Распределение полномочий в организации

Часть своих  обязанностей исполнительный директор делегирует свои полномочия и ответственность  подчиненным ему администраторам, потому что данные функции лежат  в сфере их профессиональных обязанностей. Они следят за тем, чтобы работники  предприятия были полностью ознакомлены  со своими должностными обязанностями  и знали об ответственности, которая  на них возлагается при работе в ресторане.

Система управления предприятием проста. Все текущее  руководство осуществляется исполнительным директором, который отчитывается перед  генеральным директором. Исполнительному  директору в свою очередь подчиняются  главный бухгалтер, а так же в  подчинении находятся следующие: шеф-повар и 3 администратора, которым в свою очередь подчиняются: 3 повара, 4 официанта , 2 бармена, 2 охранника, 2 уборщицы.

Как показывает практика, исполнительный директор ОАО «Родник» постоянно перегружен текущей работой (работа с приказами, распоряжениями, решением проблем с высокой кадровой текучестью, общением с поставщиками, проблемами кредитования предприятия).

Администраторы  торгового предприятия должны осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий, обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей, консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг, принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводить необходимые организационно-технические мероприятия, осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. Администратор отвечает за закупку алкогольной, слабоалкогольной продукции и напитков в баре. Также администратор руководит всей работой официантов и барменов и контролирует выполнение ими правил обслуживания посетителей, начиная с подготовки ресторана к встрече гостей и заканчивая уборкой помещений в конце рабочей смены.

Уборщицам необходимо обеспечивать чистоту в помещении  ресторана, закупать средства для уборки, т.е отвечать за все хозяйственные вопросы( например, наличие туалетной бумаги и мыла в уборочных).

На предприятии  ОАО «Родник» должность заведующего  производством лежит на шеф-поваре. Он выполняет функции заведующего  производством. Он составляет меню таким образом, чтобы бизнес приносил прибыль, руководит закупкой продуктов на кухню, а также контролирует прием на работу и обучение обслуживающего персонала кухни. Так же в обязанности шеф-повара входит:

организация работы кухни, организовать работу поваров  и порядка.

контроль  качества закупок и готовых блюд, следить за тем чтобы работа кухни не прерывалась, и имелось все количество наименования продуктов для изготовления блюд меню.

калькуляция и учёт, контроль бюджета.

разработка  и обновление меню, технологических  карт, знание направленности кухни.

подбор и  обучение персонала кухни.

работа с  поставщиками, проведение инвентаризации,

оптимизация технических процессов, контроль за соблюдением санитарно-гигиенических норм и правил техники безопасности.

В должностные  обязанности поваров на предприятии  входит : подчиняться шеф-повару и обязательно администратору а так же:

Приготовление блюд

Порционирование, оформление и передача заказанных блюд на реализацию

Участие в  разработке новых блюд и калькуляционных  карт, т.е советоваться и прислушиваться к мнению шеф-повара и следовать его распоряжениям.

Участие в  составлении заявки на продукты

В должностные  обязанности официантов входит:

Сервировка  стола в соответствии с установленными стандартами

Контроль  за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и скатертями и салфетками на закрепленных за официантом столах.

Изучение  меню, знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям.

Консультирование  гостей ресторана об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при  составлении заказа.

Прием заказов  от клиента ресторана.

Подача блюд и напитков согласно установленным  правилам обслуживания

Принятие  мер, в рамках своей компетенции, по разрешению проблем, возникших у  клиента.

Создание  в заведение атмосферы гостеприимства (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид).

Предоставление  счета гостям.

Получение платы  по счетам

Официанты полностью  подчиняются администратору и должны выполнять любые его поручения  входящие в их должностную инструкцию.

В должностные  обязанности бармена-кассира входит:

обслуживание  посетителей за барной стойкой готовыми к употреблению безалкогольными и слабоалкогольными напитками.

оформление  витрины и барной стойки, содержание их в образцовом состоянии.

учет денег, посуды и инвентаря.

составление заявки на закупку вин, напитков, закусок  и пр..

организация и контроль хранения и реализации продуктов и напитков, составление  отчетов о движении товарных остатков.

Важным подразделением на любом предприятии является отдел  бухгалтерии, находящийся под руководством главного бухгалтера, который в свою очередь делегирует полномочия своему помощнику. Обязанностью главного бухгалтера является начисление заработной платы, которая подразумевает осуществление контроля за использованием фонда оплаты труда и фонда потребления, ведение учета расчетов по отчислениям на социальное обеспечение по отчислениям в фонды.

Бухгалтер ведет  учет по приобретениям материальных ценностей, расчетов с поставщиками товаров, поступление и расходование материалов в разряде мест их хранения и использования. Так же составляет управленческо-аналитические отчеты. Бухгалтер и его помощник сверяют показатели по выручке и количеству проданных единиц за смену, на основе предоставленных им данных барменом-кассиром ресторана. Эти показатели должны соответствовать показателям, запланированным директором предприятия и никак не должны приводить предприятие в убыточное состояние. Всю информацию о финансовом положении предприятия главный бухгалтер должен предоставлять исполнительному директору.

Делегирование главным бухгалтером полномочий и ответственности своему помощнику, дает возможность руководителю узнать его способности, уровень его  квалификации, определить его потенциальные  возможности.

Итак, в предприятии общественного питания ОАО «Родник» существует следующее распределение обязанностей между работниками :

Ответственность за общее функционирование предприятия, успех его деятельности , эффективность основных управленческих решений лежит на Генеральном директоре.

Ответственность за общую организацию снабжения  и сбыта продукции, за координацию  деятельности всех работников предприятия лежит на исполнительном директоре.

Ответственность за работу каждого из отделов лежит  на руководителях:

за работу бухгалтерии – на главном бухгалтере;

-так как  на предприятии нет отдела  кадров – то ответственность  по кадровым вопросам лежит  на генеральном директоре , который в свою очередь делегирует часть своих полномочий исполнительному директору;

-ответственность  за работу хозяйственной части  (приобретение канцтоваров, хозяйственного  инвентаря)-на работниках бухгалтерии.

-ответственность  за предоставление охраны предприятия  – на охранниках.

-ответственность  за чистоту и наличие мыла  и туалетной бумаги в уборных  лежит на уборщице, ну а следить  за этим должен администратор.

Все работники  предприятия несут ответственность  за следующие характеристики своей  работы и функционирования предприятия:

Точность  и пунктуальность в работе с посетителями;

Поддержание благоприятного имиджа предприятия;

Уважительное  отношение с коллегами и посетителями;

Выявление проблем  в функционировании как в своей сферы деятельности, так и на предприятии в целом;

Ответственность за выполнение функций по закупке продуктов на кухню и организацию работы на ней( имеется ввиду организация работы поваров) – лежит на шеф-поваре. Также на нем лежат все функции связанные с должностью заведующего производством.

Ответственность за выполнение функций по закупке  алкогольной, слабоалкогольной продукции  и напитков в бар, а так же за организацию работы барменов, официантов, уборщиц и охранников лежит на – администраторе.

Ответственность за выполнение функций по ведению  финансовых документов и дел предприятия  лежит на работниках бухгалтерии:

-за общее  соблюдение правил ведения бухгалтерии  и форм отчетности, сроков подачи  документов и оплаты счетов, правил  оформления внешней финансовой  документации, соблюдения финансовых  интересов предприятия в финансово-кредитных  сделках и решениях, оптимизацию  налогооблажения – на главном бухгалтере;

-за правильность  и точность в оформлении текущих,  первичных и вторичных документов  – на помощнике главного бухгалтера;

7. Ответственность  за выполнение функций по кадровой  работе лежит на генеральном  директоре;

8. Ответственность  за выполнение функций по хозяйственной  работе лежит на административных  руководителях, а именно исполнительном  директоре который помимо руководства своих подчиненных, осуществляет хозяйственные функции.

К сожалению, в существующей системе распределения  полномочий и ответственности практически  отсутствует формальная сторона. На предприятии существует штатное  расписание, не всегда соответствующее  реальности, уже не говоря о должностных инструкциях которые на мой взгляд  написаны для того, чтобы их можно было предъявить при проверке контролирующим органам.

В связи с  этим данные документы хранятся у  главного бухгалтера, который отвечает за отчетность, но не прикладывает никакой  деятельности к составлению данных документов по распределению обязанностей и персоналу.

Реальное  распределение обязанностей и ответственности  осуществляется в неформальной форме  и обстановке. Это означает, например, что хотя ответственность за предоставление алкогольной продукции, напитков, и расчета с клиентами лежит на бармене-кассире, но в моменты его повышенной занятости администратор включается в его работу и неформально помогает выполнять его должностные обязанности. Технически это происходит следующим образом: бармен-кассир на эмоциональных тонах сообщает администратору что он перегружен, и если администратор в хорошем настроении (речь идет о неформальных отношениях, в большой степени построенных на эмоциональной основе), то он может сам вызваться взять на себя часть полномочий. При этом администратор не берет никакой ответственности на себя, т.е. он отвечает только за техническое исполнение конкретного задания.

В менеджменте  существует определенная специфика  и множество правил распределения  должностных обязанностей на предприятии, эффективное применение которых  способствует развитию предприятия. Однако в данном случае оценка основных экономических показателей дала не совсем положительные результаты деятельности данного предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

З а к л ю ч е н и е

 

Резюмируя выше изложенное, можно сделать следующий вывод. Организация, какой бы ни была ее, форма, структура и задачи, не может существовать и развиваться должным образом, без делегирования полномочий внутри предприятия.

При помощи делегирования руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.

Распределение полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.

Делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, так как     поощряет инициативу и приучает к самостоятельности работников в принятии определенных решений.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности и реализуется только в случае принятия полномочия, и как следствие, принятие отвественности за невыполнение возложенных задач.

Делегирование полномочий является составной частью децентрализации управления организацией.

От масштаба полномочий зависит степень централизации  и децентрализации. Централизация  означает концентрацию задач управления, а децентрализация - разделение задач  по определенным признакам.

Полномочия  в системе управления распределяются не всегда равномерно, они могут  быть по тем или иным причинам сосредоточены преимущественно на верхних или на нижних ее "этажах".