Робота з документами власного архіву керівника

27 Робота з документами  власного архіву  керівника

Усі документи, що надходять до керівника, незалежно  від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання  офіційні документи направляють  у відповідну справу.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі.

Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах.

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника формується комплекс документів, що складають його власний архів  .

До власного архіву керівника, як правило, входять  такі документи:

o копії деяких  внутрішніх документів 

o копії деяких  вихідних листів та інших документів, підписаних керівником 

o підготовчі  і чорнові матеріали деяких  документів;

o примірники  текстів доповідей, довідок, службових  записок та інших;

o особисті документи  (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи  власного походження (звернення, заяви, листи, анкети)

o різні публікації  і матеріали до них;

o відбитки друкованих  видань;

o витяги і  вирізки з періодичної преси  і книг, фотографії;

o документи творчої  діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

o власне листування;

o відгуки, рецензії;

o робочі блокноти, зошити із записами, зробленими  під час відряджень,

запрошення, проспекти  семінарів, нарад та інші документи.

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату  до них, забезпечення їх збереження. З  цією метою документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких  архівів:

1. Тематичний  або предметно2. Авторський (кореспондентський)3. Хронологічний 4. Номінальний 5. Географічний 6. Алфавітний

Документи кожного  комплексу зберігають в окремій  справі (справах). Кожна справа повинна  мати заголовок.

З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи  або їх групи, об'єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках - вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається. Доцільно відображати  у картотеці не всі документи, тобто не перетворювати її в опис справи, а лише найважливіші, що визначають її зміст. Перегляд такої картотеки  дасть змогу відносно безпомилково орієнтуватися в документах власного архіву. 
 
 
 
 
 

28 Контроль за станом  документаційного забезпечення управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників  за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління

Наявність і  виконання інструкції з документаційного забезпечення управління Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції.

Наявність і  виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором  з контролю виконання та іншими працівниками діловодства Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.

Наявність і  використання бланків, якість оформлення документів Перевірка оформлення основних видів документів.

Оперативність документообігу Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів.

Наявність і  використання карткової системи  реєстрації документів Перевірка картотеки.

Додержання виконавської дисципліни Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.

Наявність і  використання номенклатури справ Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.

Організація зберігання документів Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

Обсяг документообігу Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу.

Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів.

Підготовка і  передавання справ у відомчий архів Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів.

Нормування праці  персоналу, зайнятого документацій ним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.) Наявність норм часу і перевірка їх виконання.

Підвищення кваліфікації діловодного персоналу Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах. 

За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих  документів.

29 Види ділових нарад

Нарада - це форма  управлінської діяльності, змістом  якої є спільна робота певної кількості  учасників управлінського процесу.

Класифікація  ділових нарад

1. За цілями:

навчальні (мета наради - передати учасникам певні  знання, і тим самим підвищити  їх кваліфікацію);

роз'яснювальні (керівник намагається переконати учасників  наради у необхідності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

o проблемні (мета  наради - розробка шляхів і методів  рішення проблем);

o координаційні  (мета наради - координація роботи  підрозділів);

o інформаційні (мета наради - здійснення збору,  обміну і узагальнення даних  з будь-якої проблеми і визначення  поглядів учасників наради).

2. За способом  проведення:

Диктаторська  нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник;

Автократична  нарада є різновидом диктаторської. її хід передбачає запитання керівника  і відповіді учасників наради.

Сегрегативна нарада передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати;

Дискусійні  наради являють собою найбільш демократичний спосіб вирішення проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, звичайно не більше 15 чол.

Довільна  нарада, як правило, має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані.

3. За ступенем  підготовленості: а)заплановані

До запланованих нарад належать:

o наради, які  регулярно проводять керівники, - щотижневі наради, наприклад, з  якості, та ін.

б) позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій

4. За періодичністю:

o разові;

o регулярні;

o періодичні.

5. За кількістю  учасників:

o наради з  вузьким складом учасників (до 5 чоловік); розширені наради (до 20 чоловік);

o представницькі  наради (понад 20 чоловік).

6. За складом  учасників:

o наради з  постійним складом учасників;

o наради з  непостійним складом учасників;

o наради зі  змішаним складом учасників;

o наради зі  складом, що регламентований нормативним  актом. 

30 Технологія проведення  ділової наради

У роботі керівника, пов'язаній з організацією нарад, можна  виділити три етапи: підготовка наради, проведення наради, підведення підсумків  наради.

Підготовка наради включає: планування наради, підготовку доповіді і проекту рішення, підготовку документів і приміщення.

Проведення наради включає: відкриття наради, оголошення доповіді, відповіді на запитання, обговорення  доповіді.

Підведення підсумків  наради включає: прийняття рішення, підписання протоколу, контроль за виконанням прийнятих рішень.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

31Особливості  проведення нарад  різних видів

Метою інструктивної  наради є передавання її учасникам  вказівок і розпоряджень, роз'яснення  і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів  і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів  і виконавців.

Оперативна нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю  заздалегідь підготовленого порядку  денного, відносною нетривалістю. Основне  завдання такої наради - одержання  інформації "знизу" про стан справ.

За допомогою  наради методом "мозкової атаки" дістають кількісні оцінки і дані за умови чіткого формулювання проблеми. Особливості методу полягають у  тому, що він дає змогу мобілізувати учасників наради, зосередити їхню увагу на розв'язанні одного завдання, виробити рішення, яке б задовольняло усіх учасників і свідомо приймалося ними.

Нарада без  наради проводиться в три етапи: керівник формулює у письмовому вигляді  проблему, яка вимагає колективного рішення; підбираються необхідні дані і вихідні матеріали для рішення  проблеми, а також складається  список осіб, які можуть взяти участь у пошуку оптимальних рішень, їм висилають бланки з письмовим  формулюванням проблеми і вказівкою  місцезнаходження матеріалів для її можливого рішення; кожен з учасників  повинен виробити свою точку зору і письмово викласти її на тому ж  бланку. Один з учасників обговорення, призначений керівником, збирає заповнені  бланки, знайомиться з їх змістом, розмовляє з кожним учасником, уточнюючи  пропозиції та приймає остаточне  рішення щодо вирішення проблеми.

Поєднання можливостей  телефону, телебачення та обчислювальної техніки дало змогу створити новий  тип комунікацій, що набув значного поширення, - телеконференції.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

32Ділові  контакти в діяльності  менеджера

Складова частина  професійної кваліфікації керівника - вміння підтримувати активні, безпосередні контакти з людьми, що оточують його, - керівниками, підлеглими, колегами, журналістами, громадськими діячами, молоддю, ветеранами, пенсіонерами та ін. Здатність вести  діалог, наукову дискусію або невимушену бесіду, відкрито і гостро полемізувати, слухати і розуміти опонента, аргументовано, переконливо і відверто відстоювати  свої позиції, не принижуючи при цьому  інших, вміти переконувати - далеко не повний перелік якостей, необхідних сучасному менеджеру.