Роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме

     16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров  (приём входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приёму и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

     17. Осуществляет контроль за трудовой  дисциплиной работников офиса  (составляет распорядок работы  офиса, контролирует его соблюдение, ведёт учёт нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

     18. Назначает работников, несущих материальную  ответственность за переданные  им для выполнения рабочих  заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

     19. Обеспечивает выполнение работниками  корпоративных правил и норм  поведения.

     20. Разрабатывает и внедряет системы  мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

     21. Оказывает работникам офиса помощь  в разрешении возникающих в  ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

     22. Координирует работу офиса по  подготовке к закрытию (приведение  в порядок рабочих мест, отключение  офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации и прочее) и подготовке к новому рабочему дню.

     23. Обеспечивает взаимодействие офиса  с другими структурными подразделениями  предприятия.

     24. Организует совместно со службой  безопасности проведение работ  по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного  режима и информационной безопасности.

     25. Руководит подготовкой отчётной документации для вышестоящего контроля.

     К офис-менеджеру предъявляются следующие  требования:

     Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры  и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов        делопроизводства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучёта и отчётности.

     Стаж  и опыт. От претендентов на должность  офис-менеджера высшего уровня в  крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1-го года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

     Личные  характеристики. Возраст — как  правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

     Образование. Высшее, предпочтительно – экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в том числе – профильных. Основными правовыми документами, регулирующими деятельность офис-менеджера, являются трудовой договор и должностная инструкция. 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 

     Основной  задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его  материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, прочее). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового      делопроизводства (оформление и учёт офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса.

     Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать. Рассматривая проблему рациональной организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде всего. Порядок расположения документов:

     1. Входящая корреспонденция: материалы,  которые поступают в секретариат.

     2. Текущая обработка: материалы,  которые уже отработаны или  должны быть скоро закончены.

     3. Исходящие материалы: то, что уходит  из секретариата. Эти группы документов  должны быть собраны в папки  или обложки. Исходящие документы  необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует разделить на:

     1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

     2. Менее срочную. Следует сложить  все вместе то, что относится  к определённому делу, в одну папку или обложку.

     3. Назначенные сроки выполнения  работы и приёма посетителей.

     Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

     4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть  слишком обширным. В нём может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Масштабные  социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

     Расширение  масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени  должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

     Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий  офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.

     Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

     Совершенно  точно можно сказать, что должность  офис-менеджера включает в себя более  широкие обязанности, чем любая  другая схожая. На нём лежит вся  входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие телефонные звонки — в общем, обработка всего информационного потока, идущего через офис.

     Делопроизводство  – отдельная большая область  знаний, без освоения которой эффективная  деятельность офис-менеджера не может  быть эффективной. Это и документы, связанные с сопровождением хозяйственной деятельности (договоры, накладные, акты, отчеты), и организационно-распорядительные документы (решения и распоряжения, протоколы и справки, письма и служебные записки), а также кадровые документы. Важно уметь грамотно организовать и поддерживать документооборот офиса, как бумажный, так и электронный.

     Если  сотрудников в компании немного, то офис-менеджер справится с организацией документооборота. В крупной фирме  такие процессы переданы в секретариат. Но в любом случае офис-менеджер обязан знать основные правила делопроизводства, так как ему приходится самостоятельно оформлять большое количество разнообразной документации и еще больше документов проходит через его руки.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

     Итак, офис-менеджер – это один из руководящих  работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА 
 

1. Валинуров И., Устименко М. Офис начинается с  офис-менеджера. // Молодость Сибири. – 2007. – 52. – с. 13-14
2. Дёмин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.
3. Иванова О.А. Офис-менеджер - это… Секретарь-референт. – 2005.
4. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. –         с. 17-25.
5. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. Кадры предприятия. – 2007. – 3. – с. 15-20.