Современные формы коммуникаций в менеджменте

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….…2

1.Понятие и сущность коммуникации………………………………………….…4

1.1 Этапы и элементы коммуникационного процесса……………………….…..8

2. Коммуникационные барьеры……………………………………………….….14

2.1 Пути преодоление коммуникационных  барьеров…………………………...18

3. Современные средства коммуникации в менеджменте………………………21

Заключение…………………………………………………………………………23

Список используемой литературы………………………………………………..25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками.

Все это можно  рассматривать как информацию, а  сам процесс коммуникации представить  как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит  от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось  наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые решения  до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и  организаций необходимы эффективные  коммуникации.

Неэффективные коммуникации — одна из главных  сфер возникновения проблем. Глубоко  осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться  снижать частоту случаев неэффективных  коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются  коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения  в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что а условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы  коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно  рассматривать не только как отправление  и прием информации, так как  мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном  процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен  ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения  играет значимость информации, так  как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при  условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и сущность коммуникации

 

Элементы  структуры управления организацией связаны между собой каналами связи, по которым осуществляется передача информации.

Коммуникации – это обмен сообщениями и информацией между двумя или более лицами.

Функции коммуникаций:

• обеспечение информацией о развитии окружающей среды;
• создание основы для принятия решений;
• выдача сигналов об отклонении;
• формирование эффекта синергии;
• интеграция отдельных звеньев организации в открытую систему.

Типы коммуникаций:

• организация − окружающая среда;
• вертикальные (межуровневые);
• горизонтальные (одноуровневые);
• руководитель − рабочая группа;
• руководитель – подчиненный;
• неформальные.

Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам общения

Типичная информация, передаваемая через слухи

• последует сокращение работников;
• изменения в структуре организации;
• будущие перемещения и повышения;
• столкновения между руководителями.

Коммуникация – это способ получения менеджером необходимой для принятия решения информации и передачи управляющих воздействий исполнителям.

Коммуникация осуществляется по каналам информационной связи, которые называются каналами коммуникации.

С технической точки зрения каналы информационной связи – кабельные сети, спутниковые каналы, радиосвязь.

С информационной точки зрения каналы информационной связи – это система внешних и внутренних договоров, с помощью которых передается управляющая информация.

Обмен информацией  необходим между организацией и  ее окружением, между всеми уровнями управления, между подразделениями  организации, расположенными на одном  уровне.

Цели коммуникаций:

• обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами управления.
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий,
• регулирование и рационализация информационных потоков.
• В зависимости от способа обмена информацией различают:
• межличностные коммуникации (или организационные) на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией,

Межличностные коммуникации делятся на формальные, неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Сети  неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту или иную информацию, которую  они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникации. Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций. Существует две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи: распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации, поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной информационной связи.

Формальные коммуникации делятся на вертикальные и горизонтальные:

• вертикальные − информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные − информация между различными подразделениями, которая предназначается для координации деятельности этих подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх (от нижних уровней управления к высшим). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
• нисходящие − когда информация передаётся сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с управлением.

Межличностные коммуникации делятся на:

• вербальные (словесные);
• невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций и т.д.

Вербальные  и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на таких  элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

 

 

2.1 Этапы и элементы коммуникационного процесса

 

Базовые сегменты процесса обмена информацией:

• отправитель − лицо, генерирующее или собирающее информацию и отправляющее ее;
• сообщение − информация, закодированная с помощью сигналов;
• канал − способ передачи информации;
• получатель − лицо, которому предназначена информация, и которое интерпретирует ее.

 

                                                            Рис.1 Процесс коммуникаций.

 

Процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

• зарождение идеи,
• кодирование и выбор канала,
• передача,
• декодирование,
• обратная связь.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Идея еще не трансформирована и не приобрела формы, в которой она просуществует в обмене информацией, отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информации. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен учесть множество факторов. Необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как будет отправлено сообщение, быть уверенными в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цели.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать информацию, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты, иные символы. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или более средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, так как отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Это физическая передача сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за процесс коммуникаций.