Служба персонала и основные требования к ее функционированию

Традиционно для управления персоналом на промышленных предприятиях создаются  специальные службы управления кадрами  в виде специальных отделов или  управлений. Однако в традиционной организационной структуре управления отделы кадров не являются ни методическими, ни координирующими центрами кадровой работы. Они, как правило, структурно разобщены с другими подразделениями, выполняющими те или иные функции  управления персоналом. Так, наряду с  отделом кадров в традиционно  сложившихся организационных структурах управления выделяются отделы подготовки кадров и военизированной охраны (в ведении заместителя директора  по кадрам), а также отделы труда  и техники безопасности, охраны окружающей среды (в подчинении у главного инженера); жилищно-коммунальный отдел, отдел  социально-бытового обеспечения, отдел  социологических исследований и  другие подразделения (в подчинении у заместителя директора по социальным вопросам и быту). 

Между тем современный уровень  управления производством требует  формирования комплексной службы управления персоналом, которая могла бы выполнять  следующие функции:

- прогнозирование потребности  в кадрах;

- планирование количества и  качественной структуры кадров  в подразделения организации;

- поиск квалифицированных кадров;

- подбор сотрудников в учебных  заведениях;

- проведение конкурсов на вакантные  места;

- организацию процесса адаптации  новых сотрудников;

- организацию обучения персонала,  стажировок и учебной практики;

- выработку рекомендаций для  повышения квалификации;

- проведение аттестации персонала;

- организацию переподготовки персонала;

- организацию подготовки руководящих  кадров;

- тарификацию рабочих мест;

- оценку уровня безопасности  и комфортности труда;

- разработку правил оценки результатов  труда;

- согласование правил оплаты  труда;

- согласование условий социального  обеспечения;

- содействие улучшению психологического  климата в коллективе;

- ведение личных дел работающих;

- подготовку отчетов о состоянии  и изменении кадров.

Для осуществления перечисленных  выше функций в современных организациях создаются структуры управления персоналом, объединяющие под руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие  отношение к работе с кадрами. На крупных предприятиях в системе  управления персоналом могут быть выделены следующие подсистемы: условий труда; трудовых отношений; оформления и учета  кадров; планирования, прогнозирования  и маркетинга персонала; развития кадров; мотивации и стимулирования труда; юридических услуг; развития социальной инфраструктуры, разработки организационных  структур управления.

Штат службы управления персоналом зависит от масштабов предприятия, отрасли и численности персонала. Так, на предприятиях обрабатывающей промышленности с численностью персонала 500-999 человек один сотрудник службы управления персоналом приходится в среднем на 116 работников, а общее число сотрудников этой службы может достичь десяти человек; при численности персонала 1000-4999 человек этот норматив повышается – один сотрудник службы управления персоналом на 130 работников, а численность службы управления персоналом доходит до сорока человек.

Службы управления персоналом может  быть по-разному встроена в аппарата управления предприятием. Она может существовать как часть администрации, как штабное подразделение при руководителе или как автономное подразделение. Однако в любом случае эта служба является частью аппарата управления предприятием, и организация труда в службе управления персоналом строится на тех началах, что и в аппарате управления в целом.

4. Организационная структура  системы управления персоналом. Подразделения – носители функций управления персоналом – могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом.

Конкретное место и роль указанной  службы в общей системе управления организацией определяется местом и  ролью каждого специализированного  подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его  непосредственного руководителя.

Этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, формируется по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Авторитет кадровой службы  зависит  от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия  на кадровые процессы, полномочий распорядительства.

В зарубежной практике наблюдается  следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более  очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и  начинает непосредственным образом  участвовать в руководстве организацией.

В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное  местоположение кадровой службы может  быть различным. В некоторых компаниях  служба управления персоналом организационно включается в руководство организации. Данный вариант можно рассматривать  как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы  управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду отсталых подсистем управления.

Формирование внутренней структуры  системы управления персоналом включает следующие этапы:

- структуризация целей системы  управления персоналом;

- определение состава функций  управления, позволяющих реализовать  цели системы;

- формирование состава подсистемы  организационной структуры;

- определение прав и ответственности  подсистем;

- расчет трудоемкости функций  и численности подсистем;

- построение конфигурации организационной  структуры.

Важным этапом построения организационной  структуры управления является предварительное  формирование состава ее подсистем. Подсистема организационной структуры  – это подразделение или должностное  лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций  управления.

Численность сотрудников подразделения  определяется сложностью и трудоемкостью  решаемых задач, что, в свою очередь, в значительной мере зависит от численности  работников организации и структурного состава персонала.

При немногочисленности персонала  и соответственно незначительной суммарной  трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение отдельных задач  может быть поручено конкретному  специалисты, а не подразделению. Вне зависимости от особенностей организации, состав функций системы управления персоналом остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Роль и организационный статус службы управления персоналом на западных фирмах во многом определяются уровнем  организованного и финансового  состояния, возможностями потенциального развития организации, а также позицией ее руководства по отношению к  кадровой службе.

5. Кадровое и делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом. Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Служба управления персоналом занимает важное место в системе управления организацией.

В состав службы управления персоналом включаются: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения; аналитики работ, вербовщики персонала, консультанты по планированию карьеры.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету  кадров, определяется по формуле:

 

         Т₁ х К₁

Ч = -----------,

 Ф_n

 

где Т₁ – суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал), час.;

        К₁   - численность персонала;

   Ф_n  - фонд оплаты труда.

 

       8000 х 1,15

Например, Ч = --------------  = 5 человек.

1910

 

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной  численности работников (включая  подростков) на норму обслуживания. Например, если система табельного учета принята рапортно-ведомственная, а форма организации – децентрализованная, тогда численность табельщиков (Ч_т) составит:

 

         Чсп

Ч = -----------,   

         Нобс

 

где  Чсп – среднесписочная численность работников;

 Нобс - норма обслуживания.

 

Деятельность работников, занятых  комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с  Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем  предприятия или структурного подразделения. При больших объемах работ  за работником закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ (операций) между исполнителями следует  учитывать их квалификацию, опыт и  деловые качества, что способствует ускорению выполнения заданий.

В современных условиях имеется  возможность разнообразить формы  деятельности отдела кадров, постепенно преобразовывая их в центры управления персоналом, что дает возможность  расширить сферу их деятельности.

Растущее значение службы управления персоналом отразилось на служебном  статусе их руководителей.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности  штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников  организации;

- конкретные условия и характерные  особенности организации, связанные  со сферой ее деятельности;

- социальная характеристика организации,  структурный состав ее работников, их квалификация;

- сложность и комплексность  решаемых задач по управлению  персоналом;

- техническое обеспечение управленческого  труда.

Причины, влияющие на повышение эффективности  работы кадровых служб и ограничивших рост числа их работников, можно  разделить на две основные. Первая – перевод работы с кадрами  в ведущих фирмах и корпорациях  на современную информационно-техническую  базу. Вторая – развитие управленческой инфраструктуры, помогающей извне реализовать  наиболее сложные направления кадровой работы. В эту инфраструктуру входят организации по подготовке и повышению  квалификации специалистов кадровых служб  на стороне, консультативные фирмы  по вопросам кадровой работы, внешние  центры по деловой оценке.

Требования к кадрам подразделений  по управлению персоналом и должностные  инструкции должны отвечать современным  задачам организации.

Европейская ассоциация директоров отделов  кадров предложила следующий идеальный  портрет работ: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общественным и способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным, он должен уметь слушать и внушать доверие».

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. Управление персоналом может оказаться критическим фактором, определяющим успех организации, особенно, в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может быть поистине лидером будущего.

Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляется либо руководителем системы управления персоналом, его секретарем, либо руководителем кадровой службы.

Цель делопроизводственного обеспечения  – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступлений  и передаваемой документации;

- доведение документации до  соответствующих работников системы  управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым  вопросам;

- регистрация, учет и хранение  документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии  с номенклатурой, утвержденной  для данной организации;

- копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным  и горизонтальным связям.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая  соответствует его функциональному  назначению. Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующую кадровую документацию:

- личные дела работников организации,  включающие личный листок, автобиографию,  копии документов об образовании,  рекомендации;

- личные карточки;

- трудовые книжки, пенсионные дела.