедневно иметь  боеспособные машины и квалифицированных  водителей	Ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных  водителей	К 30 мая 2011 года достичь следующих показателей: ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных водителей

 

Критерий  « Единица измерения»

• боеспособные машины
• квалифицированные водители

Критерий  «Количество»

• «40»

Критерий  «Дата достижения цели»

• «К 30 мая 2011 года достичь следующих показателей: ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных водителей»

 
 

   Что делать, если целей нет?

   Чтобы сохранить смысл жизни, не потерять ориентиры, вы обязаны быть в одном  из двух состояний души: достижение цели либо поиск цели. Все остальные случаи не дают спокойствия и приводят к нервозу.

   Человек может либо двигаться по пути достижения цели лдибо искать себе цель. И то и другое – нормально. Поэтому  если у вас нет цели, которую  вы хотите достичь, ищите ее.

   Плохому охотнику лес всегда пустой. Мастерство рыбака определяется количеством неудачных  мест для ловли. У профессионала  рыба клюет всегда и везде, потому что он ловит там, где есть рыба. Нет целей – приступайте к  поиску. 

   Планироваие

   В зависимости от содержания, целей и задач выделяют следующие виды планирования и формы планов.

   Виды  планирования, связанные  с длительностью  планового периода:

1. Перспективное планирование(прогнозирование);
2. Среднесрочное планирование;
3. Текущее планирование

   Формы планов:

1. В зависимости от содержания хозяйственной деятельности – планы НИОКР, производства, сбыта, материально-технического снабжения, финансовые планы;
2. В зависимости от организационной структуры организации – планы производственного отдела, планы дочерней компании.

   Уровень и качество планирования зависят  от таких важных условий, как компетентность, адекватность и своевременность  руководства фирмой на всех уровнях  управления квалификации кадров, уровень  и опыт специалистов, работающих в  функциональных структурах; обеспечение и доступность информационной базы и наличие необходимой компьютерной техники.

   Планирование  как таковое заканчивается перед  началом собственно действий по реализации плана. Планирование – это первейший  этап управления, однако оно является не единственным актом, а представляет целый процесс, происходящий до завершения планируемого комплекса операций.

   Планирование  нужно для оптимального использования  возможностей фирмы. Имеются в виду и наилучшее использование всех видов ресурсов, и предотвращение неправильных, пагубных для организации действий, которые могут привести к снижению эффективности работы компании.

Планирование  включает в себя определение:

1. Конечных и промежуточных целей;
2. Задач, решение которых необходимо для достижения целей;
3. Средств и способов решения возникающих поблеем;
4. Требуемых ресурсов, источников их нахождения, способов получения и распределения.