Кафедра менеджменту 
 
 
 

    Роль  інформації в діяльності менеджера 
 
 
 
 
 
 

          Реферат підготувала

    Студентка 4 курсу 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Київ 2011

 

     ПЛАН

    І. СУТНІСТІ ТА ВИДИ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ.

    1.1 Сутність інформації.

    1.2 Класифікація інформації .

    1.3 Класифікація основних джерел, носіїв і каналів передачі інформації.

      інформації.

    ІІ. ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІННІ, ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА І ФОРМИ.

    2.1 Інформація у менеджменті.

    2.2 Характеристика корисної інформації.

    2.3 Роль інформації:

    2.4 Інформація як головний предмет  праці керівника, як подукт його діяльності.

    III.ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. 
 
 
 
 

 

     Вступ

          Хто володіє інформацією -  той володіє світом – цей  принцип, актуальний для всієї історії  людства, наприкінці ХХ століття став актуальним як ніколи до цього.

          Сучасна інформаційна революція за своїми потенційними  можливостями і залежно від умов, що складаються, набагато перевищує  попередню. Лише ті компанії, які, вступаючи  на новий шлях розвитку, слідуючи мегатенденції, можуть досягти успіху в майбутньому. І навпаки, ті компанії, які залишаться  осторонь мегатенденції і будуть продовжувати діяти на основі категорій старого промислового суспільства, неминуче перейдуть до розряду відсталих і з часом зникнуть. Обрати інший шлях, ігноруючи мегатенденцію, все одно що плисти проти течії. Доказом цього є успіх компаній, діяльність яких базується на інформаційних технологіях. Ці компанії перебувають на хвилі успіху – мають найбільші прибутки, найвищі темпи розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві, через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і найрозвинутіших країн світу, виробляючи інформацію в різноманітних її проявах. Ця тенденція підтверджується і розвитком виробництва: найшвидше розвиваються галузі, засновані на інформаційних технологіях. Якщо порівнювати розвиток ринків, то ринок інформації розширюється невпинно. Ще кілька десятиріч тому першість тримав ринок послуг. Нині ж темпи розвитку ринку інформації випереджають темпи розвитку ринку послуг більше, ніж у 25 разів.

          А отже, питання про  інформацію, інформаційне забезпечення управління є найактуальнішим і  таким яке постійно потрібно досліджувати.

 

     І. СУТНІСТІ ТА ВИДИ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ.

    1.1 Сутність інформації.

    Інформація  – це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому середовищі, Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об’єктом і зовнішнім середовищем,

    У загальному розумінні Інформація –  це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

    В умовах сучасного складного комплексно виробництва, високих  темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації – галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці і є однією із найважливіших складових ефективного управління.

          Роль інформації неоднакова для різних стадій процесу  управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, на других –її рух,

    на  третіх – можливості її обробки.

          Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети управління, тим об’єктивніше формується ціль, тим значніша вона для процесу управління.

          При оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного та системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежить від форми її представлення.

          Явища реального  світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

          Інформація означає  тлумачення, повідомлення, роз’яснення, викладення.  Теорії управління до неї  відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують  невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом “метаінформація”.

          Інформацію у формі  повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, і до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об’єктивного  світу зумовлює якісну багатогранність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об’єктами живого світу і становлять суть та форми зв’язку між управлінськими системами.

          Інформацію в сфері  менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки  обміну інформації між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють для виконання (прямий зв’язок). Надходження інформації про результати управління прийнято  називати зворотнім зв’язком.

          До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних  для реалізації функцій менеджменту. 

    1.2 Класифікація інформації 

          За характером, сферами  виникнення, призначення та формами фіксації інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, класифікуються.

          Серед інших класифікаційних  ознак інформації виокремлюють змістову та рівневу. Відповідно до змістової  ознаки інформацію класифікують за об’єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). За рівневою ознакою визначають спрямованість інформації: командна (надходить від суб’єкта до об’єкта управління), повідомна (надходить від об’єкта та суб’єкта), а також горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рівня).

          Класифікація інформації важлива як для аналізу існуючого  в системі інформаційного обміну, так і для організації його в системі, що створюється. За допомогою класифікації можна виявити дільниці, де надмір або недостатньо інформації. Наприклад в організації управлінського циклу необхідно зафіксувати раціональне співвідношення між плановою, координаційною (постанови, накази, вказівки), контрольною (норми й нормативи, відхилення від планів) та обліковою (дані бухгалтерського та статистичного обліку) інформацією. За дефіциту облікової інформації органи управління розробляють планову, не знаючи реальної ситуації на конкретних ділянках об’єкта управління, що негативно позначається на обґрунтованості та ефективності планових рішень.

    1.3 Класифікація основних  джерел, носіїв і  каналів передачі  інформації.

    інформації.

          Основні джерела  інформації класифікують за місцем виникнення: джерело зовнішньої інформації, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об’єктом управління господарські зв’язки; джерело внутрішньої інформації, що виникає на підприємстві (в об’єднанні).

          Сукупність повідомлень (з однаковим або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

          Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації  – основа для розробки рішень; низхідної інформації – це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації – зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

          Специфічним джерелом управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт мистецтва колективу, який намагається пояснити складну емоційно значущу для нього ситуацію при відчутності або недостачі офіційних даних. При цьому вихідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується доти, доки не сформулюється варіант, який влаштовує більшість.  Вірогідність цього варіанта залежить не тільки від істинності вихідного, але й від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

          Оскільки люди в  основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, які заслуговують на довіру, керівництво фірм часто використовує цю обставину, розповсюджуючи відомості, які  з тих або інших причин не можуть бути розголошені офіційно. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, бажаючи схилити навколишніх на свій бік.

          Будь-яка за змістом  інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв. Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все к вигляді різних паперових документів. Магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

    Канали  передачі інформації:

• Канал-тест: включає всю письмову інформацію, один зі стійких каналів.

    Перевага  – можливість багаторазового звернення  через будь-який проміжок часу, недолік – неможливість адекватного сприйняття явища, що описується різними користувачами.

• Канал-фірма: до нього відносяться всі носії інформації, пов’язані з цією організацією, та персонал. Уся інформація, яка виходить з фірми, поділяється на різні групи. Перша – конкуренти, ринок, ресурси; друга – технологія; третя – інформація про розвиток фірми;
• Канал-консультант: припускає, що фірма звертається по допомогу до консультуючої фірми, експерта, консультанта;
• Канал-бесіда: включає опитування, інтерв’ю, бесіди. Переваги – можливісті передачі найбільшої кількості деталей про визначену проблему; недолік – складність доказу, що була повідомлена саме ця іфнормація;
• Канал-джокер: випадкове джерело іфномації, яке з’являється при роз’язанні проблеми;
• Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень.

ІІ. ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІННІ, ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА І ФОРМИ.

    2.1 Інформація у менеджменті.

    Важливим  чинником функціонування соціотехнічної системи є внутрішні і зовнішні інформаційні процеси. Їх раціональна організація – запорука ефективного управління виробничо-господарською діяльністю. Інформація, яка надходить і циркулює в середині організації, утворює змістове наповнення комунікативних процесів між працівниками та її зовнішнім середовищем.

    Інформація  є зв’язаною основою процесу управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуацій та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримує змогу діяти свідомо та аргументовано.

          До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки  й інформатики поняття “інформація” трактували як відомості, які передаються  усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних  засобів. Тепер, зберігаючи первинний  зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для усіх наук), яке охоплює обмін відомостей між людьми, людиною і автоматом (ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

          Згідно з технологічним  підходом поняття “інформація” визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття “статистична ймовірність” трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений Норберт Вінер (1894-1964) стверджував, що інформація – це визначення змісту, одержаного із зовнішнього середовища в процесі пристосування до людських відчуттів.