Структура и функциии коммуникаций в организации

 

Содержание

Введение...........................................................................................................3

1. Коммуникации: понятие, виды, основные элементы.............................4

2. Виды коммуникаций...................................................................................9

3. Модели и функции коммуникации..........................................................11

4. Организационные факторы, влияющие на коммуникации.................19

Заключение....................................................................................................21

Список использованных источников и литературы................................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

коммуникация обмен информация

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте  коммуникация - это обмен информацией  между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах (туристских фирмах), так и в мощных компаниях и  корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Эффективность коммуникаций в свою очередь зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Поэтому важно  учитывать все проблемы, которые  возникают в организации в  процессе работы.

На предприятиях СКСиТ коммуникация в организации играет важную роль, взаимопонимание между руководством и персоналом необходимо.

Актуальность выбранной темы заключается  в неотъемлемости рабочего процесса от коммуникационного, так как без  общения между сотрудниками организация  не сможет добиться хороших результатов.

В данном реферате решаем следующие задачи:

Рассмотреть основные виды коммуникации

Выявит элементы коммуникации

Определить эффективность коммуникаций в организации СКСиТ

Рассмотреть проблемы коммуникации и  предложить рекомендаций и по их решению.

 

 

1. Коммуникации: понятие, виды, основные  элементы

 

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Трудно переоценить роль эффективных  коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе .

Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги — в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения .

Коммуникации - это связи между  функциями, подразделениями системы  управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Организационная коммуникация – это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей  внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Руководитель от 50% до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом .

Цели коммуникаций:

Обеспечение эффективного обмена информацией  между субъектами и объектами  управления.

Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

Создание информационных каналов  для обмена информацией между  отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

Регулирование и рационализация информационных потоков.

 Коммуникации подразделяются  на следующие виды:

межличностные (осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.).

организационные коммуникации (Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.).

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

формальные или официальные.

Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

неформальные коммуникации, которые  не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

предстоящие сокращения производственных рабочих,

новые меры по наказаниям за опоздание,

изменение в структуре организации,

грядущие перемещения и повышения,

подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании  по сбыту и т. д.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся  для координации деятельности различных  подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

 восходящие, когда информация  передается снизу вверх (с низших  уровней на высшие). Этот тип  коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для  оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно  связан с руководством и контролем  за работниками.

Межличностные коммуникации делят  также на:

вербальные (словесные);

 невербальные, призванные осуществить  обмен информацией без применения  слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д..

Вербальные и не вербальные формы  коммуникаций не всегда и не обязательно  исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и  выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Рассмотрим  более точно межличностные и  организационные коммуникации, их понятие, преграды, и характеристику.

Преграды, возникающие при межличностных  и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем  не отличаются друг от друга.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности  успешной коммуникации, называются коммуникационными  барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры  двух видов:

Макроуровня и Микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К таким барьерам относятся:

перегрузка информационных сетей  и искажение информации;

потребность во всё более сложной  информации;

интернационализация деловых контактов  и возрастание роли иностранных  языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах, к ним относятся:

отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);

отношение адресата к источнику  информации;

восприятие получателем информации многозначных слов;

отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных  коммуникаций также можно представить  в виде схемы.

Классификация преград в процессе коммуникаций

 

 

Затрудняют коммуникации также  предвзятые представления людей, отвергающие  новые идеи в силу их новизны, кажущейся  с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается  результативность данного сообщения.

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды коммуникаций

 

Коммуникации в организации  представляют собой сложную многоуровневую систему связей, которые охватывают как саму организацию, представляя  собой внутреннюю коммуникацию между ее подразделениями, так и ее внешнее окружение - внешнюю коммуникацию (с конкурентами, клиентами, кредиторами, общественностью и т.д.).

Чаще всего у организации  затруднены коммуникации с внешней  средой, поэтому в последние годы приобретает особое значение деятельность специальных отделов по связи  с общественностью («паблик рилейшнз»).¹

Внутренняя коммуникация существует в виде обмена информацией между  сотрудниками и подразделениями. Она, в свою очередь, делится на вертикальную и горизонтальную. Вертикальная коммуникация идет как по нисходящей (сверху сообщается подчиненным о стратегических и тактических целях, задачах), так и по восходящей (информация передается в обратном направлении, с помощью нее сообщается о результатах выполнения принятых решений, возникающих препятствиях по их реализации, предложениях по их разрешению). Социологические исследования свидетельствуют, что две трети коммуникативной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация, ориентированная на сообщение подчиненным цели и задачи их деятельности, выделение ее приоритетов; на передачу им распоряжений, установок, требований; доведение до них критериев эффективности работы и ее оценки; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации эффективного труда и т.п.

Горизонтальная коммуникация в отличие от вертикальной устанавливается между равноуровневыми, равноправными сотрудниками и подразделениями организации. Как показывает практика, чем больше прав делегируется руководством на низшие уровни иерархии управления, тем выше эффективность горизонтальной коммуникации.

Есть и другие классификации  коммуникации. Выделяют формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации представляют собой однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры.

Неформальные коммуникации в отличие от формальных возникают спонтанно; они основаны на личных и нерегламентируемых взаимоотношениях.

На основании соответствия конкретной сфере человеческой деятельности различают  также коммуникативные сферы, под которыми понимаются социально обусловленные области коммуникативного поведения. Они различаются информационным полем дискурса и функциональной направленностью. Обычно выделяют следующие сферы: обиходно-бытовая, деловая, научная, художественно-творческая, профессиональная.²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Модели и функции коммуникации

 

В процессе социологического исследования коммуникационных процессов выработались различные модели социальной коммуникации. Широкое признание и распространение получила линейная модель коммуникации, разработанная известным американским социологом Г. Лассуэлом (1902-1978) и включающая пять элементов:

-  кто? (передает сообщение);

- что? (передается);

- как? (осуществляется передача);

- и кому? (направлено сообщение);

- с каким эффектом?

В лассуэлловской модели, таким образом, выделяются следующие компоненты коммуникационного процесса:

- источник коммуникации (коммуникатор, т.е. отправитель сообщения);

- сообщение (содержательная сторона коммуникаций);

- канал (способ и средство передачи сообщения);

- аудитория (адресат, мишень);

- эффективность (уровень передачи и приема интенций).

Г. Лассуэл выделил три основные функции коммуникации как процесса по своей сути управленческого:

- наблюдение за окружающей средой для выявления угрозы представляемому обществу и определения возможностей оказания влияния на ценностные ориентации этого общества и (или) его составных частей;

- корреляция соотношения составных частей этого общества при его реализации на «поведение» окружающей среды;