Роль внутренних коммуникаций в организации, их струткура и функции

1.1.Роль  внутренних коммуникаций  в организации,  их струткура и  функции. 

Управление любыми процессами в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших  инструментов управления в руках  менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы она доходчиов воспринималась теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Внутренние коммуникации являются неотъемлеммой частью организации. Чтобы лучше понять,что же такое  внутренние коммуникации необходимо разобраться  с самим термином «коммуникации».

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди

специалистов.  Коммуникации могут быть разные: инженерные, транспортные, информационные и т.д. По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.[11,с.222]

Латфуллина Г.Р. под коммуникацией понимает обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.[12,с.258 ]

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения  и доводит их до сотрудников организации.[14,с.213 ]

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать ) появился в научной литературе в начале XX века ( хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его  распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в  одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных  концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.  [14, с.245 ]

А.Б. Зверинцев  рассматривает коммуникацию, прежде всего, как одну из форм взаимодействия людей в процессе общения, как информационный аспект общения. [2] В большом экономическом словаре Борисова А.Б. даёт такое определение :коммуникация — процесс обмена информацией, контактная линия связи.[1] Почепцов Г.Г. в книге « Теория коммуникации» под коммуникацией понимает «процессы перекодировки вербальной в невербальную и невербальной в вербальную сферы».[3] Самым лучшим,лаконичным по-мнению автора дипломнйо работы, определением являентся определение,которое даётся  в книге В.А.Спивак «Корпоративная культура»: «Коммуникация - это обмен информацией в процессе деятельности, общение».[4].

Общение людей  осуществляется с помощью вербальных и невербальных коммуникаций.  Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций,  их удельный вес в процессе человеческого общения,  по мнению ученых, не превышает 10%.Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи.(5)

Коммуникации     являются     важнейшей     составляющей     в       деятельности руководителя,  поскольку коммуникации –  это обмен информацией между   людьми.  Без обмена информацией они не могут вместе работать,  формулировать задачи  и решать их.  Хорошо налаженные коммуникации помогают обеспечивать эффективную работу в организации. Есть такое мнение, что если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений.

Формирование  коммуникационных сетей и создание условий  для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим  образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».[15]

Коммуникации  в организации – это информационные взаимодействия,  в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей,  или должностных инструкций. [5] 

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных  процессов в организации,  пользуясь  аллегорическим сравнением с живым  организмом.  Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.  В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).(6)

В современной литературе описываются различные типы организаций:  системная,  живая,  развивающая,  социальная,  техническая,  психологическая,  экономическая,  потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный продукт,  многообразная по целям и методам,  применяемым в достижении целей.  Относительно конкретной организации  можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней. Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Их задача — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами.  Внешние коммуникации очень важны, но они не могут успешно осуществляться без внутреннего порядка и налаженной работы внутри организации.

Вне зависимости  от того, к какому именно типу принадлежит  та или иная организация,  необходимым  условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Внутренние коммуникации-это любые коммуникации внутри организации. В рамках внутренних коммуникаций происходит обмен информацией как от руководства к сотрудникам, так и в обратном направлении.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и  организации обратной связи вряд ли можно переоценить.  Целостность организации,  ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем,  каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей.(6)

Внутренний PR необходим как для организации  правильных коммуникаций внутри компании, так и для разрешение кризисных  ситуаций, поддержания корпоративной  культуры и самое главное –  для формирования среди сотрудников  приверженности (высокой лояльности) к своей компании.(8)

Хорошее определение  внутренних коммуникация, по-мнению атвора дипломной работы, даёт Мельма В.А.: “коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей и отдельным индивидуумам внутри организации, а также институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.” (9)

Действительно, обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи ( как внутренние, так и внешние ) не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин: 

·         руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку; 

·         происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации  и к её руководству из разных источников; 

·         в одних подразделениях и у  одних руководителей ощущается  недостаток информации, тогда как  в других подразделениях может произойти  информационная перегрузка; 

·         работники организации мало осведомлены  о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д. 

В связи  с этим одной из главных целей  управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием.[14, с.244 ]

Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных  и процессуальных характеристиках.

  Структура внутренних коммуникаций.

Организационную структуру можно рассматривать  как формальную сеть передачи информации,  обеспечивающую необходимый уровень эффективности.  Она определяет принципы разделения труда,  структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три  параметра,  характеризующих особенности  организационных структур:   степень формализации,  сложность,  степень централизации.

Г. Минцберг выделяет пять способов координации деятельности организаци:(7)

− взаимное     согласование  (рис. 1.1, а): способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций.  Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками; 

− прямой    контроль  (рис. 1.1., б):  способствует координации,  так как ответственность за работу других людей,  определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека; 

− стандартизация    рабочих    процессов   (рис. 1.1, в): предполагает точ- ное определение (спецификацию) или программирование содержания труда; 

− стандартизация      выпуска  (рис. 1.1,  в):  специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки); 

− стандартизация      навыков и знаний  (квалификации):  означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников (рис. 1.1, в).

 

            

На практике необхожимо комбинировать все пять механизмов координации, для более слаженной работы и достижения наилучших релультатов в работе.

Что касается структур внутренних коммуникаций, то их несколько  и все они могут существовать вместе, в одном коллективе,в одной компании.

Каймакова Н.В. В  своей книге « Коммуникации в  организации» приводит следующюю классификацию  структур внутренних коммуникаций.

Организационная структура является формальным каналом передачи

информации, установленным администрацией и должностными обязанностями

работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри

трудового коллектива.

Социально-демографическая структура организации определяется

половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем

их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются

гомогенные и  гетерогенные типы структур.

Гомогенность  организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как

пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования

общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные  организации часто распадаются  на несколько более или

менее гомогенных группировок, и формирование ихих психологического

единства и  целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная  структура основана на разделении труда и

необходимости согласования, координации реальных действий всех частников

совместной деятельности.

Неформальная  структура организации формируется вследствие личного