Штатное расписание и трудовая книжка

     2) перевод;

     3) переименование отдела;

     4) возложение дополнительных обязанностей;

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры  оформления кадровых документов.

ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ(Рис.1)

Рисунок 1.⁵

     1.4.Трудовая книжка

Статья 66 Трудового кодекса РФ «Трудовая  книжка» (Извлечение) «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». В  статье приведены некоторые интересные факты из истории трудовых книжек, позволяющие лучше понять истоки сложностей, возникающих у кадровиков при их оформлении. Даны образцы  формулировок записей и рекомендации по оформлению.

 Национальной  особенностью страны советов,  а сейчас - России, является то, что  принятие новых нормативных правовых  актов (в данном случае в  области трудовых отношений) практически  всегда игнорирует опыт предыдущих  поколений, а уж если и учитывает  — то, как правило (подтверждаемое  практикой жизни), берет оттуда  самое худшее. И при советской  власти и сейчас во всех  гражданах страны власти старались  и стараются видеть слуг государства.  В первые годы советской власти  был популярен тезис о том,  что все повинности должны  были стать всеобщими. В первых  большевистских законодательных  актах неоднократно подчеркивалось, что «рабочее и крестьянское  правительство республики ставит  своей непосредственной задачей  привлечение всех граждан к  всеобщей трудовой и воинской  повинности». А любая всеобщая  повинность предполагает тотальную  регистрацию, и военнообязанных  переписывали вместе с трудоспособными.  Всякий занесенный в списки  гражданин, имеющий две руки  и две ноги, мог быть мобилизован  на уборку снега, заготовку  дров или же рытье окопов. А  принятая в июле 1918 года Конституция  придала всеобщей трудовой повинности  характер общегосударственного  закона. Все шло к тому, что  свидетельство о труде на благо  государства должно стать чуть  ли не основным документом.

Если  попытаться проанализировать чем же конкретно трудовая книжка образца 2004 года отличается от предыдущих, а  также - упростилось ли или,  

по крайней  мере, улучшилось ли положение с  оформлением трудовых книжек по сравнению  с тем, что было в 90-е годы и  ранее, то выяснится следующее:⁶

       «Плюсы» 

- защищенность  трудовой книжки образца 2004 г.  от подделок стала значительно  выше благодаря тому, что применяемые  новые технологии - печати (качество), сшивания (нитью как в паспорте  нового — 2000 г. образца), вкраплений  в состав страницы, «светящихся»  в ультрафиолетовых лучах и  пр. все-таки делают невыгодным  изготовление поддельных бланков;

       «Минусы» 

- возможность  вшивать вкладыш (а он теперь  изготавливается в обложке, хотя  ранее - образец 1973 г. был без  неё), таким образом, чтобы книжка  не становилась похожей на  распухший от всяких вложений  кошелек, существенно уменьшилась.  Аккуратно сшить вкладыш с  книжкой практически очень трудно. (Вкладыш именно «вшивается»,  как того требует Инструкция, правда в ней нет точного  указания на то — куда именно  и как. Поэтому рискнем предложить  свой вариант — см. ниже);

- места  для внесения исправлений/изменений  в сведения на титульном листе  стало значительно меньше (не  говоря уже о том, что места  на внутренней стороне обложки  хватит только для двухтрех  записей, не более);

- места  для внесения основных записей  - сведений о работе стало существенно  меньше, в то время как количество  страниц, отведенных для внесения сведений о поощрениях/награждениях стало больше (видимо, предполагается опять вернуться к порочной практике присвоения почетных званий «ударник капиталистического труда» и/или «победитель капиталистического соревнования» вместо поощрения деньгами (что значительно дешевле для бюджета как страны, так и любой компании);

В подтверждение  изменившегося законодательства

- отсутствуют  страницы «сведения о назначении  пенсии» - т.-к. теперь получение  пенсии — задача самого работника  и в трудовой книжке отражать  эти сведения не обязательно; 

Вопросы заполнения - внесения соответствующих  записей в трудовые книжки всегда (уже практически традиционно) - серьезная  «головная боль» для кадровиков. Если следовать логике законодателя, установившего в ст. 66 Трудового  кодекса РФ (Извлечение) «записи  в трудовую книжку... должны производиться  в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса… и со ссылкой  на соответствующие статью, пункт  настоящего Кодекса», то добрая половина Инструкции и Правил просто не имеет  право на существование, даже несмотря на то, что в них и написано, что они разработаны и утверждены в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Так, например, примеры заполнения сведений о работе (особенно в части, касающейся расторжения трудовых отношений), приведенные в Инструкции, прямо  противоречат Трудовому кодексу (см. примеры), а такие положения, как  п. 2.1. «Предусмотренные Правилами ведения  трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном  листе) трудовых книжек, заполняются  следующим образом: фамилия, имя  и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени  и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);»  просто вызывают недоумение.  

Приведенные ниже варианты оформления записей трудовых книжек, по мнению автора, отвечают не только положениям Кодекса, но и логически  оправданы и обоснованы.

Безупречное заполнение трудовой книжки и достоверность  содержащихся в ней сведений имеет  прямое отношение к оценке будущих  пенсионных прав работника. Однако, к  сожалению, почти 100 % трудовых книжек (по данным на начало 2004 года) оформлены  не просто с теми или иными нарушениями, но и, в основном, вообще неправильно. Что можно сделать, как можно  изменить и исправить ситуацию - актуальный вопрос сегодняшнего дня.⁷

     Изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения

Классическая  ситуация - сотрудница вышла замуж  и взяла фамилию мужа. Или развелась  и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. (В начале XXI века перемена пола уже  не такое уж и редкое явление. Однако универсальной нормы в нормативных  правовых документах на сей счет нет. Если паспорт можно и нужно  в этом случае менять, то что делать с трудовой книжкой — ответить однозначно вряд ли кто сможет). Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право  взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а, кроме  того, неблагозвучие фамилии или  имени.

Все эти  изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения  данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника  пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается  одной чертой, а сверху (снизу  либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко  читаться. На внутренней стороне обложки  трудовой книжки делается пояснение  со ссылкой на документы, на основании  которых были внесены  

изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца  трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для  внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство  о расторжении брака, свидетельство  об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения  заверяется подписью кадровика, который  вносил изменения, и печатью организации  или кадровой службы.

При изменении  анкетных данных работника ссылку нужно  делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет  указать только один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения (тем  более, что сегодня паспорт оформляется  при любом изменении). А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании  которых заполняется трудовая книжка.

Также надо иметь в виду и то, что  согласно п.2. «Заполнение сведений о работнике» (Извлечение) Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда России от

10 октября  2003 г. № 69) «2.1. Предусмотренные  Правилами ведения трудовых книжек  сведения о работнике, указываемые  на первой странице (титульном  листе) трудовых книжек, заполняются  следующим образом:

- фамилия, имя и  отчество указываются  полностью, без  сокращения или  замены имени и  отчества инициалами, дата рождения  записывается полностью  (число, месяц,  год) на основании  паспорта или иного  документа, удостоверяющего  личность (например, военного билета, заграничного паспорта,водительских  прав и др.);» 

К чему это может привести, долго гадать не приходится. Примеров оформления трудовых книжек на основании данных таких  сомнительных документов, которые появились  в Инструкции благодаря чиновникам Минтруда РФ, уже более, чем достаточно.

Тяга  трудящихся к образованию (особенно заметная в последние лет десять) и диверсификация системы и уровней  образования, привели к тому, что  сведения об образовании, профессии, специальности  сегодня - самая изменяемая графа  на титульном листе трудовой книжки. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее  образование), а впоследствии получил  среднее профессиональное образование, потом поступил в высшее учебное  заведение и, окончив его, получил  степень бакалавра, потом, продолжив  обучение, стал магистром, а закончив аспирантуру стал кандидатом наук и  т.-д. При этом в соответствии с  пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую  новой информацией. Где уместить такое количество вполне нормальных записей на первой странице трудовой книжки образца 2003 г., остается только гадать. Иного же места для них  не предусмотрено. А если данные об образовании, профессии, специальности  в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки.

Инструкция  не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые  кадровики считают, что такая  ссылка необходима, и располагаться  она должна на внутренней стороне  обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении фамилии, имени, отчества. Однако, если законодатель этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии  и специальности на обложке

 практически  не возможно из-за небольшого  размера бланка трудовой книжки.⁸

  Уничтожение испорченных  бланков трудовых  книжек и вкладышей

Для бумажных документов (какими и являются трудовые книжки и вкладыши к ним) основными  методами уничтожения на сегодняшний  день являются, обычно измельчение (или  шредирование) и/или сжигание.

Каждый  из этих способов имеет свои достоинства  и недостатки, и используется в  зависимости от сложившейся практики кадрового делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.