Система внутреннего контроля

http://www.ibs.ru/content/rus/rubr116/rubr-1164.asp

Концепция внутреннего  контроля является основополагающей для  эффективных действий любой хозяйственной  единицы. Однако термин "контроль" имеет много значений. Через различные  предполагаемые определения красной нитью проходят две темы: идея доминирования и идея регулирования. В более широком смысле контроль связывается с процессом, посредством которого организация адаптируется к внешней обстановке.

Контроль в  организации занимается как стратегическими проблемами, то есть каким образом организация взаимодействует с обстановкой, так и оперативными проблемами, то есть эффективной реализацией планов, разработанных для достижения общих целей.

В этом модуле мы рассматриваем сущность систем внутреннего контроля.

В блоке 35 даются определения сущности контроля, характеристики основных этапов процесса контроля, эффективной  системы внутреннего контроля и  ее ключевых задач. В блоке также  рассматривается содержание различных  видов контроля: оперативного, финансового, структурного и стратегического, перечисляются преимущества систем внутреннего контроля.

В блоке 36 рассматриваются  вопросы разработки и внедрения  системы внутреннего контроля, а  также почему системы контроля могут  встречать сопротивление со стороны сотрудников компании.

В блоке 37 исследуется  влияние систем финансового контроля на индивидуальное поведение. Мы рассматриваем  различные теории мотивации и  их опору на системы контроля, а  также стиль управления и системы  учета.

Цели

В этом блоке рассматривается сущность внутреннего контроля. После его изучения Вы сможете:

• дать определение сущности внутреннего контроля;
• охарактеризовать различные системы контроля, обнаруживаемые в организации;
• описать задачи внутренней системы контроля;
• назвать этапы процесса контроля;
• перечислить атрибуты системы внутреннего контроля.

Сущность  контроля

Контроль означает регулирование деятельности организации  таким образом, чтобы установленные  ею показатели оставались в приемлемых пределах. Без подобного регулирования организации не смогут получать информацию о том, насколько успешно они действуют с точки зрения их стратегических целей. Система контроля позволяет сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки ее курса, если показатели отклоняются от приемлемых пределов.

Институт внутренних аудиторов (1983) определяет контроль как  любое действие, предпринимаемое  руководством для наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может быть:

• Превентивный: Позволяет предотвратить нежелательные события.
• Выявляющий: Позволяет выявлять и корректировать нежелательные события, которые уже произошли.
• Директивный: Позволяет произойти желательным событиям и стимулировать их.

Внутренний контроль должен отличаться от внешнего. Внешний  контроль вводится правительственными учреждениями и органами и предназначается  для регулирования деятельности предприятия в обществе.

Задание

Приведите две  важнейших задачи внутреннего контроля в организации.

Возможно, задание  показалось вам сложным, но все-таки одну или две из следующих задач  внутреннего контроля Вы упомянули:

• Позволяет организации приспособиться к изменениям обстановки.
• Позволяет ограничить накопление ошибок.
• Позволяет организации справиться с проблемами организационного характера.
• Позволяет организации минимизировать ее затраты.

Мы рассмотрим каждый из этих аспектов немного подробнее.

Изменения обстановки: В модуле 2 мы разъяснили, что организации  должны справиться с изменениями внешней обстановки. С того момента, когда цель поставлена и до момента, когда она достигнута, происходит много событий. Хорошо разработанная система способна помочь организации предугадывать, отслеживать и эффективно реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Ограничение накопления ошибок: Если организация делает мелкие ошибки, это не влияет серьезно на ее финансовое здоровье. Однако незначительные ошибки могут накапливаться и  становиться очень серьезными. Эффективная  система контроля выберет эти  мелкие ошибки и справится с ними.

Решение проблем  организационного характера: Многие компании имеют широкую номенклатуру продукции, много источников сырья и рынков и сложное структурное построение. В этом случае для обеспечения  адекватного контроля требуется  эффективная система.

Минимизация затрат: Эффективная система контроля способна помочь сократить затраты. Она может  помочь снизить затраты на рабочую  силу и повысить выход продукции  в расчете на единицу вводимого  ресурса.

Системы внутреннего контроля

Мы подробно рассмотрим четыре вида контроля: оперативный контроль, финансовый контроль, структурный контроль и стратегический контроль.

Оперативный контроль

Этот вид контроля связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Оперативный контроль может принимать три формы:

• Предварительный контроль: Данный контроль сосредоточивается на ресурсах, которые организация получает из окружающей среды. Его задача - отследить качество или количество этих ресурсов до их поступления в организацию.
• Текущий (Экранирующий) контроль: Данный контроль в ходе процесса преобразования обеспечивает, чтобы качество продукта или услуги соответствовали стандартам. Этот тип оперативного контроля в значительной степени зависит от процесса обратной связи.
• Последующий (Послеоперационный) контроль: Данный вид контроля концентрируется на отдаче организации. После завершения процесса преобразования он может обеспечить руководство информацией для перспективного планирования.

Задание

Приведите пример каждого из следующих видов оперативного контроля.

• Предварительный контроль
• Текущий (Экранирующий) контроль
• Последующий (Послеоперационный) контроль

Вы могли привести следующие примеры:

Предварительный контроль

• наличие конкретного типа служащего;
• установление строгих стандартов качества для производства товаров;
• ограничение масштабов, в которых посторонние лица могут покупать акции компании.

Текущий контроль

• проверка продуктов по мере прохождения ими производственного процесса;
• обеспечение обратной связи со служащими по показателям качества в ходе процесса производства.

Последующий контроль

• проверка качества готовых товаров, чтобы определить степень брака;
• оценка объемов продаж продавцов с целью выдачи премий или комиссионных.

Финансовый  контроль

Этот вид контроля связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Существует ряд средств, которые  могут быть использованы для финансового  контроля. Они включают сметы, финансовые проверки (аудит), финансовые отчеты и анализ коэффициентов. Мы рассмотрим некоторые из них.

• Сметы: Сметы обычно устанавливаются для рабочих групп, отделов, отделений и организации в целом. Обычным периодом является год, но могут использоваться и более короткие периоды. Сметы обычно имеют денежное выражение, но тоже могут выражаться в объеме продукции, времени и т.п.

Задание

Назовите три  основных преимущества и недостатка сметы как метода финансового  контроля?

Преимущества:

• Сметы позволяют измерять показатели и проводить сопоставление между отделами, между уровнями в организации и между разными периодами времени.
• Сметы помогают компании координировать ресурсы и проекты.
• Сметы служат руководством в отношении ресурсов и ожиданий организации.
• Сметы позволяют компании оценить показатели управляющих.
• Сметы обеспечивают координацию и связь между отделами, так как они выражают различные виды деятельности в общей для всех форме.
• Сметы также помогают компании вести учет показателей организации и являются логическим дополнением стратегического планирования.

Недостатки:

• Сметы дают только общие рекомендации, но управляющие не всегда понимают, что изменяющиеся обстоятельства могут потребовать внесения корректировок в сметы.
• Процесс разработки смет требует много времени.
• Сметы могут ограничивать обновление и изменение в компании, так как может не найтись необходимых средств для того, чтобы воспользоваться преимуществами неожиданных возможностей.
• Может быть составлено слишком много смет.
• Управляющие могут ставить слишком легкие задачи, чтобы без труда их решить.
• Система смет может привести к наказанию управляющего, который составил завышенную смету и не уложился в нее.
• Финансовые проверки (аудит): Аудит является независимой оценкой учетных и финансовых процедур организации. Эти аудиторские проверки могут быть внутренними и внешними. Внешний аудит - это финансовая оценка, проведенная экспертами, которые не являются служащими организации. Внутренний аудит проводится служащими организации. Его задачей, как и задачей внешнего аудита, является подтверждение точности финансовых учетных процедур. Внутренний аудит, кроме того, проверяет данные процедуры на эффективность и пригодность.
• Финансовые отчеты: Финансовый отчет - это очерчивание определенного аспекта в финансовых обстоятельствах организации. Информация из таких отчетов используется для того, чтобы рассчитать важные финансовые ресурсы.
• Анализ коэффициентов: Финансовые коэффициенты сравнивают между собой различные статьи баланса или отчета о прибылях и убытках. Эти коэффициенты обеспечивают управляющих отправными точками отсчета для анализа деятельности. Вы узнали, как рассчитывать эти отношения в курсе Финансовый учет.