Разработка стратегии развития персонала предприятия на примере ООО «Гламур»

5. Руководство отделом по работе с персоналом

Общее руководство Отделом по работе с персоналом осуществляет начальник Отдела в соответствии с должностной инструкцией.

6. Ответственность

6.1. Всю полноту ответственности за своевременное и качественное выполнение функций Отдела и возложенных на него задач несет начальник отдела по работе с персоналом.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, а также должностными инструкциями.

По опыту отечественных исследователей, таких как Цыпкин Ю.А. [37] в среднем на 120 человек персонала должен приходиться 1 сотрудник кадровой службы. На предприятии ООО «Гламур» работает 377 человек, т.е. расчетное количество сотрудников отдела кадров – 3 человека.

Для начальника отдела кадров и инспекторов по кадрам нами были разработаны проекты должностных инструкций. Приведем проект должностной инструкции начальника отдела по работе с персоналом.

Проект должностной инструкции начальника отдела по работе с персоналом

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела по работе с персоналом осуществляет руководство самостоятельным структурным подразделением ООО "Гламур". Функционирование отдела направлено на обеспечение кадровой политики Организации.

1.2. Начальник отдела подчиняется непосредственно Исполнительному директору ООО "Гламур.

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом Исполнительного директора, с учетом мнения трудового коллектива отдела.

1.4. В своей работе начальник отдела руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями Исполнительного директора предприятия, а также настоящей инструкцией.

1.5. В случае временного отсутствия начальника отдела его обязанности возлагаются на его заместителя или в случае его отсутствия на одного из инспекторов.

2. Должностные обязанности

Основными функциональными обязанностями, которые выполняет начальник отдела, являются:

2.1. Непосредственное участие в формировании кадровой политики Организации:

- определение потребности Организации в специалистах соответствующего профиля;

- участие в планировании развития коллектива Организации: отделов, филиалов;

- участие в разработке должностных инструкций;

2.2. Организация комплектования ООО "Гламур" сотрудниками в соответствии с утвержденной номенклатурой должностей сотрудников Организации, планом работы и штатным расписанием:

- проведение бесед, интервью с каждым кандидатом на работу, определение целесообразности его приема в Организацию;

- проверка правильности и обоснованности предложений начальников отделов и заведующих филиалами о назначении, перемещении и освобождении от должности (увольнении) сотрудников, подготовка заключений по этим вопросам;

- участие в анализе причин текучести кадров в Организации, подготовка предложений и организация работы по закреплению кадров в Организации и сокращению их текучести;

- анализ состояния трудовой и производственной дисциплины в отделах и филиалах и организация работ по ее укреплению, подготовка предложений в Совет директоров Организации о привлечении к ответственности нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

2.3. Анализ отчетов руководителей отделов по комплексному социологическому анкетированию сотрудников Организации, социометрическому исследованию взаимодействия в трудовых коллективах, индивидуальному тестированию сотрудников.

2.4. Рассмотрение заявлений и жалоб сотрудников по вопросам приема, перемещения, увольнения или неправильного трудового использования.

2.5. Контроль за повышением профессионального уровня сотрудников Организации:

- обеспечение совместно с начальниками других отделов Организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников непосредственно в Организации;

- организация повышения квалификации сотрудников Организации в учебных центрах, контроль за привлечением сотрудников к учебе в ВУЗах, колледжах, техникумах без отрыва от работы.

2.6. Контроль за работой с резервом на руководящие должности;

- мониторинг профессиональных и психологических качеств сотрудников, зачисленных в резерв для выдвижения на руководящие должности;

- контроль за его пополнением, обновлением и продвижением.

2.7. Контроль за работой с молодыми специалистами в Организации:

- контроль за расстановкой и правильностью использования молодых специалистов отделов и филиалов, состоянием их жилищно-бытовых условий, стажировкой молодых специалистов, содействие их профессиональному и должностному росту.

2.8. Курирование подготовки проектов приказов и распоряжений управляющего и его заместителей по кадровому составу и работе с персоналом, оформления необходимых документов о назначении, перемещении и освобождении от должности сотрудников, выплаты сотрудникам всех предусмотренных соответствующими положениями вознаграждений.

2.9. Контроль подготовки материалов на награждение, поощрение и вынесение взысканий сотрудникам Организации.

2.10. Непосредственное руководство и управление коллективом отдела:

-  определение задач и функциональных обязанностей каждого сотрудника отдела;

-  правильная расстановка;

-  правильное использование сотрудников отдела, обеспечение условий для работы и осуществление контроля за качеством выполнения сотрудниками порученных заданий;

- предоставление руководству Организации предложений по реорганизации и улучшению работы отдела;

- постоянное совершенствование стиля и методов руководства коллективом отдела.

2.11. Осуществление взаимосвязи с начальниками отделов, руководителями других подразделений Организации по вопросам компетенции отдела.

2.12. Постоянное совершенствование своих знаний и навыков, повышение профессионального уровня в работе с персоналом Организации.

3. Права начальника отдела

Начальник отдела имеет следующие права:

3.1. Получать от руководства Организации, начальников отделов и заведующих филиалами сведения и материалы, необходимые для работы отдела.

3.2. Представительствовать по поручению Исполнительного директора в других государственных и общественных учреждениях и организациях по вопросам работы с персоналом.

3.3. Утверждать должностные инструкции сотрудникам отдела, за исключением тех должностных инструкций, утверждение которых управляющим отнесено к своей компетенции.

3.4. Давать указания и распоряжения для выполнения сотрудниками отдела работ, выходящих за рамки их должностных инструкций, если этого требует производственная ситуация, контроль качества и своевременности выполнения порученных заданий.

3.5. Налагать в установленном порядке взыскания на сотрудников отдела и выносить Исполнительному директору и на Совет директоров Организации предложения о поощрении отличившихся сотрудников, а также о наложении взысканий на сотрудников других подразделений за допущенные нарушения в пределах компетенции отдела.

3.6. Использовать все установленные законодательством и имеющиеся возможности для отстаивания своего мнения по вопросам порученного ему направления работ.

4. Ответственность начальника отдела

Начальник отдела несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей и использование предоставленных ему прав.

Подписи.

Также разработан проект должностной инструкции сотрудника отдела кадров (инспектора по работе с персоналом)

Проект должностной инструкции инспектора отдела по работе с персоналом _______________ (Ф.И.О.)

1. Общие положения

1.1. В своей работе инспектор отдела по работе с персоналом руководствуется действующим законодательством о труде, директивными документами правительственных органов Российской Федерации в части подготовки кадров и работы кадровых служб, приказами и указаниями Исполнительного директора Организации.

1.2. Инспектор отдела организует работу по подбору и расстановке персонала, по составлению базы данных на работающих сотрудников и уволенных из Организации работников, отвечает за состояние и хранение кадровой документации.

1.3. Совместно с руководителями структурных подразделений Организации проводит работу по обеспечению строгого соблюдения трудовой дисциплины и несет ответственность за организацию работы с персоналом.

2. Должностные обязанности

2.1. Проведение анализа состояния работы с персоналом Организации: качественного состава, причин, уровня выбытия, текучести и укомплектованности.

2.2. Оформление приема, перемещения и увольнения. Соблюдение режима секретности информации, содержащей коммерческие или конфиденциальные сведения, затрагивающие интересы Организации и персонала.

2.3. Ответственность за ведение делопроизводства в части качественного состояния, учета и сохранности документации по личному составу (формы Т-2, личные дела, трудовые книжки, журнал учета поступления и увольнения сотрудников Организации, журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, отчетность перед бухгалтерией за использование бланков трудовых книжек и вкладышей).

2.4. Составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами в отношении руководящего состава Организации.

Подготовка документов для утверждения на руководящие должности на Совете директоров Организации.

2.5. Подготовка и оформление материалов для награждения и поощрения сотрудников по результатам работы и к их юбилеям.

2.6. Подсчет трудового стажа: общего, непрерывного, стажа в системе Организации, в финансово-банковской системе.

Подготовка проекта приказов о выплате вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам работы.

2.7. Подготовка необходимых материалов и документов по работе отдела для руководства Организации.

2.8. Вопросы, касающиеся участия сотрудников Организации в спортивных мероприятиях, в конкурсах по Организации.

2.9. Осуществление контроля за соблюдением трудовой дисциплины сотрудниками Организации.

2.10. Организация и проведение аттестаций, подготовка документов на аттестации и участие в работе аттестационной комиссии.

2.11. Предоставление достоверной информации и сведений, необходимых в работе Организации.

2.12. Выполняет разовые поручения руководства отдела.

2.13. В период временного отсутствия заместителя начальника отдела по работе с персоналом ________________________________ Ф. И. О. выполняет его должностные обязанности.

3. Права

Инспектор отдела по работе с персоналом имеет право:

3.1. Получать от структурных подразделений Организации и филиалов информацию по вопросам работы с персоналом.

3.2. Выносить руководству отдела предложения об улучшении кадровой работы в Организации.

3.3. Давать разъяснения по вопросам функциональной деятельности, входящим в его компетенцию.

4. Ответственность

Инспектор несет ответственность за:

4.1. Качественное и своевременное выполнение работ, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.2. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Подписи

Таким образом, структурно описав место отдела кадров в организационной структуре предприятия, перейдем к проектированию отдельных элементов стратегии управления персоналом организации.

Приведем предложения по совершенствованию подбора кадров.

Цель совершенствования процесса отбора персонала - обеспечить наиболее точное и всестороннее соответствие кандидата вакантной должности.

Стратегическая цель организации - за счет наиболее эффективного набора сотрудников, действительно необходимых организации, обеспечить высокий уровень выполнения заданий, то есть рост производительности труда.

Должностная инструкция, являющаяся основным нормативным документом, определяющим требования к должности на предприятии ООО «Гламур", содержит описание основных функций, которые должен выполнять работник, занимающий данную должность, а также общие квалификационные требования к сотруднику. Определить, насколько данный кандидат способен выполнить эти функции довольно не сложно, особенно для сотрудника отдела кадров или директора (учредителя) предприятия, которые на знакомы со спецификой работы на конкретном рабочем месте.

Для упрощения процесса набора кандидатов предлагается регламентировать на предприятии необходимость разработки карты компетенции или портрета идеального сотрудника, дополняющего набор технических характеристик кандидата личностными характеристиками, необходимыми для успешного выполнения возложенных на него функций.

Карта компетенций (спецификация работы) должна включать следующие элементы:

1.Общие физические и квалификационные характеристики:

-  требования к демографическим (физическим) характеристикам (пол, возраст, семейное положение, внешность);

-  требования к уровню квалификации (общее и специальное образование, опыт работы).

2.Специальные навыки. К примеру такие, как:

-  владение компьютером;

-  знание иностранного языка;

-  навыки вождения автомобиля.

3.Способности.

Детализация дополнительных способностей, которыми должен обладать каждый отдельный сотрудник, позволит составить конкретный образ идеального, успешного сотрудника.

4. Интересы. Процессу эффективной работы способствует наличие интереса к выполнению тех или иных функций.

Определение психологической направленности работника (то есть внутренней потребности) выполнять конкретные должностные функции поможет сделать вывод о том, будет ли он заинтересован в достижении высоких производственных результатов.

5. Показатели деловой активности. К ним относятся: инициативность, энергичность, новаторство, умение сотрудничать, умение работать в группе, напористость и т.д.

Подготовка карты компетенции требует специальных знаний в области методик и способов оценки индивидуальных качеств сотрудника.

Для эффективной данной документации предлагается использовать знания коммерческого директора с целью описания спецификации конкретной работы (должности). А также целесообразно привлечь профессионального консультанта (сотрудника государственной городской службы занятости - психолога).