Роль самоменеджменту в кар’єрі та в особистому житті

     Основні правила планування часу:

     1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину  робочого часу (на 60%).

     2. Зведення задач  воєдино – план  дій. Щоб скласти гарний план витрат часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

     3. Регулярність –  системність –  послідовність.  Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

     4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг задач, з яким менеджер реально може справитися.

     5. Заповнення втрат  часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня надолужувати втрачене напередодні.

     6. Фіксація результатів  замість дій.  Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

     7. Установлення тимчасових  норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

     8. Термін виконання.  Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

     9. Переробка – повторний  огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

     10. Узгодження тимчасових  планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх із планами інших людей (секретарки, начальника, підлеглих, колег).

     Система планування часу. Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується на відповідні  довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються  на оперативні часткові цілі. Планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на частки, для того щоб різні дії можна було розподілити в часі.

     Установлення  періодів часу, що вимагаються для  досягнення особистих і професійних  цілей, дає почуття впевненості  і уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.

     Навіть  дуже зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі і плани до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню плану життя і кар'єри.

     Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати  їх, якщо вони виявляються нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої  цілі до терміну. Якщо ж якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.

     Прийняття рішень.

     Прийняття рішень припускає вибір першочергових  завдань і справ. Прийняти рішення  – значить установити пріоритетність.

     Основні проблеми керівників полягають у  тім, що вони намагаються відразу  виконати занадто великий обсяг  робіт і  розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані  необхідними справи.

     Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи  вирішувати під час робочого дня  безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених  у план, відповідно до їхньої черговості допоможе:

• працювати тільки над дійсно важливими і необхідними  завданнями;
• вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;
• концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;
• укладатися у встановлений термін;
• виключити справи, що можуть бути виконані іншими;
• не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;
• одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
• уникнути стресових перевантажень.

     Реалізація  і організація.

     Припускає складання розпорядку дня й організація  трудового процесу з метою  досягнення поставлених цілей. Організація  свого робочого дня повинна відповідати  основному принципу: “Робота повинна  підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити  на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

     Правила початку дня:

1. починати день з позитивним настроєм;
2. починати роботу по можливості в один і той самий час;
3. повторний огляд плану дня, складеного напередодні;
4. спочатку – ключові завдання;
5. приступати без «розгойдування»;
6. погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відгородити керівника від непотрібних перешкод);
7. ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами;

     Правила основної частини  дня:

8. Гарна підготовка  роботи;
9. Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;
10. Перевіряти ще раз всі акції з погляду їх необхідності;
11. Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
12. Уникати незапланованих імпульсивних дій;
13. Вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;
14. Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);
15. Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);
16. Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;
17. Працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);
18. Викроювати спокійну годину;
19. Контролювати час і плани;

   Правила завершення робочого дня:

20. Завершити початі невеликі справи;
21. Контроль за результатами і самоконтроль;
22. План наступного дня;
23. Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

     Крім  цих правил також важливо дотримувати  природний денний ритм.

     Контроль.

     Контроль  над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації  трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

• осмислення фізичного стану;
• порівняння запланованого з досягнутим;
• коректування по установлених відхиленнях.

     Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію  праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

     Контроль  над результатами праці повинен  у будь-якому випадку вироблятися  після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання  поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

     “Той  хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю”.

     Інформація  і комунікація.

     Це  найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.

     Інформація  і комунікація складає серцевину  самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника  щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.

• Раціональне читання. Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на безсистемне читання.

     Незалежно від швидкості читання, можна  шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. Раціональне  читання припускає, насамперед, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в якому  обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш інтенсивно.

     Читати  можна швидше, якщо позбутися від  шкідливих звичок і відволікаючих  факторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти  після читання. Бажано розробити  свою систему маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або  якість того або іншого абзацу. Можна  виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротшій  формі.

• Раціональне проведення нарад. Наради відбирають у керівника й у підлеглих значну частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат наради з урахуванням витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу.

     Порядок денний раціонально складати з указівкою  часу, необхідного для обговорення  окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значимості.

     Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку  денного.

• Переговори по телефону. Телефон є найбільше часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Щоб не витрачати занадто багато часу на телефонні переговори, перед тим, як дзвонити, потрібно намітити хід бесіди. Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно якомога швидше закінчити розмову. Телефон також можна використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.

     За  допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися з глобальною інформаційною мережею, що дає можливість відмінного обміну інформацією. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     5. Особисті установки  керівника

     Самомотивація

     Мотивація - спонукання до чого-небудь. Нас може хтось спонукати до певної діяльності або ми спонукаємо до неї самі себе, і тоді мова йде про самомотивацію. Самомотивацію в цей час розглядають  як частину соціального інтелекту  людину. Його визначає те, наскільки швидко людина адаптується у швидко мінливій ситуації, чи може представити себе в суспільстві, наскільки вона емоційно чутлива до змін у поведінці співрозмовника і так далі. Сьогодні соціальний інтелект у деяких випадках оцінюється вище, ніж інтелект загальний.