Современные подходы к управлению

        Например, внедрение режимов телеработы порождает целый ряд вопросов, требующих разрешения, о именно: по каким критериям оценивать результат труда, каким образом учитывать производительность труда, какие факторы оказывают влияние на психологическое состояние людей, работающих вне традиционных рабочих мест, какие проблемы возникают у работника как человека социальной среды при отсутствии прямых контактов с другими работниками и т.д.

        Таким образом, можно констатировать, что за последние полвека, во-первых, проблемы управления персоналом предприятия сформировалась в отдельный раздел знаний. Во-вторых, СУП и ИТ существуют в неразрывной взаимообуславливающей и взаимодополняющей связи, поэтому все задачи управления персоналом, и управления кадрами, в частности, должны рассматриваться в контексте использования ИТ в управлении данной предметной областью.

2.Совершенствование коммуникаций в управлении.

     По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими  руками».

     Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью  которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также  можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и  энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

       Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях.  От эффективности коммуникационных  связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия,  как хозяйствующего субъекта  на рынке, но также и людей,  работающих на данном предприятии,  а на глобальном уровне и  благополучие всей страны в  целом.Опыт как Украинских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

       Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

       Все это уже давно осознали  зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться  эффективных коммуникаций? Как приобрести  навыки и умение управлять  коммуникативными процессами? - вот  главные вопросы, которые беспокоят  современных российских руководителей.

          В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы  подчеркивается опытом зарубежных  и отечественных руководителей,  их заинтересованностью в изучении  коммуникационных связей и их  эффективному развитию

         Поскольку в нашей стране появление  и становление коммуникаций (как  и всего менеджмента) произошло  не так давно (10 лет – это  небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

  В Украине  коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы  страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным  поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными.  Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих   описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

  Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

  Цели  коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

       Эффективность коммуникационных  процессов в организации зависит  от многих факторов. Необходимо  определить потребность в информации. Персонал должен быть осведомлен  о наличии информации. Следует  обеспечить доступ к информации, а система коммуникаций в организации  должна характеризоваться завершенностью  и полнотой. Большое значение  имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д.

     Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Но также  важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение  препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию.

        Человеческий фактор в конце  XX века занял самое важное место  среди факторов, обеспечивающих  успешное функционирование компании. Современные руководители понимают, что, без эффективного управления  персоналом, компания - в условиях  всеобщей глобализации бизнеса  и постоянно ожесточающейся конкурентной  борьбы - не сможет сохраниться  и развиваться как полноценная  бизнес-единица. Поэтому современные  менеджеры выделяют работу с  персоналом в одно из важнейших  направлений управленческой деятельности.

        Для организации эффективного  процесса коммуникаций в компании, руководитель должен на первом  этапе проанализировать сложившуюся  на данный момент ситуацию  в компании по следующим направлениям:

1. Какой стиль руководства присутствует в компании – авторитарный, умеренно-авторитарный, демократический или либеральный;
2. Какой тип информационной культуры сложился на данный момент в компании – функциональный, взаимодействия, исследования или культура открытости;
3. Соответствует ли тип сложившейся информационной культуры стратегическим целям компании;
4. Присутствуют ли отдельные элементы коммуникационного процесса, или всю систему нужно создавать полностью;
5. Анализ качественной и количественной сторон информационных потребностей;
6. Достаточно ли необходимых технических средств для осуществления коммуникационного процесса;
7. Какие преграды существуют на пути создания эффективных коммуникаций в компании;
8. Кто будет отвечать за разработку путей совершенствования коммуникаций.

           После тщательно проведенного  анализа руководитель будет ясно  представлять, как именно нужно  построить процесс коммуникаций  и на кого конкретно (это  может быть один человек, если  компания небольшая, или группа  сотрудников, если речь идет  о крупной компании) будет возложена  обязанность по реорганизации  коммуникаций.

         Следующим, вторым этапом подготовки  к разработке программы должна  стать формулировка целей, которые  будут достигнуты за счет эффективного  процесса коммуникаций. Такими целями  могут являться следующие:

1. Повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;
2. Усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;
3. Повышение уровня информационного обслуживания руководства;

          После того, как цели определены, можно приступать к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации.

Основные  тезисы программы  совершенствования  коммуникаций

     Первый  пункт программы должен предусматривать  техническое обеспечение коммуникационных  процессов. Современная организация  обязана располагать необходимыми  техническими средствами для  обмена информацией по вертикали  и по горизонтали. Такими средствами  могут быть разветвленная внутренняя  телефонная связь, компьютерная  сеть, система связи по электронной  почте с удаленными подразделениями,  система видеоконференций. Главное требование, предъявляемое к техническим средствам – это быстрота и точность передаваемой информации, наличие необходимого уровня защиты этой информации.

         Вторым пунктом необходимо обозначить  оптимальную организацию документооборота  компании. Создание такой системы  должно предусматривать как можно  более быстрое прохождение документов  от отправителей к получателям.  Добиться этого можно, в первую  очередь, сокращением числа промежуточных  уровней, на которые могут попасть  отправляемые документы. Кроме  этого, документы должны быть  стандартизированы по форме для  более легкого их восприятия  получателями.

         Третий, особенно важный пункт,  это правильная расстановка фильтров  на пути информационных потоков.  Такие фильтры должны обеспечивать:

1. Адресацию информации по конкретным получателям;
2. Сортировку информации по степени важности для получателя;
3. Предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса;

дозирование информации в зависимости от разрешенной  степени доступа к ней сотрудников.Неправильная установка фильтров может разрушить  весь коммуникационный процесс. Его  участники постоянно будут перегружены  различной информацией, которую  нужно будет правильно отсортировать  и обработать, что при хронической  нехватке времени в современных  организациях представляется затруднительным. Несвоевременно и неадекватно воспринятая  информация будет искажена, что повлечет за собой неэффективность в принятии решений.

         Четвертый пункт устанавливает  порядок работы с внешней информацией.  В составе информационно-аналитического  отдела (если такой имеется в  структуре компании), или в другом  подразделении, выделяется группа  сотрудников, ответственная за  сбор информации, которая может  быть полезна для успешного функционирования компании, во внешней среде, в первую очередь, в СМИ. Сбор и анализ такой информации позволит посмотреть на бизнес взглядом сторонних людей и увидеть то, что незаметно изнутри. Кроме этого, анализ внешней информации поможет собрать информацию о конкурентах, о грядущих изменениях в законодательстве, в “правилах игры” со стороны государства, а также составить определенное мнение о том, какой имидж сформировался у компании в обществе.

           Следующий, пятый пункт, касается  особенностей речевых межличностных  коммуникаций. Руководству необходимо  разработать формы таких коммуникаций, отдельно для различных категорий  персонала – для топ-менеджеров, для руководителей среднего звена,  для рядовых работников и для  всего коллектива в целом.Для  топ-менеджеров наиболее оптимальным  средством обмена информацией  будут являться совещания, проводимые  регулярно, установленные в принятом  распорядке рабочего дня. Это  могут быть короткие планерки  в начале или в конце рабочего  дня, либо более длительные  по времени, но не ежедневные, совещания, у которых будет  заранее утвержденная повестка  и список выступающих по каждому  вопросу.Топ-менеджеры, в свою  очередь, должны организовать  систему подобных совещаний с  подчиненными им менеджерами  среднего звена.Если компания  имеет географически удаленные  подразделения, формой проведения  таких совещаний будут являться  видеоконференции или селекторные  совещания.Главное – найти необходимый  баланс между частотой и длительностью  таких совещаний. Слишком большое  их количество приведет к тому, что у менеджера все больше  времени будет уходить на подготовку  к совещанию, отвлекая его от  других дел. С другой стороны,  слишком маленькое их количество  уменьшит скорость обмена информацией,  что повлечет за собой задержку  в принятии решений.Для индивидуального  обмена информацией больше всего  подойдет форма деловой беседы, которая предусматривает обмен  информацией между двумя или  несколькими лицами в “узком  кругу”. От совещаний она отличается  не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, так и последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для раздумий, за которыми могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия). Беседа является необходимым составным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу или увольнение сотрудников; аттестация работников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; неофициальные встречи и т. п. Беседы характеризуются высокой степенью тесноты контактов, непосредственностью общения, обязательностью обратной связи. В результате беседы создают благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.Для обсуждения проблем, касающихся непосредственно всех членов коллектива компании, в качестве составного элемента в коммуникативный процесс должны входить общие собрания всего персонала. На таких собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее. Кроме этого, собрание необходимо созывать в тех случаях, когда нужно сделать важное сообщение, которое может породить значительное количество вопросов, требующих немедленного обсуждения и уточнения на месте; когда нужно добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных важных и серьезных действий; проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения какой-то важной работы; когда требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию, слух. Преимущество общих собраний – в мгновенном доведении информации до каждого члена коллектива.