Совершенствование организационной структуры гостиницы

Когда решение о назначении работника  на должность принято, следующим  этапом кадровой политики становится и адаптация нового работника. Необходимо составить и укомплектовать папку  для работника, в которую должны войти: приветственное письмо, план гостиницы, правила гостиницы, должностная  инструкция, схема организационной  структуры, правила и обязанности  подразделения, где он работает, правила  получения выходных дней и отгулов, перечень мер на случай безопасности. Программа ориентации включает ознакомление с помещениями и организацией предприятия в целом. Элементом  такого ознакомления должно быть представление  нового работника всем членам его  будущего коллектива. Такое ознакомление со всеми сторонами жизни гостиницы  поможет новому сотруднику понять основную концепцию - каждая служба играет огромную роль в создании высокого качества, и роль каждого работника - бесценна.

Процесс ориентации естественным образом переходит  в следующую стадию - собственно производственной адаптации. Ознакомление может проводиться в различных  формах: в виде лекций, видео- и компьютерных программ, занятий на рабочем месте, по смежным отделам, моделирование  ситуаций и т.д.

Для нового работника должна быть подготовлена программа обучения. Она должна быть приближена к функциональным обязанностям работника, а также учитывать  несколько больший объем знаний, т.к. следует иметь в виду возможную  перспективу дальнейшего продвижения  работника по службе.

Необходимо  для каждого подразделения подобрать  наставников, которые бы отвечали за обучение новых сотрудников. В роли наставников должны выступать не просто отличные профессионалы, но и  люди, умеющие находить подход к  другим. Непосредственный руководитель, наставник и новый сотрудник  должны ежедневно встречаться для  обсуждения процесса обучения. Обратная связь поможет усовершенствовать  программу обучения. Обучение нового работника продолжается и тогда, когда он приступает непосредственно  к выполнению своих служебных  обязанностей. Но оно должно затрагивать не только вновь пришедших работников. Программа должна распространяться также и на старый персонал и быть рассчитана на повышение его квалификации. Для сотрудников, имеющих желание и возможность продвигаться по служебной лестнице, должна быть разработана программа, включающая обучение в смежных подразделениях.

Необходимо  информировать своих сотрудников  обо всем происходящем в гостинице. Для этого следует проводить  каждый вечер "летучки", на которых  сообщаются и решаются текущие проблемы пансионата, определяются задачи на следующий  день. На доске объявлений должны быть записаны особые задания, важная информация. Сотрудники должны быть в курсе всего, что происходит в гостинице. Каждый новый работник должен ощущать себя частью предприятия, и он должен знать  основные стратегические задачи и финансовое положение хозяйства. Если в пансионате нет производственных обязательств, касающихся, например, обеспечения  более качественного обслуживания, нужно подумать о том, чтобы создать  их с помощью своих сотрудников. Когда работники, затратившие много  сил и времени на составление  производственных обязательств, начнут их выполнять, они будут чувствовать  свою ответственность, так как сами принимали участие в определении  тех ценностей, которые легли  в основу выработанных обязательств. Практика вовлечения сотрудников во все сферы работы пансионата сделает  их соучастниками общего дела и поможет  поднять качество обслуживания. Руководитель собирает небольшие группы сотрудников  и высказывает им свои соображения, выслушивая их замечания. Так они  будут вовлечены в общий процесс  работы пансионата. Те замечания и  предложения гостей, должны быть реализованы. Сотрудники ежедневно встречаются  с гостями и осуществляют обратную связь в отношении пожеланий  или недовольства гостей.

Для того чтобы повысить эффективность в  поддержании стандартов обслуживания, организация должна наладить обмен  информацией в тех областях, которые на текущий момент отсутствуют или неэффективны. При этом используются так называемые "цепочки качества", анкетирование работников и многие другие методы. Часто проблема качественного обслуживания и ошибки в управлении кадрами и производством либо оказываются обезличенными и им не уделяется достаточного внимания, либо к их ликвидации приступают в спешном порядке, поскольку меры, направленные на поддержание стандартов на предприятиях используются малоэффективно. Сказать работнику, как нужно что-либо сделать, и сделать так, чтобы работник сам стремился сделать это как нужно - далеко не одно и тоже.

Руководству гостиницы следует вовлекать сотрудников во все сферы работы гостиницы, что делает их соучастниками общего дела и помогает в улучшении качества обслуживания. Необходимо эффективнее использовать меры, направленные на поддержание стандартов качества обслуживания, чтобы предотвращать ошибки и всевозможные проблемы.

Большое внимание в гостинице уделяется обучению персонала. Во всех подразделениях каждый месяц проводится учеба персонала. Каждое подразделение имеет соответствующий план учебы на каждый год. Аттестационная комиссия во главе с руководителем и начальниками подразделений проводит аттестацию работников один раз в год. Предусматривается повышение квалификации один раз в пять лет. Медицинский персонал гостиницы проходит сертификацию.

Повышению квалификации сотрудников необходимо уделять как можно больше внимания. Требования клиентов в отношении  обслуживания постоянно возрастают, стандарты меняются, конкуренция  набирает скорость. В этих условиях очень важным является сохранение высокого уровня обслуживания, а если оно  не соответствует установленным  стандартам, то его скорейшему улучшению. Есть смысл серьезно задуматься о  переподготовке персонала, о повышении  квалификации. Осуществлять обучение не менее 1 раза в 2-3 года.

Применение  вышеперечисленных методов и  подходов к работе, руководство может  рассчитывать на уважение со стороны  работников,  более ответственное  отношение к выполняемым обязанностям, инициативы в работе и т.д., а, следовательно, коллектив, в котором все направлено на достижение одной цели - прибыль и авторитет предприятия, будет иметь достаточную заработную плату, социальную защищенность и желание идти на работу.

Совершенствование структуры управления

Для успешной работы любого предприятия гостиничного бизнеса необходимо создать отдел маркетинга, который снимался бы вопросами изучения рынка гостиничных услуг, рекламой, ценообразованием, расширением сферы деятельности. В структуре предприятия этот отдел располагался бы в службе эксплуатации, подчинялся непосредственно (линейно) заместителю директора.

Формализация  процесса планирования и включение  в функциональные обязанности руководителей  среднего звена подготовки информации стратегического характера гарантирует, что многие перспективные предложения  не пройдут мимо внимания маркетологов, занимающихся разработкой стратегии  организации.

Очень важно создать систему стимулирования за предложения, связанные с разработкой  новой технологии, услуг и др.

Предприятие должно заботится о повышении  уровня образования своих работников. Наилучшим подходом является обучение через деятельность, т.е. непосредственное вовлечение в решение реальных проблем.

Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволит обеспечить постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных  и талантливых специалистов и  административных работников.

Заключение

Под структурой управления предприятием понимается состав и соподчиненность его управленческих звеньев, выполняющих определенные функции управления производством.

На структуру  управления влияет значительное число  факторов, к важнейшим из которых  относится: отраслевая принадлежность предприятия, масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых  технологических процессов, уровень  специализации, кооперирования и комбинирования предприятия. От степени рациональности структуры управления в значительной степени зависит уровень технико-экономических  показателей производства. Правильно  построенная структура управления предприятием создает предпосылки  высокой оперативности управления, согласованной работы всех структурных  его подразделений.

Существуют  следующие типы структуры управления: линейная (иерархическая), функциональная, дивизиональная, адаптивная.

Однако  ни одна из перечисленных структур управления в чистом виде не применяется, за исключением линейной, и то лишь на малом предприятии. На подавляющем  большинстве предприятий используется смешанный тип управления. В одних  случаях— это простое сочетание  перечисленных четырех форм, когда  в нижнем звене — на уровне бригады  — применяется линейная, в среднем  — на уровне цеха — функциональная, а на уровне предприятия — линейно-функциональная и частично матричная форма. Чаще, однако, встречается синтез различных  форм, когда они действуют солидарно  на всех ровнях хозяйственной иерархии.

Для достижения наибольших успехов в работе многих гостиничных предприятий необходимо проведение следующих мероприятия:

1. перестройка  системы планирования деятельности  предприятия (долгосрочного и  текущего) путем реорганизации коммерческой  деятельности на принципах маркетинга,

2. создание  новой функциональной структуры  управления - службы маркетинга –  и включение ее в состав  аппарата управления,

3. создание  на предприятии современной информационно-управленческой  системы.

4. пересмотр  действующих принципов стимулирования  сотрудников.

Решение указанных задач является сложной  комплексной задачей, требующей  системного подхода и методического  сопровождения, основанного на анализе  нормативных материалов, политической и социально-экономической обстановки.

Список  использованной литературы:

1. Гаврильчак  И.Н., Синицын М.П. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туристическом бизнесе. Учеб. Пособие. – СПб.: Изд-во СПбГИСЭ, 2001.
2. Гуляев В.Г. Правовое регулирование туристской деятельности. – М.: Изд-во «Приор», 1998.
3. Кабушкин Н.И. Маркетинг туризма. Учеб. Пособие. – Минск: БГЭУ, 1999.
4. Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме.: Современный опыт управления. – М.: Финансы и статистика, 1999.