Сутність управління персоналом у сучасній організації

3. Сфери відповідальності підрозділу з управління персоналом

     Структура підрозділу з управління персоналом визначається характером діяльності, розмірами організації, а також  тим, яке значення в ній надається  людському фактору. Загалом вважається, що на 100 чоловік працюючих має  припадати один менеджер з управління персоналом, який відповідає за основні  напрямки діяльності в цій сфері. Великі організації створюють складні, розгалужені підрозділи з управління персоналом, де за кожний напрямок роботи відповідає цілий відділ. Різні автори виділяють від 8 до 15 сфер відповідальності, що відносяться до компетенції підрозділу людських ресурсів. Одні з них – базові, зародилися ще в період класичного менеджменту і мають місце в діяльності більшості організацій незалежно від їх розміру ( це пошук і відбір персоналу, оцінка, навчання, мотивація, винагорода, юридично-правові стосунки, кадрове діловодство). Інші – відносно нові для практики управління (наприклад, адаптація, стрес-менеджмент, управління змінами, аналітико–дослідницька робота).

     Кожна організація знаходиться в процесі  постійного розвитку. Це означає, що на певних етапах вона потребує більше фахівців певної кваліфікації, відмовляючись  від послуг інших. Стратегічні плани  організації вимагають її забезпечення персоналом певної кількості і якості, крім того в кожній організації існує  певний «фоновий» рівень плинності  кадрів, і на звільнені місця потрібно наймати нових працівників. Планування та прогнозування персоналу має на меті підтримувати динамічний баланс між бізнес-потребами організації і чисельністю її персоналу.

     Щоб не залишитися в аутсайдерах бізнесу, кожна організація прагне до залучення  найкращих людей. Яким чином їх знайти? Як не помилитися у виборі найкращого кандидата? Щоб відповісти на ці питання  вдаються до процедури пошуку і відбору персоналу. Це один із класичних напрямків діяльності підрозділу з персоналу, який наповнюється новим змістом. Його мета – відібрати кандидата, що якнайкраще відповідає вимогам чи моделі компетенцій вакантної посади. Особливістю сучасного етапу є диференціація процедур пошуку і відбору персоналу в залежності від категорії посади, урахування потенціалу розвитку кандидатів, їх відповідність організаційній культурі організації і ускладнення діагностичного апарату, який застосовується на всіх етапах.

     Адаптація – це процес пристосування нового працівника до особливостей роботи в конкретній організації, який не завжди проходить легко. Організація зацікавлена, щоб новий співробітник швидше увійшов в курс справ і досяг стабільного рівня ефективності. Цьому сприяють програми орієнтації, які спеціально розробляються підрозділом з персоналу разом з лінійними менеджерами, щоб надати новачку якомога повнішу інформацію про всі сторони життя організації – її задачі, цілі, структуру, стандарти якості, обслуговування клієнтів, норми поведінки, тощо. Відомо, що в організаціях, які мають дієві програми орієнтації, значно знижується ризик звільнення новачка на початкових етапах його роботи і швидше відбувається його вихід на «плато» індивідуальної ефективності.

     На  початку доби суспільства знань  ефективне професійне навчання і  розвиток можуть стати вагомою конкурентною перевагою організації. За ствердженнями експертів, в наш час економічний ефект від вкладень в розвиток і навчання персоналу вищий, ніж від вкладень в засоби виробництва. Розрахунки показують, що 1 дол., вкладений в розвиток персоналу, приносить 3 - 8 дол. доходу. Невипадково за даними Hay Group менеджери українських компаній вважають навчання і розвиток персоналу самим важливим напрямком в управлінні персоналом. Перед підрозділом з персоналу стоїть непросте завдання – створити організаційне середовище, сприятливе для навчання всіх працівників і зробити процес отримання знань продуктивним, тобто таким, що врешті решт трансформується в додатковий дохід організації.

     Пройшли ті часи, коли гроші вважалися чи не єдиним дієвим засобом мотивації  персоналу. Для працівників, особливо висококваліфікованих, які виконують  складну інтелектуальну роботу, не менш важливого значення набувають  визнання, досягнення і самореалізація. Розуміння змін у потребах працівників  є одним з суттєвих факторів створення  мотиваційного клімату і адекватної системи винагороди і в організації. Задача підрозділу з управління персоналом – задіяти всі важелі мотивації і розробити таку систему управління винагородою працівників, що відповідає інтересам як працівників, так і організації, є справедливою, гнучкою, керованою і, головне, мотивуючою.

     Для організації, зацікавленої у довготермінових  стосунках з персоналом, участь в  управлінні кар’єрним рухом своїх  працівників є логічною і закономірною. Підрозділ з управління персоналом створює спеціальні програми кар’єрного розвитку, що допомагають працівникам  реалізувати їхні кар’єрні амбіції  і одночасно дозволяють організаціям задовольняти свої потреби в фахівцях високої кваліфікації.

     Кожний  працівник має право на безпечні умови праці, котрі не завдають шкоді  його здоров’ю. Важливого значення набуває управління здоров’ям персоналу і зокрема управління стресом. Сучасна організація в не меншій мірі зацікавлена в збереженні здоров’я і підтримці високої працездатності працівників, ніж вони самі. Сфера діяльності, пов’язана з безпекою і захистом здоров’я працюючих, все ще недооцінюється в багатьох вітчизняних організаціях, але з часом її значення буде зростати.

     Відносини між роботодавцем і найманим працівником  регламентуються сукупністю правових норм, що становлять самостійну галузь права – трудове право. Фахівці  підрозділу з персоналу мають  бути добре обізнаними з юридично-правовою стороною управління персоналом, щоб  забезпечувати дотримання норм трудового  права у відносинах організації  і працівників та оперативно врегульовувати виникаючі правові питання.

Сфера трудових відносин включає:

• укладення трудової угоди чи контракту;
• визначення робочого часу і часу відпочинку;
• оплата і нормування праці;
• гарантії, компенсації і пільги;
• охорона праці (дотримання норм безпеки та гігієни праці, граничні рівні важкості праці);
• особливості регулювання праці окремих категорій робітників;
• матеріальна відповідальність за шкоду, завдану роботодавцеві або працівникові.

   На  підрозділ з персоналу покладена  відповідальність за управління стосунками з профспілками. Ці стосунки ґрунтуються  на засадах соціального партнерства.

   Соціальне партнерство – це така система відносин між роботодавцями і найманими працівниками, що визнає розбіжності інтересів різних соціальних груп і право кожної з них відстоювати свої інтереси шляхом співробітництва і пошуку компромісів. Суб’єктами соціального партнерства виступають держава, роботодавці, наймані працівники.

   Профспілки  виступають органом, що відстоює інтереси працівників. До колективних переговорів  і врегулювання конфліктів в разі необхідності долучається держава (на рівні органів місцевого самоврядування) як третя сторона. Узгодження інтересів сторін переважно відбувається у формі колективних переговорів і колективних угод.

   Колективна  угода – це правовий акт, що регулює соціально-трудові відносини між найманими працівниками і роботодавцями. Колективні угоди укладаються на основі чинного законодавства і містять прийняті сторонами зобов’язання щодо врегулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин та узгодження інтересів найманих працівників, роботодавців та уповноважених ними органів в організаціях.

 
      Всі формальні положення, що стосуються відносин роботодавця і найманого працівника, мають бути задокументовані. Кадрове діловодство - це організація роботи з питань оформлення, найму, переведення звільнення, обліку, навчання, атестації та пенсійного забезпечення працівників.

Основні напрямки кадрового діловодства, що ведуться фахівцями підрозділу з  управління персоналом:

• облік особового складу організації (чисельність працюючих у різних підрозділах, склад працюючих за професіями, категоріями, освітою, стажем роботи, віком та іншими ознаками);
• організація документообігу;
• облік і реєстрація документів особового складу організації і її підрозділів;
• ведення особових справ та підготовка звітів про рух персоналу;
• ведення трудових книжок працівників;
• ведення штатно-посадової книги, яка містить відомості про стан укомплектування всіх підрозділів підприємства за категоріями працівників.

4. Основні тенденції в сфері  управління персоналом

     В період стрімкого розвитку ринкової економіки і інформаційних комунікацій  сучасні організації зазнають серйозних  змін, трансформуються традиційні відношення між роботодавцями і найманими  працівниками. Відзначимо основні зміни, які в найбільшій мірі впливають  на роботу підрозділу з управління персоналом:

      
1. Втрата стабільності  і передбачуваності  на ринку праці. Ринок праці змінила, перш за все, зростаюча мобільність працівників і скорочення тривалості роботи працюючого в одній організації, характерне для останнього десятиріччя. Зараз мало хто планує все життя провести в одній організації, роками очікуючи на службове підвищення. Різноманітний професійний досвід, до якого прагнуть і менеджери і рядові виконавці, важко отримати в межах однієї, навіть великої, організації. Професійна кар’єра все більше розуміється як серія переходів від однієї організації до іншої з розширенням повноважень, відповідальності, підвищенням в винагороді. Сучасні працівники не мають страху опинитися без роботи, який переслідував робітників індустріальної доби. Якщо раніше працівники «трималися» за роботу, тому що знайти нову було нелегко, то зараз у постійному пошуку персоналу перебувають організації – їм доводиться витрачати значні зусилля, щоб закрити вакантні позиції. Втраті стабільності на ринку праці сприяє скорочення тривалості життя комерційних компаній. Окрім того, зараз ніхто не може дати гарантії, що навіть процвітаюча компанія не скоротить виробництво, не переведе його в інший регіон, чи не передасть виконання частини своїх функцій іншим організаціям чи особам, звільнивши частину власного персоналу. Передача певних функцій зовнішнім організаціям чи особам називається аутсорсингом і все частіше застосовується організаціями з метою економії витрат. Аутсорсинг стає звичайною практикою як для великих корпорацій, так і для маленьких фірм. «Асортимент» функцій, що передаються в аутсорсинг, постійно розширюється – від прибирання приміщень до маркетингу, фінансів, управління персоналом і розробки стратегії.

2. Зміна сутності  управління. Наголос в управлінні все більше зміщується від підпорядкування і підлеглості до партнерства і співробітництва. Відповідно адміністративні методи керівництва – віддача розпоряджень, контроль за їх виконанням, негативна стимуляція через покарання – втрачають свою актуальність, замінюються більш гнучкими.

3. Зміни у структурі  персоналу. На зміну традиційним організаціям, що мали постійний персонал, приходять організації, в яких працюють три категорії працівників: постійний персонал, працівники, зайняті неповний робочий день, та контрактники – ті, що працюють на умовах аутсорсингу.  
Чарльз Хенді, відомий фахівець в галузі менеджменту, запропонував спеціальний термін для компаній з такою структурою персоналу – організація-трилистник.

4. Зміни у структурі  організації. Сучасні організації прагнуть до зменшення рівнів структурної ієрархії і стають все більш пласкими.  
Кожний додатковий рівень управління – це втрата інформації і часу на її переробку, а тому і втрата ефективності. Щоб залишатися конкурентоспроможною, сучасна організація не може дозволити собі розкіш зайвих рівнів управління і відмовляється від них. Найбільше страждають менеджери середньої ланки, число яких постійно скорочується.

5. Розмитість кордонів  робочого середовища. Аксіома індустріальної доби – працювати на роботі, відпочивати вдома – вже не є безсумнівною. Зростає категорія працівників, яким взагалі не треба знаходитися на роботі «від дзвінка до дзвінка» – завдяки комп’ютеру все необхідне для роботи вони мають вдома. Організація перестає асоціюватися з конкретним місцем роботи, де працює її персонал, межі робочого середовища розширюються, втрачають чітку географічну окресленість. Аналогічна «розмитість» спостерігається і по відношенню до меж робочого часу. Відходять у минуле часи, коли режим роботи працівників в організації був чітко регламентований і всі співробітники мали знаходитися на робочому місці певне число годин. Сучасні працівники, отримуючи більше повноважень і відповідальності, працюють не за розкладом, а в гнучкому режимі (включаючи роботу вдома і надурочні), який найбільш відповідає поставленим перед ними цілям.

     Зазначені зміни вносять корективи у  пріоритети, цілі і задачі підрозділу з управління людськими ресурсами.

     Окреслимо головні тенденції, характерні для  роботи цього підрозділу в останньому десятиріччі.

1. Зміна пріоритетів в роботі підрозділу з управління персоналом 

В роботі підрозділу з управління персоналом зростає роль таких напрямків  як професійний розвиток і навчання, відбір, мотивація і винагорода персоналу. Одночасно переглядається ставлення  до деяких традиційних сфер управління персоналом, зокрема формування трудового  резерву і планування кар’єри, які  втрачають своє первинне значення.