Робота з документами власного архіву керівника

37Основи  взаємодії керівника  і секретаря-референта

Секретар - одна з головних фігур у безпосередньому  оточенні керівника, його постійний  помічник, а нерідко і довірена особа.

Умовно можна  виділити два типи секретарської  діяльності:

" здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника;

" виконання функцій тільки секретаря керівника.

Основні функції  секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна  об?єднати в такі групи:

" робота з документами;

" контроль за станом робочого місця керівника;

" організація зв'язку керівника;

" організація приймання відвідувачів;

" участь у підготовці і проведенні нарад;

" організація робочого часу керівника;

" підготовка і оформлення відряджень керівника;

" оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника;

" виконання особистих доручень керівника;

" підтримування робочих контактів з підлеглими;

" дії в екстрених випадках.

Робота секретаря  з документами, які надходять  керівнику 

Передусім він  повинен дбати про те, щоб документи  були грамотно надруковані, оформлені  відповідно до діючих вимог, передавались керівнику і повертались ним  у встановлений час. Секретар, подаючи  на підпис документ, якщо необхідно, добирає  матеріали, які можуть допомогти  керівнику оцінити ті чи інші його положення.

Можна стверджувати, що участь секретаря в створенні  документів - один із найефективніших  шляхів надання допомоги керівнику. Його завдання полягає в тому, щоб  постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання  ним відповідних робіт і операцій.

Організація прийому  відвідувачів

Організація зв'язку керівника 

Витрати часу керівника  на телефонні переговори становлять 6 % його робочого часу. Основне завдання секретаря - виключити по можливості більшу частину телефонних звернень до керівника, сприяючи при цьому  повному задоволенню вимог абонентів.

Друге завдання секретаря - аналіз одержаної по телефону інформації з метою визначення тієї, яка негайно повинна бути передана керівнику у вигляді записки, нагадування тощо.

Організація робочого часу керівника 

Підтримання ділових  контактів керівника 

Секретар зобов'язаний сприяти діловім контактам керівника, їхній організованості і культурі.  
 
 

38Етикет  ділових контактів

Етикет - сукупність правил поведінки, що регулюють зовнішнє виявлення людських взаємин (поведінка  з оточуючими, форми звертання  і вітання, поведінка в громадських  місцях, манери і одяг). У взаєминах  з оточуючими - підлеглими, колегами - керівник керується принципами людяності, гуманізму, поваги до особистості.

Невід'ємні риси сучасного стилю керівництва - ввічливість, тактовність, довіра і повага до співрозмовника. Внутрішньо людина завжди протестує  проти грубості, нахабства, нестриманості, зухвалої поведінки.

Розглянемо ряд  рекомендацій, виконання яких дасть  змогу керівнику полегшити контакти, сприяти збереженню і зростанню  свого авторитету.

До підлеглих  слід звертатися на "ви". Той, хто  зайшов у робоче приміщення, вітає  присутніх першим.

Першим вітає  керівника підлеглий, а руку першим подає керівник. При зустрічі з  жінкою начальник - чоловік завжди вітає  її першим.

Відповідь на вітання  обов'язкова.Прийшовши на роботу, вітайте своїх колег. Поцікавтесь їхнім здоров'ям, настроєм, побажайте успіхів у роботі, дайте зрозуміти, що ви розраховуєте на них і, в свою чергу, готові підтримати їх у роботі.

Не допускайте у звертанні до підлеглих гострих  жартів, ризикованих порівнянь, тим  більше свідомих ущипливих слів. Посмішка і привітність сприяють підтриманню  доброго настрою у себе і оточуючих, а отже, полегшенню контактів з  ними, дають змогу знайти взаєморозуміння, поліпшити стосунки і взаємодії.

Виключіть з  свого лексикону неповажні і  тим, більше лайливі, вульгарні слова. Керівник, у мові якого є подібні  слова і вирази, принижує себе в  очах підлеглих і оточуючих.

Нестриманість, грубість керівника - ознака його слабкості, невміння знайти гідні методи вирішення  ситуації або конфлікту. Вони не допомагають  справі і можуть порушити навіть добре  організовану взаємодію.

Будьте ввічливими. Ввічливість - фактор, що стимулює ділові стосунки, дає змогу уникнути багатьох неприємностей, полегшує найрізноманітніші  контакти. Не соромтеся подякувати за добре виконану роботу.

Під час розмови  дивіться в очі співрозмовнику. Не опускайте очей і тоді, коли повідомляєте неприємні новини, готуєте догану.

За кожну успішно  виконану роботу, завдання, доручення  слід дякувати.

Слід виявляти увагу і чуйність під час бесіди, демонструючи бажання розібратися  у проблемі, допомогти, виражаючи  повагу і співчуття до колеги.

Манери  поведінки керівника  цілком визначаються його загальною культурою  і вихованістю. Добрі  манери керівника, безумовно, зміцнюють його авторитет. Основа їх - скромність і витримка, уважне, тактовне ставлення  до людей, вміння зрозуміти  їхні цілі й інтереси, контролювати свої дії, об'єктивно оцінювати  свої вчинки.

Успіху  управлінської діяльності певною мірою сприяє зовнішній вигляд керівника. Правильно  підібраний одяг допомагає  керівнику мати привабливий, солідний вигляд, викликає у оточуючих довіру до нього, спонукає дотримуватися  ділового, офіційного або товариського стилю спілкування.