Згідно із Законом  України “Про інформацію” (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, №27, сст.213.) інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.  Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи , в нашому випадку певної організації. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

          Багато фахівців інформацією вважають відомості  про об’єкт , сприйняті, зрозумілі  та оцінені як корисні для вирішення  конкретних завдань.

    2.2 Характеристика корисної  інформації.

          Розробка організаціями  стратегічних планів, забезпечення підтримки  діяльності співробітників, ідентифікація  проблем, що виникають, та взаємодія  з іншими організаціями багато в  чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма

          Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби  управління процесами, які відбуваються  у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі  менеджменту для кожного рівня  встановлюють:

• Загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об’єкти управління;
• Періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;
• Оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;
• Строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління.

    Загальна  номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:

• Кількість та пофесійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;
• Матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;
• Стан основних засобів;
• Норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої  діяльності об’єктів управління;
• Стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі – обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

    Групи даних виражають у системі  конкретних показників, які містять  кількісну або якісну характеристику об’єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Як інформаційна одиниця, показник складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв’язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного явища або процесу. Воно утворюється з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина – реальний стан чи зміни об’єкта, явища чи процесу управління в просторі та часі, а також позначення їх одиниць.

    Базу  та конкретну частину показника  використовують для пошуку, вибору та різноманітного групування соціально-економічних процесів чи явищ..

    2.3 Інформація як головний предмет праці керівника, як подукт його діяльності.

          Процес управління персоналом можна представити у  вигляді множини рішень, які постійно приймаються, реалізовуються та спрямовані в кінцевому вигляді на досягнення головної цілі функціонування організації. Виробіток кожного з цих рішень повинен бути інформаційно забезпеченим.

          Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє  собою сукупність реалізованих рішень по об’єму, розміщенню та формах організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.

          Отже, у керівників головний предмет праці – інформація, модифікуючи яку, вони розробляють  і приймають рішення, які необхідні для зміни стану об’єкта управління.

          Як відомо, основні  ресурси підприємства – це люди, капітал, матеріали, технологія. Процес використання ресурсів можна проаналізувати на будь-якому підприємстві: як виробничому, так і функціональному у сфері  послуг. Фонди акціонерів і банків (капітал) використовують для купівлі деталей (матеріали), для будівництва збірних ліній (технологія) і для оплати праці персоналу (трудові ресурси), щоб виготовляти продукцію, яка в майбутньому буде реалізована з прибутком (результати). У свою чергу, ресурси інформації використовуються безперервно  для зв’язку та координування кожної фази процесу виробництва. Інформація, яка відноситься до дослідження ринку, допомагає керівництву вирішувати, яка продукція, в якому асортименті і якої номенклатури сподобається покупцеві (переваги споживачів). Спілкування з персоналом дає інформацію, необхідну для якісного виконання цієї задачі.

    Таким чино, керівник виступає у якості посередника  між зовнішнім середовищем та внутрішнім середовищем підприємства. Отримуючі і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер представляє її на розгляд персоналу організації, при цьому важливе значення має зворотній зв’язок, який характерезує той факт, що інформація отримана, оброблена і відправлена одержувачем інформації відправнику. Отже, інформація у першому випадку виступає як предмет праці, а в другому – як редмет обміну між керівництвом та персоналом, і навпаки.

    Сучасний  підхід до управління відкриває сьогодні перед менеджерами значні права  та свободи у виборі та прийнятті рішень, однак це не виключає можливих помилок з боку останніх ха рахунок помилкового розуміння інформації. Крім того, стоїть гостро проблема своєчасності інформації. Ці та інші проблеми, пов’язані з отриманням інформації.

    Інформацію  передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований звортній зв’язок, а стихійне поширення чуток – неформальні зв’язки між людьми.

III.ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.

          Програму покрашення інформаційного забезпечення праці менеджера можна розглядати у вигляді проекту, в якому виділяється декілька етапів: визначення потреб в інформації, проведення системного аналізу, здійснення системного проектування (дизайну), створення і підготовка програм, впровадження, ефективне використання комп’ютерів.

          Необхідний для  управління обсяг інформації визначають з урахуванням розміру, спеціалізації  підприємства, його організаційної структури, характеру розвитку внутрішньо-виробничих зв’язків і зв’язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховують також суб’єктивні фактори: освіту й досвід керівництва, його організаторські здібності, методи й стиль керівництва та ін. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформації, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо.

          При організації  інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов’язаних питань, зокрема, яка інформація має надходити в управлінській орган, які структурні підрозділи і з якою періодичністю повинні давати інформацію, які матеріальні носії інформації (люди, оргтехніка), для якої групи управлінських працівників дається інформація і в якому вигляді.

          Тому потрібно правильно розв’язати проблему організаційного регламентування діяльності апарату управління, вдосконалення економічних показників,, класифікації інформації, її кодування і документування. Слід досягти високої визначеності у розподілі посадових функцій службових осіб і при зміні прав та обов’язків працівників змінювати інформаційне забезпечення їх, перенацілювати потоки циркулюючої інформації, а також зменшити потоки непотрібної інформації. За даними обстежень, в багатьох підприємствах складають у 2-3 рази більше документів, ніж це потрібно для розробки і обґрунтування господарських рішень.

          За спостереженнями  психологів, найбільший інтерес до праці буває тоді, коли людині дещо не вистачає знань для виконання  роботи і це спонукає до її творчості.

          Потреба у широкому впровадженні в менеджменті сучасних інформаційних систем висуває завдання підвищення впорядкованості логічних відношень між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості термінів мови економічної інформації тощо.

          Нині ведуться роботи зі створення єдиної системи класифікаторів техніко-економічної інформації (класифікатори продукції окремих галузей, класифікатори робіт і послуг, органів державного управління), а також республіканські стандартів і технічних умов. Розробляється єдина система економічних класифікацій і номенклатури так званої інформаційної мови, що дає змогу однозначно описувати систему показників та зв’язок між ними за обсягом поняття й орінтувати об’єкт на використання сучасної техніки для обробки, зберігання і пошуку даних. Інформаційна мова включає словник для переведення природної мови на інформаційну (диспетчер), спеціальний словник – опис усіх використовуваних класифікацій та інших логічних відношень між термінами логічної мови (тезаурус) і, нарешті, правила граматики, за допомогою яких з окремих термінів будуються речення (показники).

       Велике значення має впорядкування документації, що є матеріальним носієм економічних даних. Потрібно розробляти і впроваджувати в практику діяльності підприємств та об’єднань машино-орієнтовані форми документів, що пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечити класифікацію і впорядкування документів, раціоналізувати технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху документів і показників.

          У процесі аналізу  потоків інформації визначають особливості діючої системи менеджменту, методи і стиль роботи управлінського апарату, виявляють недоліки в організації управління, визначають загальний обсяг інформації, яку збирають і переробляють, з’ясовують забезпеченість керівних працівників потрібною інформацією, обчислюють потребу в технічних засобах збирання і передачі інформації тощо.

          Аналіз потоків  інформації дає змогу перейти  до створення інформаційних моделей, які відображують технологію підготовки і маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв’язок з структурними підрозділами й особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі об’єкту можуть мати вигляд описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

          У процесі аналізу  документованої інформації визначають кількість застосованих форм первинних і зведених документів, що створюються управління за місяць і по кожній формі; кількість показників кожної форми перерахунку на місячний потік тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа записують у спеціальні картки або бланки. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять потім у відомість “ведена характеристика документа”.

          Економічна інформація часто фігурує у вигляді алфавітно-цифрових сигналів. Для того щоб підвищити аналітичні властивості інформації і привести її у форму, зручну для вибору рішень, слід широко використовувати різні таблиці, схеми, графіки тощо.

          У процесі вивчення інформаційних потоків описують інформаційні характеристики аналітичних завдань, відділів і служб підприємств, визначають кількість завдань, розв’язання яких пов’язане з використання різних типів обчислювальної техніки.

          Завданням дослідження  інформаційних потоків на підприємстві є також визначення ступеня повноти використання інформації і розробка заходів щодо скорочення кількості даних, що надходять в об’єкт управління від вищестоящих і нижчестоящих органів і які виникають безпосередньо в об’єкті.

          Складно проблемою раціональної організації менеджменту є збирання, обробка і передача інформації. Успішне розв’язання її пов’язане з попереднім з’ясування таких питань:

1. Яка інформація про хід роботи має надходити з відділка, бригад, від окремих виконавців
2. Хто повинен давати цю інформацію і за допомогою яких засобів
3. Кому і яку інформацію слід давати і в якому вигляді
4. Як забезпечити надійність інформації, її вірогідність, як орґанізувати її перевірку, якщо це потрібно
5. Які завдання повинні передаватися виробничим підрозділам і які строки доведення їх до виконавців.