Совершенствование организация труда менеджера

    2.6.  Подготовка и проведение  выступлений

    Менеджер  должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к  своей точке зрения. Хорошо выступить -  это не просто выложить все имеющиеся  данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление  прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору:

1.Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;  

2. В  соответствии с этим определите  цель своей речи: чего вы хотите  достичь своим высказыванием?;

3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;

5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

6. Продумайте  сложнейшие моменты аргументации;

7. Попытайтесь  разбить приготовленный для выступления  материал на части;

8. Составьте  тезисы речи с включением в  них ключевой информации, цитат,  определений.

9. Если  нет опыта публичных выступлений,  необходимо потренироваться;

10. Концентрация  внимания на основных вопросах  содержания речи.

    Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная  речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению  нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а  также какой тип выступления  предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для  эффективности выступления необходимо составить план  выступления, который  должен включать:

    Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.

    Основная  часть: анализ проблемы, о которой  хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость  речи; эмоциональный накал и др.

    Заключение: изложение основной мысли выступления  в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и  др.)

    Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция  выступления - привлечь внимание слушателей  к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.[5,c.122-123]

    В заключение необходимо отметить, что  успех речи зависит во многом и  от того, как говорить. Монотонно  выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому  эмоциональная, с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы  необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна. 

2.7.  Прием по личным  вопросам

    Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время  между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен  заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.[7,c.544]

    Все приемы посетителей можно разделить  на официальные и неофициальные.

    Официальные приемы можно проводить:

-за столом для конференций, совещаний. Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но менеджер хочет лучше наладить  межличностный контакт;

 -за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

    Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне  отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику  будет легче раскрепоститься  и хорошо наладить межличностный  контакт. Посетитель, пришедший  с  личной беседой к менеджеру, будет  чувствовать себя гораздо более  уверенно в такой обстановке, чем  в официальной.

    Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое  на беседу (а значит сэкономить время  менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора  вышло.

    В заключение необходимо отметить, что  для оптимального ведения беседы менеджер должен:

-уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

-уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

-уметь направить разговор в нужное русло;

-стараться говорить на уровне собеседника и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.8.  Посещение рабочих  мест

    Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении  рабочих мест рабочие (служащие) могут  высказать менеджеру свои пожелания  или возможные варианты решения  проблем.

    При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел  происходящих в них.

    Для хорошего контакта с работниками  необходимо учитывать психологические  моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим  образом. При встрече с работниками  необходимо поощрять их стремление высказаться  по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше  кратко записывать и после анализа  внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.[9,c.98-99]

    Для посещения рабочих мест лучше  выбирать время ближе к концу  рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

    Важно отметить также, что необходимо встречаться  с работниками не только в рабочее  время, но и в не рабочее. На таких  встречах можно обсудить общее положение  дел на предприятии (организации), послушать  выступления работников. 
 
 
 

3.Рекомендации по совершенствованию организации труда менеджера

    1.Ведение телефонных разговоров

    До  разговора подумайте, так ли необходим  разговор, какие цели вы ставите, подготовили ли вы нужный для разговора материал. Для важного разговора подготовьте план. Говорите кратко, красиво и убедительно. Не говорите ни одного лишнего слова, будьте точны и лаконичны. Откажитесь в своей деловой практике от грубых слов, двойственных выражений, обидных реплик. Внимательно слушайте собеседника. После разговора подумайте, все ли сказано, запишите, что обещано сделать.

    2.Проведение совещаний, конференций

    До  начала проведения совещания менеджеру необходимо выполнить следующее:

• проанализировать необходимость совещания;

• подготовить  план совещания;

• разослать  заранее информационный материал;

• пригласить необходимых людей.

    Во  время совещания обеспечить следующее:

• начать точно в назначенный срок;

• следовать  единой процедуре;

• исключить личные выпады;

• донести  цель совещания до каждого.

    3.Прием по личным вопросам

    Заранее планируйте встречу и придерживайтесь определенного плана ее проведения. Ознакомьтесь с личным делом сотрудника, результатами его работы, имеющимися достижениями и недостатками. Во время индивидуальных встреч говорите примерно 20% времени, а 80% времени — слушайте. Никогда не переходите на личности. Например, не следует говорить: «Вы агрессивны», следует использовать более мягкую формулировку: «Может создаться впечатление, что вы агрессивны». При обсуждении проблемы лучше использовать открытые вопросы типа: «Как вы думаете?», «Как можно улучшить вашу работу?»

     Всегда стремитесь к согласию, а при согласии человек чувствует обязанность выполнить поставленную задачу.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    Исследование  проблем организации личного  трудового процесса руководителя, позволили  выработать и сформулировать следующие выводы и предложения:

1)Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

2)Множество факторов оказывают влияние на деятельность менеджера, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные.

3)В процессе организации работы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

4)Рабочее  место менеджера туристического предприятия должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий.

5)При  роботе с документами менеджеру  туристического предприятия необходимо  сортировать их по степени  важности.

6)Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

7) Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов.

8) Соблюдение графика помогает рационально спланировать рабочее время.

9) Для того, чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться.

10)Для оптимального ведения беседы менеджер должен:

-уметь активно слушать;

-уметь  понять собеседника;

-уметь направить разговор в нужное русло;

-стараться говорить на уровне собеседника и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемых источников