Суть, значення і форми ділового спілкування в сучасних організаціях

Національний  технічний університет України

Київський політехнічний інститут

Факультет соціології і права 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

З предмету «Менеджмент у державних організаціях»

На тему:

«Суть, значення і форми  ділового спілкування  в сучасних організаціях» 
 
 
 
 
 
 
 

.

Київ 2011

План

1. Вступ
2. Сутність, особливості та значення ділового спілкування в організаціях.
3. Форми ділового спілкування
4. Висновок

 

Вступ.

Людське спілкування — багатогранний  процес, що вивчається філософією, соціологією, загальною і соціальною психологією, лінгвістикою та іншими науками. З точки зору етики, спілкування — це одна з форм людської взаємодії.

У процесі  спілкування люди не тільки формують свої уявлення про світ, але й  досягають взаєморозуміння, формулюють спільні рішення. У соціально-психологічному плані спілкування — це одночасно і обмін діями, вчинками, думками, почуттями, переживаннями, і звернення індивіда до самого себе, до своєї душі, совісті, мрій. Це процес виховання і самовиховання, форма творчості, яка допомагає виявляти і розвивати кращі сторони особистості.

Менеджмент  — це та сфера людської діяльності, де спілкування має визначальну  роль. Від того, наскільки грамотно побудоване спілкування, залежить результативність переговорів, ступінь взаєморозуміння  з партнерами, співробітниками, задоволеність працівників своєю працею, морально-психологічний клімат в організації. Практично всі проблеми бізнесу тим чи іншим чином пов’язані із спілкуванням — процесом передачі ідей, думок, почуттів, доведення їх до розуміння іншими людьми. Менеджери витрачають на різні види спілкування у середньому до 80% свого часу.

Розуміння процесів передачі інформації, закономірностей, які існують у цих процесах, вироблення навичок ефективної взаємодії  з людьми необхідні менеджеру будь-якого рівня. Сьогодні досвідчений керівник витрачає більшу частину часу не на вирішення фінансових, технічних чи організаційних проблем, а на вирішення психологічних завдань, що виникають у процесі спілкування з підлеглими, колегами і начальством. Знання та вміння у сфері спілкування необхідні не тільки менеджерам, а й будь-якому з працівників, бо через спілкування людина організовує та оптимізує свою виробничу, наукову, комерційну, навчальну та іншу діяльність. Спілкування дозволяє вирішувати не тільки питання організації, але і проблеми її співробітників.

Таким чином, виходячи з вищезазначеного можна визначити метою даної роботи  розглядання ділового спілкування як такого, що є особливою сферою менеджменту сучасної організації з одного боку, а з іншого – пронизує усі інші  його сфери.

Для цього  необхідним є виконання наступних  задач:

• Формулювання меж, в площині яких лежить вивчення ділового спілкування
• Виокремлення особливостей ділового спілкування на відміну від інших його видів
• Розгляд значення ділового спілкування для функціонування організації
• Розгляд форм, в яких існує і протікає ділове спілкування в сучасних організаціях.

Об’єктом  дослідження є процес ділової  комунікації з точки зору управління організацією. Предметом дослідження є характерні риси ділового спілкування, його види та форми.

 

1. Сутність, особливості та значення ділового спілкування в організаціях.

     Перш  ніж перейти до розгляду безпосередньо  теми реферату, необхідно розглянути формулювання, які застосовуються для  визначення спілкування. Багато хто  з авторів як теоретичних робіт, так і навчальних посібників оперують такими (або схожими) визначеннями:

     — як «Взаємні зносини, ділова або дружній зв'язок» (С. І. Ожегов);

     — або «Одна з форм людської взаємодії, завдяки якій індивіди як фізично, так і духовно творять одне одного » (К. Маркс);

     — або «Складний, багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми, породжуваний потребами спільної діяльності і включає в себе обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії, сприйняття і розуміння іншої людини » (Короткий психологічний словник);

     — або комунікація, тобто обмін думками, переживаннями, настроями, бажаннями і т. п.

     Звідси  виникає поділ  спілкування за характером змісту на:

     — неформальне (світське, буденне, побутове),

     — формальне (ділове), що має на меті організацію і оптимізацію того чи іншого виду предметної діяльності: управлінської, виробничої, наукової, комерційної і т. п.

     У контексті даної роботи нас цікавить саме друге, ділове спілкування. Для  цього існує декілька важливих причин:

     — Ділове спілкування — це до 80% робочого часу керівників всіх рівнів.

     — Без ділового спілкування не може обходитися ні управління, ні політика, ні освіта, ні бізнес.

     — Ділове спілкування — це процес передачі емоційного та інтелектуального змісту, перш за все, управлінської проблеми.

     — Ділове спілкування реалізується в  свого роду агресивному середовищі, так як на його шляху виявляються  різного роду комунікативні бар’єри.

     — Ділове спілкування включає в  себе безліч форм, принципів, психологічних  прийомів, етичних норм, правил етикету (писаних і неписаних), які потребують вивчення для використання в діяльності управлінця.

     — Ділове спілкування може відбуватися  як на одному, так і на різних рівнях ієрархії. Важливою проблемою є вивчення так званої вертикальної комунікації, яка становить надзвичайно вагому частину ділового спілкування взагалі, але її ефективність може бути в 3–4 рази нижче горизонтальної (коли суб’єкти комунікації працюють на одному і тому ж службовому рівні).

     До  основних характеристик ділового спілкування, які відокремлюють його в окрему сферу і зумовлюють правила поведінки в процесі спілкування, відносяться:

     Регламентованість. Це підпорядкування встановленим правилам і обмеженням. Ці правила визначаються видом ділового спілкування, ступенем його офіційності, цілями, завданнями конкретної зустрічі, національними і культурними традиціями. Регламентованість передбачає дотримання ділового етикету, який включає в себе правила привітання та представлення, норми поведінки, диктує норми мовного етикету. Використання етикетних мовних зворотів допомагає співрозмовникам встановити контакт, досягти взаєморозуміння, створити сприятливу обстановку, підтримувати спілкування у певній тональності. Регламентованість ділового спілкування означає і обмеженість його певними часовими рамками. І щоб відведений час було використано ефективно, важливо визначити заздалегідь коло обговорюваних проблем. Суворе дотримання учасниками спілкування рольового амплуа У процесі спілкування діловій людині в різних ситуаціях доводиться бути і начальником, і підлеглим, і колегою, і партнером, і учасником якого-небудь заходу. Це необхідно враховувати і вести себе відповідно до вимог, що пред'являються конкретною обстановкою.

     Підвищена відповідальність учасників  ділового спілкування  за його результат. Успішне ділове спілкування багато в чому визначається обраною стратегією і тактикою спілкування, тобто вмінням чітко сформулювати цілі комунікації, умінням вірно визначити інтереси партнерів.

     Суворе  ставлення до використання мовних засобів. Не допускається у діловому спілкуванні використання лайливих слів та ненормативної лексики, використання просторічних слів, небажано використовувати слів обмеженої сфери вживання (архаїзмів, діалектизмів, жаргонізмів).

     Всі ці характеристики формуються, виходячи з умов, в яких протікає ділове спілкування:

• Учасники ділового спілкування — переважно юридичні особи — організації, установи, підприємства, в особі діють від імені керівників та інших посадових осіб.
• Характер і зміст інформації досить жорстко регламентовані.
• Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін

 

     Внаслідок таких умов і сам зміст ділового спілкування, тобто інформація, повинна  мати певні властивості. Вона повинна  бути:

• Офіційною за своїм характером.
• Адресною, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій.
• Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу.
• Об’єктивною і достовірною.
• Переконливою, аргументованою.
• Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запитувати відомості, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і коштів.

     Крім  того, деякі дослідники виділяють  такий перелік особливостей ділового спілкування виходячи як зі змісту (інформації), так і з особливостей його учасників:

• наявність певного офіційного статусу об‘єкту;
• спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів підтримку зв'язків між представниками взаємозацікавлених організацій;
• відповідність певним загальновизнаним і загальноприйнятим правилам;
• передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;
• конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола;
• взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;
• значущість кожного партнера як особистості;
• безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.

Таким чином, ділове спілкування має набір  певних особливостей: з точки зору учасників комунікаційного процесу, з точки зору інформаційного наповнення процесу комунікацій, з точки зору умов, в яких воно функціонує. Але надзвичайно важливим є розглядання його специфічних форм, в якому втілюється ділове спілкування.

 

2. Форми ділового спілкування.

     При розгляді з точки зору соціальної психології спілкування (в т.ч. і ділове) може набувати трьох форм: імперативної, маніпулятивної і діалогічної.

     Імперативне спілкування - це авторитарна, директивна форма впливу на партнера по спілкуванню  з метою досягнення контролю за його поведінкою, примушення його до певних дій. Особливість імперативу в тому, що кінцева мета спілкування - примус партнера - не завуальована. Як засоби здійснення впливу використовуються наказ, вказівки, розпорядження і вимоги.

     Можна назвати групу соціальних видів  діяльності, в яких використання імперативного виду спілкування цілком виправдано і з цільовою, і з етичної точок зору. До них відносяться військові статутні відносини, відносини «начальник-підлеглий», спілкування у складних і екстремальних умовах.

     Маніпуляція - це поширена форма міжособистісного спілкування, передбачає вплив на партнера з метою досягнення своїх прихованих намірів. Як і імператив, маніпулятивний спілкування передбачає вплив на партнера з метою досягнення своїх цілей. Корінне ж відмінність полягає в тому, що партнер не інформується про справжні цілі спілкування. Вони або ховаються, або підміняються іншими.

     В якості альтернативи такому типу відносин між людьми може бути розглянуто діалогове  спілкування, яке виходить з установки  на співрозмовника.

     При розгляді даного питання з точки зору наукового менеджменту, мова йде, перш за все, про такі форми ділового спілкування:

     ⎯ ділова розмова,

     ⎯ ділові наради,

     ⎯ ділові переговори,

     ⎯ публічні виступи,

     ⎯ усні і письмові розпорядження,

     ⎯ телефонні розмови,