Совершенствование системы управления

2.1 Описание предприятия

 

Предприятие начало функционировать  в 2007 году. Оно было создано с целью  получения прибыли. Срок действия организации не ограничен.  Образовано физическими лицами на основе уставного капитала, имеет в своем составе двух учредителей. Первоначальное количество сотрудников – шесть человек, включая директора и его заместителя. Юридический адрес организации: Республика Казахстан, Костанайская обл., г. Костанай, Северная промышленная зона, б/н.

ТОО «Костанай стройтеплокотл сервис»  предлагает следующие товары и услуги:

1. Котлы водогрейные;
2. Котлы маслогрейные;
3. Модульные котельные;
4. Печи бытовые и на обработке;
5. Котлы паровые;
6. Услуги по неразрушающему контролю качества соединений;
7. Монтаж и ремонт систем отопления под ключ;
8. Монтаж котельного оборудования.

Своими отличительными чертами  компания считает: оперативное и  качественное обслуживание, индивидуальный подход к каждому клиенту, постоянное стремление к развитию, цены ниже рыночных, профессиональную команду специалистов.

2.2. Внутренняя среда предприятия

 

Любая организация  имеет внутреннюю и внешнюю среду. Внешняя среда является источником ресурсов, необходимых для поддержания потенциала компании. Внутренняя среда предприятия - это среда, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений.

Для того чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в  ней организацией[№8].

Переменными внутренней среды организации являются такие элементы, как миссия, цели и задачи, материально-технические ресурсы, структура, технология, культура организации и люди.

Анализ внутренней среды предприятия проводится с  целью выявления сильных и  слабых сторон ее деятельности, так  как компания не может воспользоваться  возможностями внешней среды  без наличия внутреннего потенциала. Рассмотрим следующие элементы внутренней среды:

1. Цели и задачи.

Организация - это, по крайней мере, 2 человека с осознанными  общими целями. Организацию можно  рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям  выполнить коллективно то, чего они  не могли бы выполнить индивидуально[№9] Успех зависит от правильно поставленных целей и задач. В нашем объекте исследования цели и задачи устанавливаются руководителями организации – директором и заместителем директора. Затем они передаются вниз по иерархической лестнице и доходят до подчиненных. Основной целью согласно уставу компании является получение прибыли. Задачи на предприятии разделены на несколько уровней:

• Работа с предметами труда с целью изготовления продукции (сырье, материалы, механизмы);
• Работа по привлечению потенциальных покупателей (участие в конкурсах и электронных государственных закупках, обзвон фирм);
• Работа с документами организации (ведение бухгалтерского учета, учета документации).
2. Структура предприятия.

Структура предприятия – это состав и соотношение его внутренних звеньев (цехов, участков, отделов, лабораторий и других подразделений), составляющих единый хозяйственный объект.

Различают общую, производственную, непроизводственную и организационную структуру предприятия[№10].

 Под общей структурой предприятия понимается совокупность всех производственных, непроизводственных  и управленческих подразделений предприятия.

Производственная  структура подразумевает под  собой цехи, участки, лаборатории, в  которых изготовляется, проходит контрольную  проверку и испытания основная продукция, комплектующие изделия, материалы.

К факторам, влияющим на эту структуру предприятия, относят  характер продукции и технологии ее изготовления, масштаб производства, степень специализации и его  кооперирования с другими предприятиями.

 ТОО «Костанай стройтеплокотл сервис» имеет в наличии следующие производственные подразделения (табл. 1):

 

Таблица 1

Производственная  структура предприятия

Основные цехи	Вспомогательные цехи	Обслуживающие цехи
Заготовительный цех; Обрабатывающий цех; Сборочный цех.	Цех контроля и проверки функционирования оборудования.	Цех хранения материалов,техники и  готовой продукции.

К непроизводственным подразделениям относят столовые, буфеты, детские сады и ясли, санатории, медсанчасти, отделы технического обучения, занимающиеся повышением производственной квалификации и т.д. В выбранном предприятии в состав непроизводственной структуры входит центр повышения квалификаций электросварщиков. Также, имеется  офис для административно-управленческого персонала и приема клиентов.

3. Технология и производство.

Под технологией понимается средство преобразования сырья в продукцию. Льюис Дейвис, писавший о проектировании работ, дал такое определение: «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях».

По системе Джоан Вудворд, исследовательницы  управления, технология производственной системы предприятия классифицируется как единичное, мелкосерийное или  индивидуальное производство. То есть, каждый продукт выпускается для одного заказчика.

ТОО «Костанай стройтеплокотл сервис»  выпускает достаточное количество единиц продукции, каждая из которых имеет свою техническую характеристику и технологию заготовления в зависимости от назначения продукта. Например, для изготовления любого из котлов, которые выпускаются данной фирмой, на первом этапе производства осуществляется поставка материала для изготовления со складов и источников сырья. Затем материалы проходят стадию нарезки в заготовительном цехе и стадию термической обработки в обрабатывающем цехе. На третьем этапе заготовленный материал поступает в сборочный цех, где осуществляется конструирование котла согласно предписанной технологии. Последним этапом является конечная химическая обработка (покраска, шлифовка) и отправка готового котла в цех готовой продукции. В назначенное время осуществляется транспортировка данного котла к заказчику. Продукция изготавливается пропорционально количеству заказов.

Предприятием также оказываются  услуги по ремонту и монтажу котельных  и отопительных систем. В данном случае, фирма посылает на место  ремонта или монтажа бригаду  квалифицированных сотрудников  для проведения работ, устанавливает  и согласовывает сроки работ  с заказчиком и осуществляет контроль.

Контроль качества производится в  цехе тестирования оборудования. Предприятие не имеет достаточно современного оборудования для испытания своей продукции, ввиду консервативного подхода к производству руководителей. Организация на данный момент изготавливает около 40 номенклатурных единиц и оказывает 3 вида услуг, что является прогрессирующим показателем по сравнению с предыдущими годами. Только за 2010 -2011 годы было изобретено более 10 новых продуктов. Это проявилось вследствие успешного продвижения компании на рынке котельного оборудования.

В производстве используется собственное и арендованное оборудование. На сегодняшний день продукция фирмы переживает стадию развития и роста в своем жизненном цикле. Однако данное оборудование не соответствует современным технологиям, что в дальнейшем может препятствовать развитию производства организации.

По состоянию на 2012 год ТОО  «Костанай стройтеплокотл сервис»  имеет государственные лицензии:

• на изготовление, монтаж и ремонт котельного оборудования (сборка, диагностика состояния, восстановление исправности);
• на осуществление строительно-монтажных работ;
• на ведение проектно-изыскательной деятельности (составление сметной документации).

Организация является владельцем четырех патентов:

• Патент № 546 на полезную модель (котел отопительный водогрейный);
• Патент № 1171 на промышленный образец;
• Патент № 1317 на промышленный образец;
• Патент  № 761 на полезную модель.

Приобретение  нематериальных активов пришлось на последние два года, что еще  раз говорит об успехе и развитии ТОО «Костанай стройтеплокотл сервис».

Вся продукция  изготавливается согласно сертификатам соответствия.

4. Персонал

В состав ТОО  «Костанай стройтеплокотл сервис»  входит штат из 47 сотрудников. Административно-управленческий персонал составляет 7 работников. В заготовительном цехе задействованы 7 сотрудников, в обрабатывающем цехе работают 13 человек, в сборочном цехе – 10. В вспомогательном и обслуживающем подразделении – 10 работников (рис. 1).

 

Как мы можем  увидеть из диаграммы, основную долю (85%) составляет рабочий персонал, занимающийся производством и выполнением  услуг.

Каждый из сотрудников  имеет квалификацию и высшее или  средне-специальное образование. Пять работников имеют квалификацию слесаря, 30 человек имеют сертификаты газо-, электросварщиков первого, третьего и четвертого разрядов. Один работник является инженером-механиком по специальности, 3 сотрудника имеют образование инженеров-строителей и проектировщика. Опыт работы в компании варьируется от одного года до 30 лет в области разработки котельного оборудования. На протяжении всего существования организации наблюдается низкая текучесть кадров, количество сотрудников варьируется в пределах 40-50-ти человек.

5. Имидж и культура предприятия.

Организация имеет  хорошую репутацию на рынке котельного оборудования. По итогам 2011 года продукт  фирмы признали лучшим товаром года в Казахстане, что значительно  повысило конкурентоспособность организации  и привлекло клиентов из других областей республики.

ТОО «Костанай  стройтеплокотл сервис» является спонсором  городских и областных соревнований по рукопашному бою и оказывает материальную помощь молодым спортсменам.

Компания имеет  множество благодарственных писем, которые предоставляют им заказчики  после выполнения работ.

К основным переменным внутренней среды организации относятся  структура, цели, задачи, технология и  люди.

Рассматривая  внутреннюю среду организации, можно  сделать вывод, что за пять лет  компания вышла на средний уровень  развития и находится сейчас на пике роста. Создание новых продуктов и приобретение патентов на них увеличило ценность компании и повысило  ее конкурентоспособность на рынке.

2.3. Организационная структура управления и ее анализ.

 

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации [№8].

Организационная структура управления – это система управления, определяющая состав, взаимодействие и подчиненность ее элементов. Между элементами системы управления существуют связи: линейные (директор - начальник цеха - мастер); функциональные (начальник планового отдела - начальник цеха); межфункциональные (начальник основного цеха - начальник транспортного цеха).

Организационная структура предприятия  ТОО «Костанай стройтеплокотл сервис»  представлена ниже (рис. 2):

 

Представленная структура управления является линейно-функциональной. Функции  и обязанности сотрудников показаны в табл.2

Таблица 2

Распределение обязанностей и функций  сотрудников предприятия.

Должность	Обязанности и функции
Директор	Руководство всеми процессами деятельности организации, контроль над выполнением  плановых заданий, расширение и налаживание  связей организации с клиентами, принятие решений, распоряжение финансовыми ресурсами предприятия, контроль за поставкой сырья
Заместитель директора	Контроль над исполнением объемов  реализации продукции, поиск потенциальных  клиентов, принятие решений
Главный бухгалтер	Организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономичным использованием материальных и финансовых ресурсов, руководство работниками бухгалтерии.
Начальник цехов	Проведение и контроль над всеми  этапами производства, руководство сотрудниками цехов, контроль над выполнением норм и правил безопасности
Главный инженер	Составление технических спецификаций продукции, разработка новых товаров, контроль над выполнением регламентов при изготовлении продукции
Проектировщик сметной документации	Разработка сметной документации по объектам проведения работ, подготовка документации для конкурсов государственных  закупок
Секретарь	Работа с подготовкой документации для государственных закупок, поиск  потенциальных клиентов, обслуживание и информирование клиентов, работа с входящей и исходящей документацией