Роль контроллинга в системе управления предприятием

3. Управленческий контроль, как функция контроллинга      

Одна  из функций контроллинга – управленческий контроль, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация.     

Планирование  должно постоянно  учитывать реальные возможности и  изменяющиеся условия  функционирования и  развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем  самым создавать  предпосылки для  внесения корректив  в запланированные  показатели развития как отдельных  подразделений, так  и всей фирмы. Поэтому  контроль выступает  одним из главных  инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так  и в вопросах оперативного руководства.     

В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. [1]     

Важная  функция управленческого контроля – разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.     

Фирмы широко используют две  формы контроля: финансовый (как  основа общего управленческого  контроля) и административный.     

Финансовый  контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она и служит основой сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.     

Организационно  финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и в особенности от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют, степень. выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.     

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами  тесно связано  с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые  позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку  и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и  принимать в связи  с этим срочные  решения. Это дало возможность осуществлять систематический  контроль за производственной и сбытовой деятельностью  всех подразделений  в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить  необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации  и оперативности  контроля в управлении, т.е. перенесению  на высший уровень  руководства контроля за деятельностью  компании. [2]     

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало  использование современных  средств транспорта и связи. Так, современное  авиасообщение позволяет  осуществлять в целях  контроля регулярные поездки представителей высшего звена  управления и центральных  служб на заграничные  дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью  контроля. Многие крупные  фирмы имеют внутрифирменные  системы связи, которые  позволяют набирать телефонный номер  любой заграничной  дочерней компании и  осуществлять повседневный контроль за их оперативной  деятельностью. Все  это способствует усилению централизованного  контроля за деятельностью  каждого подразделения  фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению  автономности заграничных  компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и  основа для объединения  территориально разобщенных  многочисленных дочерних компаний в единый механизм.     

Система централизованного  контроля позволяет  поддерживать определенное сочетание централизации  и децентрализации  в управлении, поскольку  предусматривает  передачу контроля за оперативной деятельностью  низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям  соответствующих  подразделений.     

На  этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а такжеадминистративным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации.     

Вместе  с тем система контроля дает возможность  использовать преимущества как самостоятельности  подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.  
  
  
  
      

4. Экономический (хозяйственный)  анализ фирмы      

Анализ  хозяйственной деятельности фирмы  играет важную роль в системе управления фирмой и тесно связана со всеми функциями контроллинга. С одной стороны, он призван определить экономическую эффективность производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период (или установленный изучаемый период), достижение поставленных целей, а с другой – определить возможные направления развития этой деятельности на текущий и перспективный периоды с точки зрения обеспеченности необходимыми финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами. Поэтому анализ хозяйственной деятельности должен проводиться целенаправленно и дать ответ на вопрос, на что лучше нацелить производство исходя из намечаемых выгод, выявить такие возможности и резервы фирмы, которые обеспечат наилучшие условия использования имеющихся производственных мощностей, создания новых видов производства, обеспечения деятельности фирмы всеми необходимыми ресурсами.     

Поскольку маркетинг и планирование являются исходными  пунктами управленческого  цикла, анализ хозяйственной  деятельности направлен  на обеспечение необходимой  информацией прежде всего этих функций. [4]     

Большую роль играет анализ информации в процессе текущей оперативной  деятельности фирмы, поскольку является исходной базой для  принятия управленческих решений, направленных на осуществление  контроля и регулирование  всего производственного  цикла, выявление  и ликвидацию отклонений от выполнения поставленных целей в процессе хозяйственной деятельности.     

Такой анализ позволяет  проводить проверку выполнения управленческих решений, соблюдение установленных нормативов и условий работы. Анализ хозяйственной  деятельности формирует  информацию обратной связи в системе  управления. Кроме  того, экономический  анализ – это не только функция, но и  определенная система  мышления, которая  требует определенных научных подходов, разработки методов  обработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых  показателей, дать рекомендации управленческому  аппарату по вопросам повышения эффективности  хозяйственной деятельности фирмы.     

Полнота экономического анализа  зависит от наличия  информационной базы, уровня ведения учета  и отчетности фирмой, достоверности анализируемых  показателей, использования  компьютерной техники  как при ведении  отчетности, так и  в процессе проведения анализа. Он призван  дать управляющим  необходимый аналитический  материал для принятия управленческих решений  и ведется по следующим  показателям:     

• формирование прибыли  от продаж;     

• структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции;     

• себестоимость отдельных видов продукции;     

• характер и причины  отклонения от стандартов цен на продукцию  и стандартов затрат на ее производство и продажу;     

• характер ответственности  должностных лиц  за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным  расходам.     

Эти данные и составляют основу разработки программ маркетинга по продукту и по производственному отделению. Текущий экономический анализ ведется служащими функциональных отделов и подразделений, в том числе центральных служб маркетинга и отделов маркетинга в производственных отделениях; специализированными аналитическими группами; группами управленческого анализа; внешними консультантами. 

      5. Методика анализа  хозяйственной деятельности фирм      

Каждая  фирма в целях ведения учета и отчетности, а также анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Как правило, такая методика приводится полностью или частично в примечаниях или приложении к финансовой отчетности. Вместе с тем международная практика в области учета и отчетности выработала некоторые унифицированные методы учета, которыми фирмы широко пользуются в целях сопоставимости отчетных данных и облегчения экономического анализа. В частности, в международной практике широко пользуются следующими методами ведения учета и анализа, разработанными Комитетом по международным стандартам учета (КМСУ).     

Метод учета дохода, или метод признания дохода, определяющий момент, когда поставщик приобретает право на получение дохода от поставки товара или предоставления услуг. Согласно этому методу доход от продажи товаров считается признанным на дату продажи, т.е. на дату поставки покупателю; доходы от услуг считаются признанными, когда услуги фактически выполнены; доходы от разрешения третьим лицам использовать активы фирмы, такие, как проценты, рентные платежи, лицензионные текущие отчисления, считаются признанными по истечении срока таких поступлений или использования активов. Доходы могут быть признанными в течение периода производства товара в соответствии с контрактами с длительными сроками исполнения. Доходы могут также считаться признанными по накоплению сумм наличных платежей после установки поставленного товара, недвижимого имущества или по выполнении определенных условий (франшизы). [4]     

Признание дохода увеличивает  активы и уменьшает  пассивы с соответствующими результатами по статье «Собственный капитал». Признание дохода на стабильном и соответствующем  базисе является основой  формирования счета  прибылей / убытков.     

Метод учета по выполненному контракту предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках  отражаются только в  том случае, когда  контракт по реализации товаров и услуг  полностью выполнен или выполнена  его существенная часть.     

Метод поэтапной сдачи работ предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются в соответствии с долей законченной обработки продукции и оказанных услуг, на которые заключен контракт в отчетном периоде.     

Метод оценки собственности  предполагает, что  первоначальные инвестиции учитываются по стоимости  и записываются одной  строкой в балансе  инвестора. Инвестиции увеличиваются (уменьшаются) на пропорциональную долю прибыли (убытка) инвестора, объявленную  фирмой. Когда инвестор получит дивиденд, сумма инвестиций сокращается на сумму  полученного дивиденда. Если во время подготовки инвестором финансового  отчета обнаружится  разница между  балансовой стоимостью инвестиций, подсчитанных по данному методу, и пропорциональной долей чистых активов, объявленной в  финансовой отчетности фирмы, то такую разницу  необходимо амортизировать.     

Метод учета по себестоимости, согласно которому инвестиции в другие компании отражаются по себестоимости. В отчете о прибылях доходы инвестора от инвестиций отражаются только в том объеме, в котором они действительно перечислены капиталопринимающей компанией от чистой прибыли, накопленной со дня приобретения этих инвестиций.