Суть, значення і форми ділового спілкування в сучасних організаціях

     ⎯ ділова кореспонденція,

     ⎯ критика,

     ⎯ інформування співробітників і ін.

     Найбільш  важливими для розгляду в контексті  даної роботи є такі форми, як ділова розмова, ділова переписка, а також наради та переговори.

     У сфері державного управління, а також  у підприємницькій, комерційній та інших сферах діяльності, важливу роль грають ділові бесіди і переговори. Ділові бесіди і переговори здійснюються у вербальній формі, і це вимагає від учасників спілкування не тільки грамотності, але й дотримання етики ділового спілкування. Жести, міміка (невербальне спілкування), якими супроводжується мова, мають у цьому разі не менше значення.

     При всьому різноманітті форм ділового спілкування  ділова бесіда є найбільш поширеною  і частіше всього вживаною. Поняття  «ділова розмова» дуже широке і досить невизначене: це і просто ділової розмова зацікавлених осіб, і усний контакт між партнерами, пов'язаними діловими відносинами. Під діловою бесідою розуміють мовне спілкування між співрозмовниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій для встановлення ділових відносин, дозволу ділових проблем або вироблення конструктивного підходу до їх вирішення. На відміну від інших форм обміну бесіді властива тіснота контактів, безпосередність спілкування, обов'язковість зворотного зв'язку. Вона сприяє розвитку неформальних відносин, без яких у більшості випадків на практиці управлінський процес виявляється скрутним. Ділова бесіда є найбільш сприятливою, часто єдиною можливістю переконати співбесідника в обгрунтованості вашої позиції.

     Таким чином, ділова бесіда виконує ряд  функцій:

     • взаємне спілкування працівників  однієї сфери;

     • спільний пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів;

     • контроль і координування вже  початих ділових заходів; підтримка  ділових контактів;

     • стимулювання ділової активності.

     Очевидно, що кожна ділова розмова в тій  чи іншій мірі відбивається на ефективності діяльності організації в цілому та діяльності конкретних співробітників зокрема.

     Вид ділової бесіди залежить від її цілей  та її місця у визначенні напрямку діяльності організації.

     За  призначенням ділові бесіди можуть бути різноманітними:

     • бесіда-знайомство керівника і майбутнього підлеглого при прийнятті рішення про прийняття на роботу;

     • ділова розмова між двома колегами при обговоренні ними шляхів

     або методів реалізації поставлених  цілей;

     • ділова розмова майбутніх партнерів  по взаємодії, діловій

     співпраці між фірмами;

     • бесіда - встановлення ділових контактів;

     • бесіда - обмін інформацією та ін

     За  характером ділові бесіди бувають офіційними і неофіційними, так званими «робочими».

     За  спрямованістю - цільовими, що переслідують конкретні завдання, і загальними.

     За  ступенем свободи - регламентованими, тобто такими, що здійснюються за певними правилами та у визначеній послідовності (наприклад, анкетування), і не регламентованими, такими, як дружня розмова.

     Наступна  форма ділового спілкування - переговори. Переговори - це обговорення з метою досягнення згоди між ким-небудь з будь-якого питання. У визначенні підкреслюється специфіка даного виду комунікації. У діловій бесіді партнери обмінюються поглядами, точками зору, інформацією. У процесі переговорів його учасники зазвичай домагаються угоди з обговорюваної проблеми. Ділова бесіда може мати самостійний характер, випереджати переговори або бути їх складовою частиною. Переговори мають більш офіційний характер і, як правило, передбачають підписання документів, що визначають взаємні зобов'язання сторін (договорів, контрактів і т. д.). Звичайно, на практиці іноді буває важко провести чітку грань між переговорами і деякими видами ділових бесід, наприклад, проблемними, організаційними. Фактично будь-яка розмова може перерости в переговори. У свою чергу сторони, які ведуть переговори, не завжди готові до спільних дій і обмежуються обміном поглядами, інформацією. І саме слово переговори в російській літературній мові має ще одне значення, зафіксоване у словниках: «обмін відомостями, думками; розмова».

     Переговори - невід'ємна частина ділових контактів. І їх успіх залежить не тільки від  доброго знання предмета обговорення, а й від володіння технікою ведення переговорів. Необхідно  враховувати і той факт, що переговори можливі як в рамках співробітництва, так і в умовах конфлікту.

     Переговори - один з різновидів спілкування - мають  ряд відмінних рис. По-перше, вони ведуться в умовах ситуації з різнорідними інтересами сторін, тобто їх інтереси не є абсолютно ідентичними або  абсолютно протилежними.

     По-друге, складне поєднання різноманітних  інтересів робить учасників переговорів  взаємозалежними. Його учасники обмежені в своїх можливостях реалізувати  власні інтереси одностороннім шляхом. Взаємозалежність учасників переговорів  дозволяє говорити про те, що їхні зусилля спрямовані на спільний пошук вирішення проблеми. Таким чином, переговори в діловому спілкуванні - це процес взаємодії сторін з метою досягнення узгодженого і влаштовує їх рішення.

     Тісно пов'язана з попередньою така форма комунікації як ділова нарада. Ділова нарада - це спосіб залучення колективного розуму до вироблення більш оптимальних рішень з певних питань.

     Ділова  нарада визначає три завдання:

     1. Збір і переробка інформації;

     2. Координація діяльності служб,  фірми і співробітників;

     3. Прийняття рішення.

     Під час наради між підлеглими і керівником відбувається обмін інформацією, приймаються  управлінські рішення. Наради допомагають  пов'язати те, чим займається окремий  співробітник, з роботою інших  працівників підприємства. Процес управління при цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:

     1) Збір та обробка інформації;

     2) Координація діяльності всіх  служб підприємства і всіх  його співробітників;

     3) Прийняття рішення.

     Крім  того, ділова нарада є способом залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають на підприємстві, вона може вирішувати, наприклад, важливе навчально-виховне завдання. На нарадах співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення спільних завдань, досягати компроміси, набувати культуру спілкування і.п. Для деяких підприємств ділова нарада - це єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. А для керівника ділова нарада - це можливість показати свій талант менеджера.

     Основні завдання, які можна вирішити за допомогою ділових нарад:

     1) Розвиток і зміцнення політики  підприємства, і проведення її  в життя.

     2) Інтеграція заходів усіх відділів  і служб з урахуванням загальних  цілей фірми.

     3) Виявлення та розрахунок колективних результатів.

     4) Колективне рішення проблем урахуванням навчального ефекту.

     Класифікація  ділових нарад

     Ділові  наради представляють собою вид  організації праці. Існує певна  класифікація нарад, яка залежить від  наступних основних ознак:

     1) За призначенням:

     • ті, що виробляють і приймають рішення;

     • ті, що роз'яснюють і уточнюють завдання з реалізації раніше прийнятих рішень;

     • ті, що підводять підсумки і дають оцінку прийнятим раніше рішенням;

     • оперативні (диспетчерські).

     2) За періодичністю (частоті) проведення:

     • разові;

     • регулярні;

     • періодичні;

     3) За кількістю учасників:

     • вузький склад (до п'яти осіб);

     • розширені (до двадцяти осіб);

     • представницькі (понад двадцяти чоловік).

     4) За ступенем стабільності складу  учасників наради:

     • з фіксованим складом;

     • з запрошеними за списком, складеним  для кожної наради;

     • комбіновані.

     5) По приналежності:

     • громадських організацій;

     • адміністративні

     • наукові та науково-технічні;

     • наукові

     Ще  однією важливою формою ділового спілкування, яка займає надзвичайно важливе положення в забезпеченні функціонування організації в цілому є ділове листування. Ділове листування можна розділити на офіційне і особисте, а також зовнішнє і внутрішнє. При розгляді з точки зору процесу комунікації, слід, перш за все, виділити наступні основні риси ділового листа:

     1. Перше що відрізняє ділове  листування від інших стилів  листування це офіційно-діловий  стиль.

     Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери  офіційно-ділових відносин. Діловий стиль володіє сукупністю специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури.

     Основними вимогами, що висуваються до ділового стилю, є:

     • Стандартизація викладу.

     • Нейтральний тон викладу.

     • Точність і визначеність формулювань, однозначність і однаковість  формулювань.

     • Лаконічність, стислість викладу  тексту.

     • Використання мовних формул.

     • Використання термінів.

     • Застосування лексичних та графічних  скорочень.

     • Переважання пасивних конструкцій над дійсними.

     • Вживання словосполучень з віддієслівним  іменником.

     • Використання конструкцій з послідовним  підпорядкуванням слів у родовому та орудному відмінку.

     • Переважання простих поширених  речень.

     2. Другою особливістю ділового  листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.

     Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. До таких формулами відносяться  і терміни. Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне чи спеціальне поняття. При вживанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресату.

     3. До особливостей ділового листа  відносять також і застосування  скорочень. У листах повинні  вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

     Таким чином, не дивлячись на те, що кожна  з форм ділового спілкування є відносно відокремленою від інших, вони мають ряд певних спільних рис, що обумовлено вимогами, що висуває середовище здійснення ділового спілкування до його втілення. 
Висновок